Während einer Cloud-Migration kann es eine echte Herausforderung sein, den Überblick über Ihre Daten zu behalten. In unserem kostenlosen Webinar „Planning for Office 365: Managing Content During Your Migration“ erhalten Sie dazu wertvolle Ratschläge.


Jedes Jahr entscheiden sich mehr Unternehmen für den Umzug in die Cloud. Für alle, die noch nie mit einer Cloud-Migration zu tun hatten, kann dieser Prozess recht einschüchternd wirken – besonders, wenn es darum geht, die durchgehende Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Wir erklären Ihnen die Durchführung der drei wichtigsten Schritte einer konformen Cloud-Migration: Einschätzen, Verschieben und Verifizieren.

Einschätzen

Im ersten Schritt geht es darum, festzustellen, welche Daten Sie haben und wem Sie gehören. Die Visualisierung dieser Datenbestände ist nicht nur für Sie, sondern auch für Ihr übriges Team und etwaige Dritte hilfreich. Versuchen Sie beispielsweise, folgende Fragen zu beantworten:

  • Wie alt sind die Daten?
  • Welche Daten wollen Sie mitnehmen?
  • Wer sind die primären Dateneigentümer der Dateien, die Sie migrieren möchten?
  • Gibt es in Ihrem Unternehmen Richtlinien, die Fristen für die Aufbewahrungsdauer von Daten festschreiben (sehr verbreitet etwa im Gesundheits- und Finanzbereich)?

Diese verschiedenen Ebenen zu isolieren und Antworten auf jede dieser Fragen zu finden ist entscheidend. Die Tage gewaltiger Filesharing-Ordner, in denen Daten jahrelang unberührt herumlagen, sind vorbei. Sollten Sie derartige umfangreiche Datensätze haben, die in die Cloud verschoben werden müssen, ist die beste Vorgehensweise, die Inhalte zu untersuchen und jeden davon mit Klassifizierungsmarkierungen zu versehen. Auf diese Weise wissen Sie genau, welche Inhalte umzugsbereit sind und welche zurückgelassen oder an einen anderen Ort verschoben werden sollen.

Die inhaltliche Ebene genau zu untersuchen ist für eine Cloud-Migration unbedingt erforderlich. Das dauert zwar länger als ein bloßer „Lift and Shift“-Ansatz, bei dem Sie alle Inhalte auf einmal verschieben und erst im Anschluss untersuchen. Doch zunächst dateiweise vorzugehen und sich ein genaues Bild davon zu machen, was vorhanden ist, stellt den sichereren Plan dar.

Ein weiterer Punkt, den Sie beachten müssen, sind Berechtigungen; sollen diese übernommen werden? Wenn bestimmte Dokumentbibliotheken und Unterwebsites nicht die gleichen Berechtigungen übernehmen, wie die übergeordneten Bibliotheken und Websites, sind das Warnsignale. Das bedeutet, dass besagter Speicherort vom jeweiligen Team privat genutzt wurde.

Wenn nur Ihre Marketingchefin Zugriff auf eine bestimmte Unterwebsite in einer Marketing-Websitesammlung hat und die Berechtigung dafür nur einem Marketing-Manager gibt, sieht niemand sonst die Website oder kann darauf zugreifen. Was immer also auf dieser Website vor sich geht, muss allen anderen Benutzern verborgen bleiben. Zu beurteilen, welche Berechtigungen mit übernommen werden sollen, ist ein wichtiger Aspekt für den Schutz vertraulicher Daten.

Verschieben der Daten

Nach der Einschätzung müssen Sie sich für Ihren Migrationsansatz entscheiden. Migrieren Sie nach Abteilung oder Unternehmensbereich? Wie viel Vorlauf erhalten Ihre Mitarbeiter von Ihnen? Haben Sie einen Office 365-Champion benannt, der unter den Mitarbeitern für ein positives Klima in Bezug auf den Umzug sorgt? Je eher Sie Ihre Benutzer darüber informieren, dass das Unternehmen in die Cloud wechselt und je früher Sie Ihren Champion finden, der die frohe Botschaft von Office 365 für Sie verkündet, desto besser.

