Erfahren Sie in unserer Blog-Serie, wie Sie Inhalte von SharePoint & Office 365 verwalten können. 

1) 4 Content Management-Tipps für SharePoint Online
2) 9 geniale Features der Dokumentbibliotheken von SharePoint 

Records management ebook

 

Das Informationsmanagement in Unternehmen hat sich in den letzten Jahrzehnten kaum verändert. Aufgrund der in die Vergangenheit gerichteten Perspektive der Archivierung hat sich dafür der Begriff „Record“, zu Deutsch „Aufzeichnung“, und damit das „Records Management“ im angloamerikanischen Sprachraum etabliert. Gemäß ISO 15489 Records Management werden damit aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Informationen bezeichnet, die zum Nachvollziehen von Handlungen und als Nachweis der Erfüllung von Vorgaben dienen.

Der deutschsprachige Raum ist eigentlich sehr bekannt für Genauigkeit und detaillierte Aufzeichnungen.

Eine Records-Management-Kultur, die sich in den Geschäftsprozessen und der Archivierungsstrategie wiederspiegelt, hat sich hingegen nicht ausgeprägt.

Stattdessen werden im Wesentlichen die Begriffe Dokumentenmanagement (im weiteren Sinn) oder die elektronische Archivierung verwendet. Dies haben auch die Teilnehmer unseres vergangenen Webinars über eine Umfrage bestätigt. Allerdings wird der Begriff Records Management als offizielle Übersetzung auf die Begriffe „Schriftgutverwaltung“ aber auch Aktenverwaltung oder Registraturverwaltung übertragen. Da jedoch die aktuellste englischsprachige Norm ISO 15489-2016 nicht ins Deutsche übersetzt werden soll, ist es wahrscheinlich, dass sich auch im deutschsprachigen Raum der Begriff Records Management durchsetzt.

Viele Unternehmen haben diesen Prozess des Dokumentenmanagements aus der physischen in die digitale Welt übernommen. Dies ist oft besonders für Endbenutzer schwierig, die oft verwirrende Dokumentenverwaltungsaufgaben in modernen Arbeitsumgebungen ausführen müssen, die nicht zu den gewohnten altmodischen Prozessen passen. Informationsmanager streben auch im digitalen Zeitalter nach Kontrolle und Überblick, müssen aber angesichts wachsender elektronischer Datenmengen einsehen, dass das alte Modell heutzutage weder effektiv noch realistisch ist. Der traditionelle Fokus auf die Vergangenheit, oft der Prozess der Archivierung, vernachlässigt zudem die Chance mit einem gut geplanten Informationsmanagement das Unternehmen optimal auf die Zukunft vorzubereiten. Denn im Datenzeitalter sind Informationen oft das wichtigste Gut, dass es zu verwalten und zu schützen gilt. Das rasante Wachstum und die drastischen Veränderungen der IT-Landschaft werden damit zur Herausforderung und Chance in gleichem Maße.

Aus diesem Grund sprechen wir gern – speziell auch im Webinar – von der Bezeichnung Informationsmanagement bzw. Informationsverwaltung als Standardbegriff für die oben genannten Synonyme. Und weil sich Microsoft Office 365 und SharePoint als dominierende Lösungen für das Informationsmanagement/Unternehmens-Content-Management in öffentlichen und privaten Organisationen etabliert hat, werden wir auch darauf den Fokus als Lösungen für die Dokumentenverwaltung legen.

Mit diesen Plattformen können Unternehmen intuitiv und einfach Kategorisierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien für Inhalte verwalten, die sich über Dokumentenablagen, E-Mails, soziale Zusammenarbeit, persönliche Dateien und mehr erstrecken.

Daher war es für Records Manager, Informationsmanager, CIOs, SharePoint-Support-Teams und Organisationsleiter nie wichtiger, die Vorteile, Funktionen, Risiken und Lücken in dieser sich schnell verändernden Landschaft zu verstehen. Dies gilt insbesondere in Anbetracht der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die bekanntermaßen seit dem 25. Mai 2018 Anwendung findet.

Im Webinar haben wir über die sich wandelnden und wachsenden Anforderungen des Informations- und Dokumentenmanagements diskutiert, wobei der Schwerpunkt auf den Vorteilen und Herausforderungen von Cloud- und hybriden Lösungen liegt.

Außerdem haben wir uns das Office 365-Toolset und Anwendungsbeispiele angeschaut, um das Beste aus den leistungsstarken Funktionen für das Informationsmanagements in Bezug auf Kategorisierung, Aufbewahrung, Compliance und mehr herauszuholen.

In diesem Blogbeitrag wollen wir zudem die gestellten Fragen zur Nachlese beantworten. Außerdem finden Sie weiterführende Links zu Themen, die während des Webinars angesprochen wurden.

