Migration von Box zu Microsoft 365 erfolgreich planen

Sie planen eine Migration zu Microsoft 365 und benötigen Hilfe bei der Erstellung eines Migartionsplans? Dieser Beitrag kann Ihnen weiterhelfen.


Läuft Ihr Box-Abonnement aus und Sie möchten mit der Konsolidierung von Cloud-Systemen beginnen? Oder vielleicht möchten Sie all die großartigen Vorteile einer echten Kollaborationsplattform mit Anwendungen wie Teams, SharePoint und mehr nutzen.

Unternehmen haben viele Gründe, von Box zu Microsoft 365 zu wechseln. Doch jede Migration kann sich zunächst wie eine gewaltige Herausforderung anfühlen. Wie werden Sie migrieren? Was werden Sie umziehen? Was soll verschoben werden? Sollen Sie ein Tool verwenden? Wie bringen Sie Ihren Nutzern den Umgang mit der neuen Plattform bei? All das sind gängige und wichtige Fragen, die Sie sich beim Wechsel von einem Cloud-Anbieter zu einem anderen stellen sollten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen genau, wo Sie beginnen sollten.

Datenermittlung – was habe ich eigentlich?

Bei jeder Migration – und erst recht beim Wechsel von einer Cloud zur anderen – können Sie sich im späteren Verlauf jede Menge Kopfschmerzen ersparen, indem Sie sich zunächst ein genaues Bild von Ihrer aktuellen Umgebung machen. Die meisten Organisationen heutzutage nutzen ihre Plattform bereits seit Jahren und haben möglicherweise veraltete oder unorganisierte Inhalte angehäuft oder seltsame Berechtigungsstrukturen entwickelt. Ein Umzug bietet die perfekte Gelegenheit für einen Frühjahrsputz (der gerne zu jeder Jahreszeit stattfinden kann). Sie haben die Möglichkeit, mit nativen Tools einen einfachen Index zu erstellen oder eine Drittanbieter-Lösung zu verwenden, die eine Bestandsaufnahme Ihrer Daten, Berechtigungen, Metadaten und weiterer Elemente vornimmt.

Sobald Sie darüber im Bilde sind, was sich in Ihrem Box-System befindet, setzen Sie sich intensiver damit auseinander und nutzen dann Ihre Erkenntnisse, um mit Ihren Stakeholdern festzulegen, welcher Ansatz sich für Ihre Migration zu Microsoft 365 am besten eignet. Vielleicht möchten Sie nur aktuelle Inhalte (d. h. aus den letzten X Jahren) verschieben und den Rest in einem anderen System archivieren oder nur solche Inhalte verschieben, auf die innerhalb der vergangenen Y Monate zugegriffen wurde. Egal, für welchen Ansatz Sie sich letztendlich entscheiden, die Zusammenarbeit mit zentralen Stakeholdern, um gemeinsam für Ordnung zu sorgen, lohnt sich allemal.

Planung – Wie soll meine Zielumgebung aussehen? Wie ziehe ich meine Benutzer um?

Ähnlich wie die Datenermittlung ist die Planungsphase entscheidend für den Erfolg einer Migration von Box zu Microsoft 365; glauben Sie uns, wenn wir sagen, dass es die Zeit mehr als wert ist! Da Sie nun wissen, was Sie verschieben möchten, können wir uns Gedanken darüber machen, wie Sie es verschieben. In einer Box-Umgebung werden tagtäglich Dokumente geteilt, geändert und neue Ordner erstellt. Sie müssen sich also überlegen, wie Sie dafür sorgen, dass die Abläufe für die Personen, die das System verwenden, so wenig wie möglich gestört werden. Anhand der Erkenntnisse aus Ihrer Datenermittlung sollten Sie bereits ablesen können, wo verschiedene Abteilungen tätig sind und wie sie zusammenarbeiten.

Diese Informationen können genutzt werden, um die Migration in Abschnitte zu unterteilen. Schauen Sie sich die aktiven Nutzer und Abteilungen an und unterteilen Sie den Zeitplan für die Abteilungen in Phasen. Für einen Nutzer kann es ziemlich irritierend sein, wenn er an einem Tag ein System verwendet und am nächsten Tag einfach etwas völlig anderes verwenden soll. Daher sollten Sie sowohl inkrementelle als auch vollständige Migrationen zum Bestandteil Ihres Prozesses machen.

Drittanbieter-Tools wie AvePoint Fly ermöglichen die Festlegung flexibler Benennungskonventionen für Pläne, sodass Sie auf einen Blick sehen können, wie weit die allgemeine Migration fortgeschritten ist, wie der aktuelle Stand nach Abteilung ist, ob die Migration vollständig oder inkrementell durchgeführt wird und so weiter. Diese Tools geben Ihnen zudem verschiedene Optionen, die Nutzern die Anpassung auf Inhaltsebene erleichtern können, beispielsweise Überschreiben, Überspringen usw.

