Kurzanleitung zur SharePoint-Migration: Bewährte Praktiken für einen effizienten Umzug

Sie möchten sich noch umfassender zum Thema SharePoint-Migration informieren? Dieses kostenlose E-Book bietet Ihnen eine Checkliste, mit der die Durchführung einer erfolgreichen Migration zum Kinderspiel wird.


Remote-Arbeit steht heute im Mittelpunkt vieler Unternehmen. Das Aufkommen dieses neuen Standards hat Unternehmensleiter dazu veranlasst, innovativ zu sein und ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ohne die vertrauten Bürowerkzeuge zu arbeiten.

Während es in der Vergangenheit Dateiserver und On-Premise-Dateifreigaben gab, hat die Cloud-Umgebung eine neue Art des Arbeitens und der Zusammenarbeit ermöglicht. Moderne Kollaborationsplattformen versprechen den Nutzern heute Datenzugriff und bequeme Dateifreigabe, ohne dass eine Verbindung zum Unternehmensnetzwerk erforderlich ist.

SharePoint Online, eine der dynamischen Geschäftsplattformen in der Microsoft 365-Suite, bietet diese Cloud-Vorteile und vieles mehr. Durch die Förderung der Teamarbeit mit seinen kollaborativen Funktionen, die Förderung einer besseren Kommunikation mit seinen Intranetfunktionen und die Bereitstellung von Sicherheit, Transparenz und Kontrolle für sensible Informationen mit seinen Governance-Richtlinien hat es eine ganz neue Welt der Remote-Zusammenarbeit geschaffen.

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Aber vielleicht haben Sie von all dem schon gehört. Vielleicht haben Sie sogar schon über eine Migration auf die Plattform nachgedacht. Wahrscheinlich lesen Sie deshalb diesen Blogbeitrag – Sie haben sich entschieden und suchen nun nach einem Leitfaden, der den Erfolg Ihrer Migration sicherstellt.

Jedoch sollten wir uns, bevor wir dazu kommen, einige ernste Fragen stellen.

Sind Sie bereit für die Migration?

Die Migration auf eine neue Plattform findet nicht jeden Tag statt, daher ist es verständlich, dass Sie etwas unsicher sind, wie Sie diese große Veränderung am besten bewältigen können. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sie erfolgreich verläuft, da Sie Ihr neues Arbeitssystem in einer neuen Umgebung aufbauen werden.

Daher ist es notwendig, dass die Unterbrechungen so gering wie möglich gehalten werden und dass keine wichtigen Daten verloren gehen, gelöscht oder beeinträchtigt werden. Sie haben es mit all den Dateien, Dokumenten und anderen Daten zu tun, die Ihre Nutzer täglich für ihre Arbeit verwenden, und die für die Kontinuität Ihres Unternehmens von größter Bedeutung sind.

Es gibt jedoch eine Vielzahl von Faktoren, die die Leistung Ihrer SharePoint-Migration beeinflussen können. Netzwerkinfrastruktur, Dateigröße, Migrationszeit, Drosselung, etc. – all diese Faktoren zu verstehen, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Migration.

Best Practices für die SharePoint-Migration

Kommen wir nun zu Ihren Migrationsvorbereitungen. Hier sind sechs Dinge, die Sie für eine effektive SharePoint-Migration beachten müssen:

1. Scannen Sie Ihre Quelle und planen Sie entsprechend

Unabhängig von Ihrer Quelle – Dateiserver, Speicherlösungen von Drittanbietern oder Cloud-Speicheranwendungen von Drittanbietern – hilft Ihnen die Betrachtung Ihrer aktuellen Umgebung dabei, Ihre Daten besser zu verstehen, was Ihnen wiederum hilft, Ihre Migration effektiver zu planen.

Sie sollten wissen, wo genau sich Ihre Daten befinden, wer sie verwendet, ob Sie sie benötigen oder ob sie hochsensibel sind. Wenn Sie außerdem den Dateinamen und die Pfadlänge berücksichtigen, können Sie Ihre Daten besser für Ihre neue SharePoint-Umgebung vorbereiten.

Wenn Sie verstehen, wie Ihre Nutzer die Inhalte aus Ihrer Quelle verwenden, können Sie geeignete Datenstrukturen und Arbeitsabläufe planen, um Ihren Endnutzern eine positive Erfahrung zu ermöglichen.