Einführung zur Verwendung von Labels in Office 365:

Weiterführende Links zu meinem Blog hinsichtlich Aufbewahrungstypen sowie -richtlinien in SharePoint On-Premises sowie eine Möglichkeit den „File Server Resource Manager“ von Windows Server als Workaround für das Klassifizieren von FileShares zu verwenden.

Während und nach dem Webinar wurden außerdem folgende Fragen beantwortet.

  1. Wenn an einem Dokument mehr als eine Policy zum Klassifizieren zutreffen würde, welche wird im Konflikt verwendet?
    Die Grundsätze, welches Label bzw. welche Richtlinie einer anderen vorgezogen wird, sind von Microsoft klar auf folgender Support-Seite dokumentiert:
    https://support.office.com/de-de/article/Übersicht-über-aufbewahrungsrichtlinien-5e377752-700d-4870-9b6d-12bfc12d2423?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

    Leider gibt es keinerlei Dokumentation darüber, was in einem Konflikt wie diesem passiert:
    · Policy 1:
    → Suche nach Schlagwort „Webinar“, wenn gefunden, füge das Label „Webinar“ an
    · Policy 2:
    → Suche nach Schlagwort „Webinar“, wenn gefunden, füge das Label „Event“ an.
    Bisher gibt es auch keine Konfiguration zum Verhalten in Konflikten, wie z.B.
    a) neue Labels hinzufügen oder
    b) überschreiben existierender Labels oder
    c) überspringen
    Somit kann aktuell nur dazu geraten werden, genau darauf zu achten, dass es nicht zu solchen Konflikten kommen kann. Hinweis: Im eigenen Test gewann die zuerst angelegte Richtlinie (Policy 1) über Policy 2. Aufgrund fehlender Dokumentation ist dies jedoch nur ein Erfahrungsaustausch, jedoch keine Beschreibung, ob es tatsächlich so ist.
    Für mehr Klarheit und Kontrolle über die Klassifizierung sind daher Drittanbieter empfohlen. Die AvePoint Lösung würde obige Konfliktlösung unterstützen. Ebenso können mehrere Labels vergeben werden.
  2. Basiert das Term-Management in der AvePoint Records Lösung auf dem SharePoint Termstore des Managed Metadata Service?
    Die Hierarchischen Labels aus der AvePoint Records Lösung können die Termsets aus dem MMS einlesen, erweitern und zurück synchronisieren. Sie werden auch zusätzlich in einer eigenen Datenbank verwaltet und können daher unabhängig vom SharePoint MMS konfiguriert werden.

  3. Gibt es die Möglichkeit in Office 365 auch eigene Events zu definieren, sodass nicht nur das Erstellungs- und Modifizierungsdatum als Auslöser für Aktionen verwendet werden können?
    Ja, diese Möglichkeit gibt. Man kann eigene Events definieren und diese dann Labels zuweisen.


    Dies ist eine Art Gruppenlabel, unter dem dann spezifische ID’s, „Asset ID’S“, den Dokumenten zugeordnet werden können. Nachdem solche Labels auf Dokumente ausgerollt wurden, taucht in den Eigenschaften das zusätzliche Feld „Asset-ID“ auf. Dies kann dann ausgefällt werden mit z.B. der Mitarbeiter-ID.
    Wie im Webinar erwähnt, ist dies aus meiner Sicht noch sehr manuell und fehleranfällig. Es bleibt zu hoffen, dass diese Funktion in Zukunft weiter ausgebaut wird.

    Weitere Informationen zu Events gibt es im folgenden Video: Trigger retention policies with Events in Advanced Data Governance

  4. Die Möglichkeit mit nur einem Label, besonders bei möglichen Konflikten ist sehr eingeschränkt. Wird das bald erweitert?
    Gemäß Office 365 Roadmap sowie Ankündigungen der Ignite (Unified Labeling), gibt es zwei interessante Punkte, mit denen heutige Möglichkeiten erweitert werden sollen.
    1. File Plan Builder

    2. Unified Labeling
    Eine Verbesserung für oben erwähnte Einschränkungen sowie den Wunsch vieler Records Manager, mehrere Bedingungen einfach zu konfigurieren und Inhalte auch exportieren zu können, ist dies jedoch noch nicht. Bestehen also erweiterte Anforderungen an das Informationsmanagement, die über die gezeigten nativen Möglichkeiten hinaus gehen, dann helfen derzeit Drittanbieter. Die AvePoint Lösung Records wäre dafür eine sehr gute erste Anlaufstelle.
    Weitereführende Information finden Sie dazu auf folgender Website.
    https://www.avepoint.com/de/products/office-365-services/office-365-records/

 

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