Abhängig von der Art des Unternehmens, für das Sie tätig sind, kann eine Cloud-Migration erfordern, dass bestimmte Daten vom Rest getrennt bleiben. Letztendlich hängt das davon ab, mit welcher Art Daten Sie arbeiten. Beurteilen Sie folgende Punkte:

  • Was befindet sich in den Dateien, die Sie verschieben?
  • Wer hat die Dateien erstellt?
  • Wo befanden sie sich ursprünglich?
  • Wie vertraulich sind sie?

Bei einem Intranet etwa, das für alle Benutzer öffentlich war, ist es in Ordnung, wenn die Daten weiterhin öffentlich sind. Was Sie allerdings besonders beachten sollten, sind spezielle Bereiche, in denen nur ganz bestimmte Personen arbeiten. Beispielsweise würde es keinen Sinn machen, Unterhaltungen zwischen Geschäftsführern auf eine öffentliche SharePoint-Website zu verschieben. Diese Daten sollten sicher abgeschottet bleiben.

Im Hinblick auf die Cloud-Migration ist es also wichtig festzustellen, welche Berechtigungen vor dem Umzug in der Umgebung Ihres Unternehmens vorliegen und zu bestimmen, wie die Berechtigungslage nach der Migration aussehen soll. In jedem Fall sollten Sie bestätigen, welche Inhalte vorhanden sind, eine Einschätzung dieser Inhalte vornehmen und entsprechend vorgehen.

Verifizieren

Abschließend kommen wir zu einem Punkt, dem häufig zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird: Sie sollten verifizieren, dass alle Inhalte Ihres Unternehmens erfolgreich verschoben wurden und dass die korrekten Berechtigungen vorhanden sind. Wenn Sie die Migration Ihrer Daten in Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter durchführen, braucht es nur eine einzige fehlende Datei, um das gesamte Migrationsprojekt fragwürdig erscheinen zu lassen. Mitarbeiter werden Zweifel äußern und Fragen stellen: „Wurden denn wirklich all unsere Inhalte verschoben? Was ist tatsächlich passiert? Warum fehlen uns Dateien?“

Häufig fehlen diese Dateien nicht, sondern wurden lediglich als Teil des Inhalts gekennzeichnet, der zurückgelassen werden soll. Aus diesem Grund ist eine gründliche Berichterstattung vor und nach der Migration unerlässlich. Bei AvePoint verwenden wir Power BI-Dashboards, um nach Unternehmensebenen, Dateieigentümern, Alter der Dateien und weiteren Faktoren zu filtern. All diese Informationen können bei der Ermittlung, ob Sie bestimmte Inhalte behalten müssen, sehr hilfreich sein.

Wenn die Aufbewahrung von Inhalten, die älter sind als fünf Jahre, für Sie beispielsweise ein Risiko darstellt, sollte das während der Planungsphase dargelegt und beachtet werden, damit im Nachhinein keine Verwirrung entsteht. Sollten Daten laut Rechtsabteilung nicht verschoben werden können, müssen sie zurückgelassen und entsprechend dokumentiert werden. Und wenn Sie alle Vorgänge durch Berichterstattung überwachen, ist es ein Kinderspiel, festzustellen, wer vor und nach der Cloud-Migration Zugriff auf vertrauliche Daten hatte.

Denken Sie daran, dass Ihre Migration das Fundament für Ihre dauerhafte Nutzung von Office 365 darstellen wird. Es ist mehr als wahrscheinlich, dass Sie nicht so schnell eine nächste Cloud-Migration in Angriff nehmen werden. Verschieben Sie schlechte Daten, erhalten Sie am Ende schlechte Daten. Anstatt also alles einfach mit einem Achselzucken und den Worten „Was soll schlimmstenfalls schon passieren?“ in die Cloud zu verschieben, sollten Sie sich Zeit nehmen, den Datenbestand Ihres Unternehmens zu durchforsten und den Umzug erst anschließend vorzunehmen. Indem Sie Standards für das Management des Datenlebenszyklus festlegen, können Sie einen Großteil der Risiken eindämmen, die wir alle vermeiden sollten.


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