3 Wege, wie die neue Cense-Lösung von AvePoint das Microsoft 365-Lizenzmanagement unterstützt

Wenn es um das Microsoft 365-Lizenzmanagement geht, gibt es für zentrale IT-Teams viel mehr zu tun, als nur Produkte und Dienste an verschiedene Geschäftsbereiche zu delegieren. Sie müssen auch kluge Planer sein.

Die Führungskräfte müssen ein klares Verständnis der Lizenzzuweisung und des Lizenzverbrauchs haben, um das Budget einzuhalten und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter (oder jede Abteilung) die richtigen Tools für die Arbeit hat. Sie sollen sich folgende Fragen stellen:

  • Stellen wir die Microsoft 365-Services bereit, die Nutzer benötigen?
  • Wie viel (und wie oft) nutzen Mitarbeiter diese Services?
  • Sind diese Lizenzen die beste Möglichkeit, unser Geld auszugeben?

Leider können die Antworten schwer fassbar sein – ein Problem, das IT-Führungskräfte und die von ihnen unterstützten Geschäftsbereiche schon lange plagt. Und das ist kein kleines Problem: Mehr als 30 % der Mittel, die im Jahr 2020 für Software as a Service (SaaS) ausgegeben wurden, blieben ungenutzt, stellte ein Gartner-Vizepräsident letztes Jahr fest. Das sind etwa 30 Milliarden Dollar.

Lösen Sie die Geheimnisse der Verwaltung Ihrer Microsoft 365-Lizenzen

Die Trennung ist entwurfsbedingt. In Microsoft 365 können Lizenzausgaben nur in einem einzigen Top-Down-Format (Tenant für Tenant) angezeigt werden. Diese native Funktionalität ermöglicht es Ihnen nicht, die Lizenzausgaben für eine bestimmte Person oder Abteilung zu identifizieren, was Anpassungen oder neue Effizienzen basierend auf ihrer Microsoft 365-Nutzung verhindert.

Wie können Sie also die dringend benötigte Klarheit gewinnen?

Ein leistungsfähiges Microsoft 365-Lizenzmanagement-Tool ist der Schlüssel zur Unterstützung eines Ökosystems, das benutzerdefiniert und kosteneffizient ist und auf alle Änderungen in Ihrem Unternehmen reagieren kann.

Hier bei AvePoint sind wir stolz darauf, Cense vorzustellen, eine Lösung für ein einfaches und aufschlussreiches Microsoft 365-Lizenzmanagement. Wir wissen, dass dies ein wichtiger Bedarf für große und kleine Unternehmen ist – und für Managed Service Provider, die mehrere Kunden über unser Elements-Portal betreuen.

Mit den wertorientierten Funktionen von Cense sind Sie immer informiert und haben die Kontrolle. Hier sehen Sie, wie unsere Lösung eine effektivere Nutzung von Microsoft 365 unterstützen kann:

1. Vereinfachte Budgettransparenz und Microsoft 365-Lizenzmanagement

Ohne ein Microsoft-Lizenzmanagement-Tool gibt es keine Möglichkeit zu erkennen, wie Ihre Investition genutzt wird – oder eben nicht. Alles, was Sie sehen, ist die Endabrechnung. Wenn Sie für ein 2.000-Quadratmeter-Haus bezahlen, würden Sie dann nicht wissen wollen, ob der Grundriss und die Funktionen Ihren Bedürfnissen entsprechen?

Ja, IT-Teams könnten ihre eigene Lösung entwickeln, um diese Nutzung zu überwachen, aber dazu müssten sie unter anderem ihre eigenen PowerShell-Skripte schreiben oder Excel-Berichte mit Tools von Drittanbietern ausführen. Dies ist für Unternehmen jeder Größe zeitaufwändig und kompliziert.

Cense liefert ein Dashboard mit klaren Einblicken, maßgeschneiderten Empfehlungen und delegierten Kontrollen, um datengesteuerte Entscheidungen zu ermöglichen, die darauf basieren, was Ihre Abteilungen und einzelnen Mitarbeiter mit ihren Microsoft 365-Lizenzen tun.

Mit Cense können Sie schnell und einfach wichtige Punkte aufschlüsseln, darunter:

  • Nutzung und Akzeptanz von Microsoft 365 nach Abonnementtyp
  • Auswirkungen von Einzelpostenrabatten, Lizenz-Upgrades und Premium-SKUs von Microsoft
  • Aktive Verfolgung und Identifizierung von nicht ausgelasteten Premium-Lizenztypen

Mit diesen Informationen haben Sie die Möglichkeit, wichtige Daten zu visualisieren und zu bewerten, wo Ihre Microsoft 365-Lizenzausgaben optimiert werden können. Laut einer TechRepublic-Umfrage erwarten fast zwei Drittel der Unternehmen, ihre IT-Budgets in diesem Geschäftsjahr aufgrund von COVID-19 zu kürzen; diese Einblicke können zu entscheidenden Einsparungen führen.

