Montag, März 4, 2024
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Acht Anzeichen für eine unzureichende Governance von Office 365-Tenants

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Es kann schwierig sein, in Ihrer Office 365-Umgebung immer alles im Griff zu haben. Es ist möglich, dass Sie nicht einmal merken, dass Teile Ihrer Umgebung nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, wenn Sie nicht wissen, worauf Sie achten müssen.

Tenants mit unzureichender Governance weisen oft zahlreiche Problemstellen und Möglichkeiten zur Operationalisierung auf und es ist am besten, sich so früh wie möglich mit ihnen zu befassen. Diese acht Anzeichen verraten Ihnen, ob die Governance Ihres Systems für die Zusammenarbeit unzureichend ist.

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1. Benutzer haben Probleme, Informationen zu finden

Wenn die Daten Ihres Office 365-Tenants unzureichend organisiert sind, können Benutzer Schwierigkeiten haben, die von ihnen benötigten Informationen zu finden, da sie gezwungen sind, ein ungeordnetes Chaos willkürlich und ähnlich benannter Inhalte und Bereiche für die Zusammenarbeit zu durchsuchen.

2. IT-Tickets, E-Mails an Stakeholder und Fragen verlangsamen die Produktion

Mitarbeiter tendieren von Natur aus dazu, nach den richtigen Anwendungen und Bereichen für die Zusammenarbeit zu suchen, um ihre Aufgaben abzuschließen und versuchen häufig, Behelfslösungen zu finden, wenn der Prozess zu langsam verläuft. So werden nicht-richtlinienkonforme Inhalte in größerem Umfang erzeugt.

3. Geschäftsprozesse unterscheiden sich von Abteilung zu Abteilung

Wenn im Unternehmen keine Konsistenz herrscht, müssen IT-Sicherheitsteams und Benutzer jedes Mal, wenn Audits oder Maßnahmen zur Risikominderung durchgeführt werden, Zeit für die Erläuterung der Prozesse und Inhalte aufwenden.

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4. Inkonsistente Schulungen

Die IT kann aufgrund einer Vielzahl unterschiedlicher Geschäftspraktiken keine einheitlichen Schulungen für Ihr Unternehmen erstellen.

5. Bildung einer Schatten-IT

Die Sicherheits- oder Rechtsteams könnten feststellen, dass die zur Risikoverhütung entwickelten Instrumente, die sie einsetzen, weder ausreichen noch richtig implementiert wurden. Das Unternehmen ist daher zu einem umfassenden Sicherheitsaudit und einer Umstrukturierung der Inhalte gezwungen. Dieses Projekt kann sich sehr belastend auf den gesamten Betrieb auswirken.

6. Ad-hoc- und informelle Prozesse

Benutzer und Stakeholder geben ihr Bestes, um Möglichkeiten zu finden, wie sie ihre Arbeit erledigen können. Ihre Prozesse könnten allerdings ineffizient sein und nicht den Richtlinien des Unternehmens entsprechen.

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7. Das IT-Team muss ständig auf neue Probleme reagieren

Ein Office 365-Tenant mit unzureichender Governance kann Korrekturmaßnahmen, hohen Kommunikations- und Fehlerbehebungsaufwand sowie zahlreiche Benutzeranfragen nach sich ziehen, die das IT-Team fortlaufend belasten.

8. Schleppende Akzeptanz

Die schleppende Akzeptanz von Office 365 könnte darauf zurückzuführen sein, dass Ihr Team nicht sicher ist, ob und inwiefern in Ihren Systemen ein Mehrwert zu finden ist. Da ihnen nicht bekannt ist, wie sie effizienter zusammenarbeiten können, nehmen Benutzer keine große Vereinfachung oder Produktivitätssteigerung durch die neue Software wahr.

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Brent Middleton
Brent Middleton
As the former Content Marketing Specialist for AvePoint, Brent led the strategy and direction of all AvePoint's blog properties.

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