4 Features von Microsoft Viva, die unser Arbeitserlebnis deutlich verändern könnten

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Mehr zu Microsoft Viva, OneDrive, SharePoint, etc. finden Sie auf unserem Blog in der Kategorie „Office 365“.


Die zentrale Funktion von Microsoft Viva ist simpel: Mit den für Ihre Nutzer maßgeschneiderten Inhalten und Diensten ihre Motivation dort aufrechterhalten, wo sie zunehmend mehr von ihrer Arbeitszeit verbringen. Wie das? Durch die Personalisierung von Microsoft Teams.

In den vergangenen Monaten hat Teams deutlich an Popularität gewonnen. So kamen allein während der Pandemie mehr als 100 Millionen neue Nutzer auf die Plattform. Viva, das als eine Reihe von Teams-Apps bereitgestellt werden soll, könnte eine Reihe zusätzlicher Aufgaben unterstützen, ohne dass die Mitarbeiter dafür den vertrauten violetten Rahmen von Teams verlassen müssen.

Doch anstatt einen gemeinsamen Raum für Gruppenprojekte und Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen – eine Funktion, die Teams für die Telearbeit unverzichtbar gemacht hat –, liegt der Fokus von Viva auf der Bereitstellung kuratierter, bedarfsspezifischer Materialien, die jedem Mitarbeiter dabei helfen, sein Bestes zu geben.

Das ist ein ziemlich großes Unterfangen. Wird Viva richtig eingesetzt (und von den Nutzern akzeptiert), könnte es eine weitere Lösung bieten, um umfassende, systemische Veränderungen in der Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, zu unterstützen. Im schlimmsten Fall geht die Akzeptanz nur zögerlich voran oder Mitarbeiter fühlen sich durch die Fülle der neuen, ihnen zur Verfügung stehenden digitalen Tools überfordert.

Es sind noch nicht alle Einzelheiten der bevorstehenden Einführung bekannt, doch das Konzept hat Potenzial und ein genauerer Blick lohnt sich. Das wissen wir bisher:

Was ist Microsoft Viva und wie funktioniert es?

Microsoft beschreibt Viva als „Employee Experience Platform“, die aus vier Funktionen besteht:

  • Microsoft Viva Connections: Ein zentraler Einstiegspunkt für Mitarbeiterengagement (Intranet) und interne Kommunikation
  • Microsoft Viva Learning:Eine zentrale Anlaufstelle für Fortbildungskurse und Microlearning-Inhalte von Microsoft und Drittanbietern
  • Microsoft Viva Topics:Unternehmensweite Inhalte und Fachwissen in einer Wikipedia-ähnlichen Datenbank
  • Microsoft Viva Insights:Datengestützte Erkenntnisse zur Förderung des persönlichen Wohlbefindens und der Produktivität unter Gewährleistung der Privatsphäre

Das Konzept ist zwar nicht ganz neu, scheint aber gut geeignet zu sein, um die Hürden der Telearbeit zu überwinden. Aktuell ist es natürlich weitaus schwieriger, einfach ein Formular aus der Personalabteilung abzuholen oder das institutionelle Wissen eines Kollegen in einem lockeren Gespräch aufzusaugen. Auch die Sicherstellung einer gesunden Work-Life-Balance kann schwieriger werden, während man zu Hause in Quarantäne ist.

All das könnte eine Erklärung dafür sein, warum Viva als Möglichkeit angepriesen wird, die Begrüßung und Einführung neuer Mitarbeitender kontaktlos durchzuführen. Aber auch alteingesessene Mitarbeiter könnten von denselben Tools profitieren und in Verbindung bleiben.

Einige Elemente von Viva kommen Ihnen vielleicht bekannt vor – dazu gleich mehr – und die Ankündigung lässt Fragen nach dem Starttermin (jede Viva-Komponente befindet sich in einer anderen Phase der Verfügbarkeit) und den Gesamtkosten für die Lizenzierung offen (allein Viva Topics wird für jeden kommerziellen Nutzer 5 $ pro Monat kosten, ein Preis, der einige Unternehmen abschrecken könnte).

 

Betrachten wir die einzelnen Komponenten von Viva etwas genauer:

1. Viva Connections ermöglicht den Zugriff auf das Intranet über Microsoft Teams

Mit Viva Connections können Führungskräfte am Arbeitsplatz auf einfache Weise eine SharePoint-Site einrichten, die als Teams-Anwendung exponiert ist. So lässt sich eine Landing Page für Unternehmensnachrichten, HR-Formulare, relevante Apps und die Anforderung von IT-Hilfe einrichten, um nur einige Beispiele zu nennen. Dashboards können mit Power Apps, SPFx und bereits verwendeten Lösungen von Drittanbietern angepasst werden.

Diese Intranet-Vorlagenfunktion verbessert die Standard-Portalfunktion und bietet eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, um auf wichtige Informationen in Echtzeit zuzugreifen – auch wenn der Gedanke (oder das SharePoint-Framework, das ihn umsetzt) nicht gerade neu ist.

Dennoch leistet ein gutes Intranet einen wichtigen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit, und je stärker sich unser Arbeitsleben aus Büroräumen hinausverlagert, desto größer wird der Bedarf danach. Dies ist die einzige Viva-Komponente, die in naher Zukunft veröffentlicht wird. Sie soll im ersten Quartal in der Desktop-Version erscheinen. Die Version für mobile Geräte wird im Sommer erwartet.