2. Zentrale oder delegierte Kontrolle zum Verfolgen der Budgets und zum Vornehmen von Änderungen

Unser intelligentes Dashboard eignet sich nicht nur für gemeinsam genutzte IT-Dienste, die den SaaS-Betrieb im gesamten Unternehmen vereinfachen möchten. Dank Cense können Business-Administratoren – die normalerweise die Kosten für Microsoft 365-Dienste tragen, oft mit wenig Durchblick – jetzt eine proaktive Rolle spielen.

Sie können sich bei Cense anmelden, Budgets und individuelle Trends untersuchen (z. B. wann ein Nutzer das letzte Mal seine Mailbox genutzt oder sich bei Power BI angemeldet hat) und basierend auf diesen Erkenntnissen direkt Änderungen an den Lizenzen dieser Person vornehmen.

Dies entlastet nicht nur viel beschäftigte IT-Teams, sondern ermöglicht es den Inhabern von Geschäftseinheiten, Lizenzeinführungen oder -aktualisierungen zu beschleunigen und ihre Investitionsrendite zu maximieren. In ähnlicher Weise unterstützt Cense MSPs bei der Umstellung ihrer Kunden auf Microsoft 365, indem es die Zeit bis zur Wertschöpfung verkürzt und einfache Wege aufzeigt, wie Kunden mehr für ihr Geld bekommen.

Wissen ist nicht nur Macht, es ist auch Geld. In einer Zeit, in der wir mehr zu tun haben und kostenbewusster sind als je zuvor, ist das ein Gewinn für alle.

3. Automatisierung zur Erkennung potenzieller Probleme und Chancen

Mit den Echtzeit-Reporting-Funktionen von Cense können Führungskräfte maßgeschneiderte Kostenaufschlüsselungen erhalten, die ihnen die nötige Transparenz und Verantwortlichkeit für ihre Microsoft 365-Lizenztypen bieten. Dies kann bei Bedarf oder über vorprogrammierte Warnungen erfolgen, die an die von Ihnen festgelegten Nutzungs- und Ausgabenparameter gebunden sind, die überwacht werden sollen.

Nehmen wir an, Sie haben Anrufe innerhalb von Microsoft Teams aktiviert, was eine kostenpflichtige Funktion der Kollaborationsplattform ist. Wenn Sie mit Cense eine Warnschwelle festlegen, können Sie benachrichtigt werden, wenn die Ausgaben einer Person oder einer Abteilung Ihr Budget überschreiten.

Sie können auch die Ausgaben für SKUs verfolgen, sei es auf monatlicher Basis oder aufgrund einer Preisänderung. Ein Unternehmen hat beispielsweise vor kurzem neue Lizenzen aufgrund einer Rabattaktion eingeführt. Das ist gut für die Akzeptanz und die Begeisterung der Nutzer für die Dienste, aber was ist, wenn die Kosten steigen? Behält das jemand im Auge?

Mit Cense gibt es keine Überraschungen. Unser Tool hilft Ihnen, Ihre Lizenzkosten im Blick zu behalten und festzustellen, ob eine Umstellung notwendig ist. Schließlich ist es eine Sache zu wissen, wie Ihre Microsoft 365-Lizenzen genutzt werden – es ist eine andere, den Überblick zu behalten.

Die Lösungen von AvePoint bieten umfassende Sicherheit für die Zusammenarbeit

Die Verwaltung von Microsoft-Lizenzen ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsbereiche effektiv abgedeckt sind und Verschwendung vermieden wird. Dies ist jedoch nur eine Komponente eines starken Microsoft 365-Arbeitsplatz-Ökosystems, das es Ihnen ermöglicht, vertrauensvoll zusammenzuarbeiten.

AvePoint, der größte Anbieter für Microsoft 365-Datenmanagementlösungen, bietet eine vollständige Suite von SaaS-Lösungen zur Migration, Verwaltung und zum Schutz von Daten. Wenn Sie die Lizenznutzung nachverfolgen wollen, ist es auch wichtig zu überlegen, wie Sie die Microsoft 365-Nutzer verwalten, auf Sicherheitslücken prüfen und kritische Daten sichern. Wir sind bereit, Ihr Unternehmen bei all diesen Punkten zu unterstützen.. Melden Sie sich noch heute für eine Demo an!


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