4 Lektionen, die wir von Microsoft 365-Experten gelernt haben

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Während wir uns an neue Arbeitsumgebungen anpassen, entwickeln wir unsere Technologie und Geschäftsprozesse weiter. Selbst als die Welt für eine Weile stillzustehen schien, haben wir nie aufgehört zu lernen. Auf unserer Reise in die Zukunft der Arbeit und unserer Suche nach den optimalen Arbeitspraktiken soll die Reihe Microsoft 365 Community Talks Organisationen dabei unterstützen, sich anzupassen und erfolgreich zu sein.

Im Rahmen dieser Reihe haben unsere Gäste eine Vielzahl von Tipps und Anleitungen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen in Microsoft 365 geteilt, von virtuellen Erfahrungen bis hin zu auf den Menschen ausgerichteten Geschäftsstrategien. Lesen Sie weiter für kurze Zusammenfassungen der einzelnen Gast-Episoden.

1. Großartige virtuelle Erlebnisse für Community-Events im Zeitalter der Remote-Arbeit

Bei so vielen Ablenkungen im Zeitalter der Remote-Arbeit ist es nicht einfach, virtuelle Veranstaltungen zu erstellen, und es ist noch schwieriger, großartige virtuelle Erlebnisse zu ermöglichen. Ein hervorragender Organisator zu sein ist eine Sache; eine Plattform zu haben, die die Erwartungen erfüllt und Sie und Ihre Teilnehmer das Erlebnis genießen lässt, ist eine andere Sache.

Unser besonderer Gast Patrick Guimonet hat die Kommunikationslandschaft von Microsoft Teams untersucht. Seiner Ansicht nach bieten Live-Events und Meetings in Microsoft 365 die besten Plattformen für Community-Veranstaltungen. Im weiteren Verlauf ging er auf die zentralen Funktionen beider Plattformen ein und erläuterte, wie man sie einsetzt, um Veranstaltungen zu optimalen virtuellen Erlebnissen zu machen.

Live-Events

Wenn man nicht gerade einen kleinen, intimen Rahmen für seine Keynotes bevorzugt, sind Live-Events in Microsoft Teams aufgrund der großen Zahl an möglichen Teilnehmern und der verschiedenen Funktionen, den Sprecher in den Mittelpunkt zu rücken, die bessere Wahl für Keynotes und Konferenzen.

Mit Live-Events können Sie alle Teilnehmer stumm schalten, was mögliche Unterbrechungen durch das Publikum eliminiert, aber die Chance auf Interaktionen durch die Q&A-Chatbox-Funktion nicht völlig auslöscht.

Bei einer virtuellen Veranstaltung ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Mit den Statistiken zur Beteiligung während und nach der Veranstaltung haben Sie das Verhalten Ihrer Teilnehmenden genau im Blick.

Videos können live oder on-demand angesehen werden, wobei Untertitel und Übersetzungen leicht verfügbar sind. Es können auch mehrere Sprecher untergebracht werden, obwohl jeweils nur ein Foliendokument freigegeben werden kann.

Live-Events sind einfach einzurichten, sobald Sie die Grundlagen kennen. Es ist jedoch sehr wichtig, alles vor dem Event zu testen und erneut zu testen, da einige Konfigurationen zu Problemen führen können, vor allem, wenn der Sprecher nicht zu Ihrem Tenant gehört.

Microsoft Teams-Meetings

Wenn Sie Wert auf Interaktion legen, ist Teams Meetings die bevorzugte Kommunikationsplattform für Sie.

Meetings in Teams sind eine einfache Möglichkeit, um Leute zu treffen, da man wenig einrichten muss und alle Beteiligten bequem beitreten können. Für Teams-Neulinge kann das eine Herausforderung sein, doch hier schaffen entsprechende Anleitungen Abhilfe.

Auch wenn jeder die Freiheit hat, sich selbst stumm zu schalten oder die Stummschaltung aufzuheben, verfügen Meetings über einen angehängten Chat, der für Fragen und Antworten genutzt werden kann oder einfach nur, um etwas beizutragen, ohne dass Sie Ihr Mikrofon öffnen müssen. Ähnlich wie bei Live-Events können auch Meetings für den späteren On-Demand-Abruf aufgezeichnet und informative Statistiken zur Beteiligung während und nach des Meetings abgerufen werden.