Anschließend sollten Sie auf der Grundlage dieser Erkenntnisse Ihre Prioritäten festlegen. Bei der Planung sollten Sie nicht nur den besten Migrationsansatz in Betracht ziehen, sondern auch das richtige Tool auswählen. Nicht jedes Tool kann Ihnen bei Ihren Migrationsanforderungen helfen, daher ist die Verwendung des umfangreichsten Tools für Ihren Erfolg von Vorteil.

2. Verpacken Sie Ihre Inhalte richtig

Einer der wichtigsten Schritte bei der SharePoint Online-Migration ist die Planung des richtigen Pakets. Es ist nicht ratsam, große Datenpakete auf einmal zu migrieren, da dies zu einer ungesunden Drosselung während der Migration führt. Im Gegensatz dazu verlangsamen kleine Pakete Ihre Migration.

Es ist wichtig, die richtige Größe der zu verschiebenden Inhalte zu ermitteln und zu prüfen, ob bestimmte Dateitypen zuerst verschoben werden sollten.

Microsoft empfiehlt, mindestens 250 Dateien pro Übertragung zu paketieren, um den Durchsatz zu verbessern. Was die Größe betrifft, so wird ein Minimum von 100 MB und weniger als 250 MB pro Paket empfohlen.

Denken Sie daran, dass größere Dateien schneller migriert werden können als kleinere. Außerdem werden Dateien schneller migriert als Objekte und Listenelemente.

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3. Bereiten Sie Ihr SharePoint-Migrationsziel vor

Bevor Sie migrieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Ziel bereit ist. Wenn Sie Ihre Inhalte vor der Migration klassifizieren und die Governance-Tools nutzen, die Microsoft 365 bietet, werden Ihre Daten sicher verwaltet, Informationen werden angemessen geschützt und Sie können die Risiken von Anfang an verwalten.

Um die in SharePoint Online zur Verfügung gestellten Steuerelemente besser nutzen zu können, müssen Sie also Ihren Governance-Plan im Voraus planen und durchsetzen.

4. Investieren Sie in Change Managegement

Um Ihr Ziel besser vorzubereiten, ist es von Vorteil, wenn Sie sich die Zeit nehmen, das Change Management zu berücksichtigen. Dies wird nicht nur zu einer höheren Akzeptanzrate führen, sondern auch zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse beitragen.

Es ist zwar gut, in der Erkennungs- und Planungsphase über Ihre alten Arbeitsabläufe nachzudenken, aber Sie sollten den Wandel und die damit einhergehenden Innovationen auch zur Verbesserung Ihres Systems nutzen. Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen der Nutzung bewährter Systeme und dem Aufbau verbesserter Systeme.

Glücklicherweise verfügt SharePoint Online über verschiedene Tools, die Sie dabei unterstützen. Darüber hinaus kann es in andere Microsoft 365-Plattformen integriert werden, was Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Verbesserung von Arbeitsabläufen bietet – informieren Sie sich also unbedingt darüber!

5. Machen Sie Pilotversuche

Ganz gleich, wie gut Sie Ihren Plan finden, es wird andere Faktoren geben, die die endgültige Leistung beeinträchtigen können.

Pilotläufe stellen sicher, dass eventuelle Lücken in den Plänen vor der eigentlichen Migration komplett vermieden oder entdeckt und behoben werden können. Das Finden von Datensätzen, die Ihre Wellenmigration widerspiegeln, ist wichtig, um zu testen, wie effektiv der Plan sein wird.

6. Führen Sie den Migrationsprozess- und Zeitplan entsprechend durch

Um den höchsten Durchsatz zu erzielen, sollten Sie die Migration außerhalb der Hauptverkehrszeiten planen, d.h. in der Regel nachts und am Wochenende in Ihrer Region. Wenn Sie versuchen, während der Hauptverkehrszeiten zu SharePoint Online zu migrieren, führt dies nur zu einer Drosselung.

Darüber hinaus empfiehlt Microsoft, nicht mehr als 5.000 Migrationsanforderungen gleichzeitig zu übermitteln, da eine zu lange Warteschlange Ihre Migration verlangsamt. Achten Sie schließlich darauf, dass Sie Ihre Migrationsaufgaben abschließen, bevor Sie eine neue Anforderung hochladen.

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