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4 Möglichkeiten, wie die neue Entrust-Lösung von AvePoint die Microsoft 365-Verwaltung skalieren und verändern kann

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Microsoft 365 – wer ist dafür verantwortlich? 

#O365: The Need for Governance with the Power Platforms


Während Collaboration-Tools wie Microsoft 365 zu einer wichtigen Ressource für Unternehmen geworden sind, kämpft die IT-Abteilung hinter den Kulissen damit, sie mit ihren betrieblichen Anforderungen in Einklang zu bringen.

In Microsoft 365 gibt der „Alles oder nichts“-Berechtigungsrahmen den IT-Administratoren einen globalen, weitreichenden Zugriff auf den Tenant und die Dienste, was die Kontrolle und Sicherheit erschwert. Das mag zwar bequem sein, ist aber nicht unbedingt ein Vorteil.

Der Grund dafür? Große Unternehmen mit großen Mengen an sensiblen Daten – sowie großen IT-Mitarbeitern und vielleicht externen Auftragnehmern – laufen Gefahr, ihre Konfiguration, ihre Richtlinien (z. B. wenn ein Junior-Administrator versehentlich Änderungen vornimmt, die gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen) und ihre Compliance zu gefährden.

Das Ergebnis? Unternehmen beschränken die Administratorrechte auf einige wenige Personen und strapazieren diese wertvollen Ressourcen mit Anfragen, für die es bereits logische Administratoren gibt.

Die neue Entrust-Lösung von AvePoint wurde entwickelt, um diese Fallstricke zu vermeiden, indem sie IT-Abteilungen nicht nur dabei hilft, benutzerdefinierte Berechtigungen in Microsoft 365 zu identifizieren und zu skalieren, sondern auch das Benutzerverhalten zu analysieren, damit die Kollegen intelligenter und sicherer arbeiten können.

Über einen oder mehrere Microsoft 365-Mandanten hinweg können sich Unternehmen auf Entrust verlassen, um Elemente zu rationalisieren, die für Effizienz und Verbesserung entscheidend sind. Hier ist, was es tun kann:

1. „Right-sizing“ Microsoft 365 Administrationsaufgaben mit zielgerichteten Berechtigungen

Unternehmen setzen sich selbst einem großen Risiko aus, wenn sie allen Administratoren Zugriff auf alles innerhalb eines Microsoft 365-Tenants gewähren. Indem man die Einrichtung von Berechtigungen aufschlüsselt und ausgewählten IT-Administratoren nur Zugriff auf die Dinge gewährt, die für ihre Arbeit wichtig sind, ist es einfach, eine sichere Zusammenarbeit vom administrativen Standpunkt aus zu gewährleisten.

Wie könnte das aussehen? Mit Entrust kann Ihr Unternehmen den Zugriff eines IT-Administrators nach Dienst, Funktion und Umfang festlegen. Das kann auf der Basis einer Geschäftseinheit, einer Region oder der primären Anwendung, die sie verwalten sollen (z.B. SharePoint Online oder Teams), geschehen.

Unterteilen Sie die Administrationsberechtigungen einfach nach Dienst, Funktion und Bereich und gewähren Sie nur den Zugriff, der für die Rolle des Administrators erforderlich ist.

Entrust erlaubt es Administratoren auch, ein abgestuftes System für ihre Helpdesk-Gruppen zu erstellen, basierend auf der Sensibilität einer bestimmten Aufgabe, wie z.B. das Zurücksetzen des Passworts eines Benutzers oder das Löschen inaktiver SharePoint-Seiten. Sie können sogar noch granularer werden: ein IT-Administrator könnte die Erlaubnis erhalten, Exchange-Postfächer zu erstellen, aber nicht zu löschen, oder einen Rechtsstreit auf Anweisung der Rechtsabteilung zu stoppen.

Ermitteln Sie, welche Anwendungen und Funktionen Ihre Benutzer am häufigsten nutzen.

2. Steigerung der Akzeptanz und des ROI basierend auf den Bedürfnissen (und dem Verhalten) der Microsoft 365-Nutzer

Trotz des großen Wachstums von Microsoft 365 fehlt es vielen Unternehmen an detaillierten Einblicken in die Nutzungsmuster, so dass sie nicht verstehen können, ob ihre Investition maximiert wird – insbesondere über mehrere Mieter hinweg. Entrust bietet IT-Administratoren ein zentrales Dashboard, um kritische Daten über die Präferenzen Ihrer Nutzer zu erfahren und den organisatorischen Einfluss zu bestimmen (oder zu verschieben, wenn nötig).

Entrust kann herausfinden, welche Anwendungen, Funktionen und sogar SharePoint-Seiten Ihre Benutzer am meisten nutzen und hilft der Leitung, entsprechende Anpassungen vorzunehmen, um die Akzeptanz zu erhöhen und das Niveau zu steigern. Sie können auch tiefer in die Anwendungen eintauchen und herausfinden, welche Benutzer Funktionen wie Microsoft Teams Anrufe, SMS oder Chats nutzen. Es kann auch die Qualität einer Verbindung aufdecken.

Für Unternehmen, die mehrere Tenants verwalten – sei es aufgrund einer Fusion oder der Verwaltung von Büros auf verschiedenen Kontinenten – kann Entrust die Tenants in einer einzigen Ansicht konsolidieren. Dies hilft Administratoren, mehrere Tenants an einem Ort zu verwalten und zu kontrollieren, wer auf welche Tenants Zugriff hat, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass jeder den richtigen Zugriff und die richtige Sichtbarkeit innerhalb der Organisation hat.

Zentralisierung der Aktivitäten für Anwendungen, Benutzer und Gruppen in einem Fenster.

3. Operative Effizienz mit Actional Insights

Neben der Beantwortung von Fragen zur Nutzung von M365 in Ihrem Unternehmen haben wir wichtige Datenpunkte aufgedeckt, die IT-Administratoren tagtäglich im Blick haben müssen. Und wir sind noch einen Schritt weiter gegangen, indem wir demselben Administrator die Möglichkeit gegeben haben, der Ursache im Detail auf den Grund zu gehen und Maßnahmen zu ergreifen.

4. Zentralisierte Überwachung der Admin-Aktivitäten für Audits in Echtzeit

In der Regel sind Audit-Protokolle und Job-Informationen über verschiedene Tenants und Services verstreut und schwer zugänglich. Das macht es für IT-Administratoren schwierig, ihren Ansatz weiterzuentwickeln und Schwachstellen zu verbessern. Mit Entrust können Sie die Erfassung und den Zugriff auf Admin-Logs in Microsoft 365 rationalisieren, indem Sie alle Audit- und Job-Informationen an einem Ort zentralisieren.

Auf diese Weise können Ihre Administratoren die Gründe für das Scheitern eines Auftrags direkt an der Wurzel packen oder in großen Mengen überprüfen, ob irgendwelche Trends korrigiert werden müssen. Mit der zunehmenden Verbreitung der digitalen Zusammenarbeit sind die Aufgaben der IT-Teams gestiegen und gleichzeitig schwieriger zu verwalten. Zu wissen, was funktioniert (und was nicht), ist der Schlüssel zu einer sicheren, schnellen und harmonischen Zusammenarbeit.


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