2. Vermeidung von Problemen bei der Organisation von Meetings durch Optimierung des Prozesses mit hilfreichen Tools

Ein Problem, auf das man üblicherweise im Zusammenhang mit Meetings stößt, ist deren Organisation. Und wen wundert es? Allerlei Hürden, von verwirrenden Optionen bis zum Hin und Her von E-Mails zum Terminabgleich, machen daraus ein zeitraubendes Unterfangen. Glücklicherweise hat unser besonderer Gast Paul Dredge ein paar Tools für Sie parat, mit deren Hilfe Sie die Organisation vereinfachen und Zeit sparen können.

FindTime

Mit dem Outlook-Add-On FindTime erhalten Sie eine kurze Vorschau auf die Verfügbarkeit Ihrer Kolleginnen und Kollegen für ein Meeting: Eine Markierung (grüner bzw. roter Kreis) für das Konto jeder Person verrät, ob die Person zum gegebenen Zeitpunkt verfügbar oder beschäftigt ist.

Um Besprechungen mit Externen zu vereinbaren, können Sie Umfragen erstellen und andere Nutzer über ihre bevorzugten Termine abstimmen lassen. Sobald Sie die Terminoptionen per E-Mail weitergegeben haben, können Sie den Prozess automatisieren. Das gewählte Datum wird dadurch automatisch in Ihren Kalender eingetragen und per E-Mail allen anderen Nutzern bestätigt.

Microsoft Bookings

Microsoft Bookings ist eine Online-Anwendung, die zu Microsoft 365 gehört. Anstatt Umfragen per E-Mail zu versenden, können Sie damit Ihren Kalender an externe Personen weiterleiten. Auf diese Weise können sie Ihren Kalender und die darin verfügbaren freien Zeiten sehen und direkt ein Meeting mit Ihnen vereinbaren. Damit haben Sie eine schnellere Alternative zum Hin- und Herschicken von Terminen und Zeitplänen per E-Mail.

3. Mehr Möglichkeiten für Ihre Nutzer mit Microsoft-Lists

Wie viele andere fantastische Microsoft-Anwendungen kann Microsoft-Lists Organisationen außerordentlichen Mehrwert für ihre Zusammenarbeit bieten. Mit ihrer Excel-ähnlichen Struktur können sie dank der Art, wie sie mit Daten umgehen, Arbeitsaufgaben zentralisieren und proaktive Zusammenarbeit fördern.

Laut Norm Young sind die folgenden Funktionen die Hauptgründe dafür, warum Microsoft-Lists als Plattform zur Verbesserung der Zusammenarbeit beitragen:

Verwendung von Vorlagen

Vorlagen sind eine großartige Möglichkeit zur Verbesserung der Akzeptanz, da sie neuen Nutzern auf einfache und nachvollziehbare Weise zeigen, was die Plattform leisten kann.

Obwohl noch keine Organisations-Vorlagen verfügbar sind, können Nutzer eigene Vorlagen erstellen und sie als Hilfestellung für andere auf der Plattform speichern. Mit dieser Unterstützung wird es Ihren Teammitgliedern sicher leicht fallen, ein Projekt zu starten und sie dazu befähigen, weitere Projekte in Angriff zu nehmen!

Übersichtliche, benutzerfreundliche Oberfläche

Jetzt, wo Microsoft-Lists auf dem Frontend arbeitet, können die Nutzer die Arbeitsabläufe der Plattform besser verstehen. Es funktioniert im Grunde wie Excel, aber mit Verbesserungen zur optimierten Darstellung von Daten.

Bequemes Importieren und Exportieren von Daten

Entwickelt, um die Zusammenarbeit von Teams zu verbessern, können Nutzer ihre Arbeitsbereiche ohne Probleme von Excel in Lists verschieben. Die Transparenz des Tools sorgt in Verbindung mit der Kommentarfunktion dafür, dass Nutzer die Fortschritte ihres gesamten Teams besser im Blick haben und dank Echtzeitdaten stets über aktuelle Entwicklungen und Neuigkeiten auf dem Laufenden sind.