Mit der Benutzeroberfläche von Microsoft Viva Learning können Mitarbeiter und Führungskräfte über Teams an formellen und informellen Schulungen teilnehmen.

2. Viva Learning bringt Bildung und Motivation auf Abruf

Mit dieser Komponente binden Sie Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten direkt in Microsoft Teams ein. Anstatt mehrere Websites aufrufen zu müssen, rufen Nutzer einfach Viva Learning auf, um den gewünschten Lerninhalt (ob von Microsoft Learning oder LinkedIn Learning, aus Lernmanagement-Systemen oder von Drittanbietern) online abzurufen.

Nutzer können nach Lerninhalten suchen, die für ihre Aufgaben- oder Interessenbereiche relevant sind, und Führungskräfte haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern über eine Registerkarte in Teams Kurse zuzuweisen. Sie verwenden ein Lernmanagement-System? Die darin enthaltenen Berichte und Analysen können Sie nach wie vor abrufen; Microsoft Teams ist lediglich der Bereitstellungsmechanismus.

Microsoft setzt auf den Wert des Online-Lernens am Arbeitsplatz, mit Vorteilen wie hoch engagierten Mitarbeitern, die einen größeren Beitrag zur Unternehmensmission leisten und länger im Unternehmen bleiben. Ob zu Hause oder im Büro: Schnell und einfach auf dem Laufenden zu bleiben ist entscheidend.

3. Viva Topics bietet schnellen Zugriff auf Informationen

Tag für Tag nehmen wir mehr Informationen auf und verarbeiten sie. Die Suche danach kann allerdings eine Menge wertvolle Zeit und Energie kosten. Hier setzt Viva Topics an. Mithilfe künstlicher Intelligenz zur logischen Einordnung der Daten Ihrer Organisation identifiziert, verarbeitet und organisiert Topics Inhalte automatisch.

Das Ergebnis sind kuratierte Themenseiten und Themen-„Karten“ mit relevanten Dokumenten und Fachleuten, die im Teams-Chat weitergegeben werden können. So müssen Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz-Hub nicht länger verlassen, um schnell an die richtigen Fakten zu kommen. Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen sorgen dafür, dass vertrauliches Material privat bleibt.

Auch dieses Konzept dürfte einem bekannt vorkommen. Denn genau auf die gleiche Weise positioniert Microsoft seit zwei Jahren Project Cortex. Viva Topics kann in Verbindung mit SharePoint Syntex verwendet werden, der ersten Version von Project Cortex, die letztes Jahr auf der Ignite vorgestellt wurde.

Mithilfe anonymisierter Daten gibt Microsoft Viva Insights Führungskräften einen ganzheitlichen Überblick über das Arbeitsverhalten und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter.

4. Viva Insights – der Pulsmesser für Ihren Arbeitsplatz

Die Funktionen von Viva Insights verdeutlichen die Absicht von Microsoft, in chaotischen Zeiten für etwas Ruhe zu sorgen. Das Unternehmen setzt darauf, dass Manager aktiv dazu beitragen wollen, die psychische Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu fördern, das allgemeine Arbeitsklima zu bewerten und entsprechende Änderungen vorzunehmen.

Mithilfe der leistungsstarken Funktionen von Microsoft Workplace Analytics und Microsoft MyAnalytics misst Insights, was Mitarbeiter mit ihrer Zeit in Outlook und Teams anfangen und wie oft sie außerhalb der Arbeitszeit online sind. Die gesammelten Daten werden in aggregierter, anonymisierter Form bereitgestellt. Das mag düstere Erinnerungen an die Produktivitätsbewertung wachrufen, eine inzwischen abgeänderte Funktion von Microsoft 365, die im vergangenen Jahr viel Kritik auf sich zog, weil sie Führungskräften die Überwachung einzelner Mitarbeiter ermöglichte.

Der andere Teil von Insights ist die Selbstfürsorge. Die entsprechenden Komponenten sollen nach und nach veröffentlicht werden. Wie wir erfahren haben, werden die Nutzer in der Lage sein, mit Viva eine „virtuelle Reise“ anzutreten. Dies schließt Checklisten und Übungen zur Selbstreflexion am Ende des Arbeitstages sowie den Zugang zur Achtsamkeits-App Headspace ein.

Die Zukunft von Microsoft Viva

Insgesamt sind die vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Viva bemerkenswert, zumal immer mehr Unternehmen in den kommenden Monaten auf ein hybrides Arbeitsplatzmodell umsteigen werden.

Kurzfristig werden die größten Herausforderungen darin bestehen, Organisationen davon zu überzeugen, dass Viva seinen Preis wert ist, die Lösung zu implementieren, Nutzer entsprechend zu schulen und zu beurteilen, welche messbaren Auswirkungen der Dienst (und die damit gesammelten Daten) auf die Verbesserung der Produktivität und der geistigen Gesundheit haben.

Einmal mehr sorgt Microsoft Teams für Umwälzungen in der Kollaborationslandschaft. Teams soll zur zentralen Anlaufstelle für mehr als nur die gemeinsame Arbeit mit unseren Kolleginnen und Kollegen werden: Für unsere persönliche Weiterentwicklung, für unser Wissen und unser Wohlbefinden.

Es bleibt abzuwarten, ob dieser Ansatz den speziell entwickelten Mitarbeiterportalen, die diese Aufgabe derzeit erfüllen, den Rang ablaufen kann. Allerdings haben wir in den vergangenen Jahren gesehen, wozu Teams in der Lage ist. Vor diesem Hintergrund: Würden SIE dagegen wetten?


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