Zugriff – wer kann auf was zugreifen?

Jedes Cloud-System unterscheidet sich von anderen. Einer der wichtigsten Unterschiede ist der Umgang mit Berechtigungen. Box hat in seinem System eigene Regeln für die Festlegung von Zugriffsrollen für die Zusammenarbeit und obwohl es dem ähnelt, was Microsoft in Microsoft 365 tut, gibt es Unterschiede zwischen den beiden Plattformen. Dies ist eine ganz normale Hürde, die sich mit der richtigen Herangehensweise leicht überwinden lässt.

Sowohl Box als auch Microsoft 365 gestalten die Zusammenarbeit mit Externen sehr leicht, doch die Art, wie der Zugriff verwaltet wird, unterscheidet sich etwas. Beispielsweise kann ein externer Nutzer in Microsoft 365 Zugriff auf ein Team (SharePoint-Website) erhalten, ohne einem privaten Kanal in diesem Team anzugehören. So kann er zwar die meisten Dokumente sehen, aber nicht alle. Diese Art der Konfiguration gibt es in Box nicht. Wenn Sie also Ihren Plan entwerfen und die Zuordnungen in Ihren Migrationstools einrichten, sollten Sie dies berücksichtigen.

Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie einfach von einem Box Drive zu einem OneDrive wechseln, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die „Für mich freigegeben“-Berechtigungen zwischen beiden Systemen beibehalten. Auf diese Weise haben Nutzer nicht nur auf ihre eigenen Dateien, sondern auch auf andere, die sie vielleicht nicht besitzen, aber an denen sie zusammenarbeiten möchten, mühelos Zugriff.

Da es sich bei Box in erster Linie um eine ordnerbasierte Kollaborationsplattform handelt und Microsoft 365 sowohl ein Ordner- als auch ein Website-Konzept für die Aufteilung von Daten verwendet, müssen Sie vor der Migration zu Microsoft 365 unbedingt mit Ihren geschäftlichen Nutzern und wichtigen Stakeholdern zusammenarbeiten, um diese Strukturen nachvollziehen zu können – besonders, wenn es um den Dateizugriff geht.

microsoft 365

Ausführung

Nun, da Sie die Daten ermittelt, Ihren Plan aufgestellt und Ihren Umgang mit den Berechtigungen festgelegt haben, wird es Zeit für das eigentliche Verschieben der Inhalte! Abhängig davon, wie Sie geplant haben, sollten Sie die Migration durchführen, wenn die Störungen möglichst gering sind, also im Allgemeinen außerhalb der Geschäftszeiten und am Wochenende. Dadurch verringern Sie nicht nur die Auswirkungen für die Nutzer, sondern folgen gleichzeitig auch den Empfehlungen von Microsoft für die bestmögliche Leistung. 

Beim ersten Schritt wird es sich vermutlich um eine vollständige Migration handeln, bei der Sie in einer für beide Systeme ruhigen Phase so viele Inhalte wie möglich verschieben. Das erledigen Sie wie bereits erwähnt idealerweise am Wochenende oder über Nacht. Dabei sollten Sie zunächst Nutzer in Microsoft 365 anlegen, damit Sie die Freigabe- und Zugriffseinstellungen aus der Quelle übernehmen können. Sobald die vollständige Migration durchgeführt wurde, arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Stakeholdern über einen begrenzten Zeitraum an der Überführung der Nutzer in das neue System. Führen Sie hierzu inkrementelle Migrationen (die jeden Abend erfolgen können) durch, bis Sie bereit sind, komplett zum neuen System zu wechseln.

Eine weitere Überlegung ist das Aufteilen Ihrer Pläne – nicht nur nach Abteilung und vollständiger oder inkrementeller Migration, sondern auch nach Datentypen und -größe innerhalb einer Abteilung. Wenn Sie beispielsweise eine Technikabteilung haben, deren Ingenieure zahlreiche AutoCAD-Dateien verwenden und in einer bestimmten Ordnerstruktur speichern, sollten Sie diese in eigene Migrationspläne aufteilen, um Migrationen, die kleinere Dateien betreffen, nicht zu verzögern.

Der Rest ist ganz einfach: Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle Abteilungen erfolgreich migriert wurden.

Diese Grundkonzepte können auf jede Art von Migration und ganz besonders auf Box-Migrationen angewendet werden. Vielleicht wirkt es zunächst so, als sei bei einer Migration von einem Cloud-Speicher zu Microsoft 365 alles ganz offensichtlich, doch gibt es immer feine Unterschiede zwischen beiden Systemen. Die umfassenden Funktionen in Microsoft 365 geben Kunden am Migrationsziel jede Menge Flexibilität, erfordern aber eine gute Migrationsplanung, um diese Vorzüge wirklich nutzen zu können.


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