Das neue Feature: Regeln

Lists bietet eingebaute Automatisierungsfunktionen, die Sie auch ohne Power Automate-Kenntnisse zur Automatisierung von Prozessen und zum Anlegen von Erinnerungen verwenden können. Zudem können Sie Regeln entwickeln, die Handlungen nach dem Ursache-Wirkung-Prinzip automatisieren, wenn beispielsweise jemand Änderungen an den Daten vornimmt.

4. Darum ist Menschlichkeit die wertvollste Geschäftsstrategie

Es beeindruckt uns stets aufs Neue, wie komplexe Angelegenheiten durch Technologie vereinfacht werden können. Doch Shadeed Eleazer behauptet, dass wir uns so sehr auf Implementierung konzentrieren, dass wir häufig den Faktor Mensch vergessen – die Personen, die diese Plattformen, die wir entwickeln, tatsächlich nutzen und annehmen werden.

Damit eine Organisation erfolgreich ist, muss sie bei ihrer strategischen Ausrichtung ebenso stark auf den Menschen wie auf die Technologie achten. Deshalb stellt Shadeed folgende Frage: Wo ist das menschliche Element in Ihren Lösungen?

Customer Lifetime Value als End-Ziel

Wenn Sie eine Lösung entwickeln, welche Gefühle löst diese aus?

Shadeed vertritt die Ansicht, dass die Systeme, die Sie bauen, eine Erweiterung Ihrer Werte und Überzeugungen sind. Wenn Sie Ihre Lösung gedeihen sehen möchten, sollten Sie berücksichtigen, dass jeder Endnutzer eine Vergangenheit und jede Organisation eine Geschichte hat. Wenn Sie die Geschichte Ihres Kunden ignorieren, ergibt sich eine Lücke, die eine mangelnde Akzeptanz bezüglich Ihrer Lösung nach sich zieht.

Die Kunst, Systeme zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse der Endnutzer eingehen, besteht in der Bereitstellung von End-to-End-Lösungen auf Lebenszeit. Es ist wichtig zu berücksichtigen, was Ihre Nutzer denken. Sie befinden sich in einer Entwicklung; deshalb ist es gut möglich, dass Ihre Lösung entweder über ihre geschäftlichen Anforderungen hinauswächst oder in Zukunft für Probleme sorgen wird. Deshalb müssen Sie bereit sein, sie auf jedem Schritt des Weges zu unterstützen.

Priorisierung der People-First-Strategie

Wo liegen Ihre Prioritäten?

Wir sind uns alle bewusst, dass Entscheidungen, Arbeitsabläufe, Termine und Outsourcing wichtige Kennzahlen für den geschäftlichen Erfolg sind. Doch wenn Sie diesen Maßstäben Vorrang vor echten Menschen einräumen, verlieren Sie den Customer Lifetime Value aus dem Blick. Bei jeder Bereitstellung sollten Sie daher einer Strategie folgen, bei der Menschen an erster Stelle stehen.

Vielfalt zählt!

Wer sind die Menschen, die Ihre Lösung verwenden?

Die Berücksichtigung der Vielfalt in Systemen und Lösungen kann große Auswirkungen auf die Nutzbarkeit, Akzeptanz und das Benutzererlebnis einer Plattform haben. Wenn Ihre Nutzer sich durch die Plattformen und durch ihre Umgebung gesehen und verstanden fühlen, schafft das eine Aura des Vertrauens, die aus Nutzern Spitzenreiter macht.

Subtile Entscheidungen im Hinblick auf Design, Bilder und Prozesse sollten stets bedacht werden, wenn Sie eine Lösung entwickeln möchten, die über lange Zeit genutzt und geschätzt werden soll.

Checkliste für den Faktor Mensch

Wir können unsere Technologie entwickeln, so viel wir wollen – wenn wir den Faktor Mensch dabei nicht berücksichtigen, werden unsere Technologien und Unternehmen langfristig keinen Bestand haben.

Um weitere Einblicke zu Microsoft 365 von Branchenfachleuten zu erhalten, schauen Sie sich hier die vollständigen Aufzeichnungen der zehn Vorträge an.


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