In 5 Schritten zur erfolgreichen Microsoft 365-Migration

microsoft 365

Auch diese Beiträge können zum Erfolg Ihrer Microsoft 365-Migration beitragen:


Da die digitale Transformation heute im Mittelpunkt der Unternehmen steht, sehen wir immer mehr Fusionen und Übernahmen (M&A), da Unternehmen nach besseren Wachstumsmöglichkeiten streben.

In einem unserer aktuellen Webinare mit dem Titel „One Team, One Dream, One Collaboration Environment“ erläutern AvePoints Migrationsexpertinnen Mary Leigh Mackie und Kate Faaland Best Practices für die Migration zu Microsoft 365, mit denen Sie Ihre Fusions- und Übernahmetätigkeit und deren Bewertungen optimieren können, um das Wachstum Ihrer Organisation zu unterstützen. In diesem Beitrag erhalten Sie eine detaillierte Zusammenfassung!

Aktuelle Mergers & Acquisitions

Obwohl die Transaktionstätigkeit während der Pandemie ein wenig rückläufig war, ist das Wachstum im M&A-Bereich in letzter Zeit deutlicher spürbar, was sich an der überdurchschnittlichen Deal-Aktivität und dem Volumen im letzten Quartal 2020 im Vergleich zum Vorjahr zeigt.

Tatsächlich geht aus einer von PwC durchgeführten Umfrage hervor, dass 76 % der Unternehmensleiter jetzt mehr Ressourcen für die Datenanalyse bereitstellen:

  • Datenanalytik
  • Automatisierung
  • Cloud-Lösungen
  • Kundenerfahrung
  • Produkt- und Servicetransformation

Zusätzlich planen 53 % aller Unternehmensleiter, zentrale strategische Ziele durch stärkere Fusions- und Übernahmeaktivitäten zu erreichen.

Was also macht M&A zu einer solch attraktiven Option für Wachstum?

Der Wert von M&A: Wachstum

Wir alle wissen, dass jedes Projekt mit Risiken verbunden ist, doch die Aussicht auf den daraus resultierenden Gewinn treibt uns dennoch voran. Im Fall von Mergers und Acquisitions tragen üblicherweise die folgenden Faktoren zur Realisierung des Werts eines Zusammenschlusses bei:

  1. Steigerung des Reingewinns/Kosteneinsparungen
  2. Wachstumssteigerung (neue Umsätze)
  3. Wirkungsmultiplikatoren

Es ist allerdings kein Geheimnis, dass M&A ihr Wachstumsversprechen nicht immer erfüllen. In vielen Fällen scheitern sie, was die Erreichung der angestrebten Umsatz- und Kostenziele anbetrifft. Das kann unterschiedliche Gründe haben, von denen wir hier beispielhaft einige anführen wollen:

Abgesehen von diesen Gründen tragen allgemeine Unterbrechungen – wie z. B. rechtliche Aspekte, die sicherstellen, dass die Fusion konform bleibt, und Unsicherheiten, die das Geschäft stören – zu den allgemeinen Herausforderungen bei, denen sich Unternehmen gegenübersehen.

Aber als IT-Profis ist es unsere Aufgabe, diese Übergänge so zu gestalten, dass sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen und letztendlich unsere Anforderungen erfüllen. Demzufolge ist es entscheidend, dass wir diese Störungen im Auge behalten, um die Realisierung des wahren Wert- und Wachstumspotenzials von M&A besser realisieren zu können.

Start Ihrer Microsoft 365-Migration

1. Discovery

Wir können nicht genug betonen, wie entscheidend eine gute Discovery ist, um Ihre Migration weniger schmerzhaft zu gestalten

Wenn wir über Migration sprechen, wird Discovery meist mit Inhalten gleichgesetzt. Aber zur Discovery gehört so viel mehr als die Dokumente, die in unseren Systemen leben. Bei der Discovery geht es auch um Geschäftsprozesse, Workflows, Einstellungen, Berechtigungen, Nutzer und Lizenzen, und die Berücksichtigung all dieser Parameter ist der Schlüssel zum späteren Erfolg.

Discovery-Tools

Als vertrauenswürdiger Anbieter von Migrationslösungen mit 20 Jahren Erfahrung hat AvePoint Lösungen entwickelt und entwickelt sie auch weiterhin, um die Migration für Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen wesentlich reibungsloser zu gestalten. Hier sind einige AvePoint-Tools, die Sie zur Optimierung Ihres Discoveryprozesses verwenden können:

Elements PRO für die Konfigurationserkennung: Elements PRO befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Es hilft Anwendern dabei, einen Blick auf ihren Microsoft 365-Tenant zu werfen und die Einstellungen in den verschiedenen Admin-Centern von Microsoft 365 wie InTune, AD, SharePoint, Teams usw. zu verstehen, damit Sie einen Überblick über Ihre Konfigurationen haben.

Elements PRO ermöglicht es Ihnen, gute Geschäftsentscheidungen zu treffen, indem Sie vergleichen, kontrastieren und eine Lückenanalyse durchführen können, um den besten Ansatz für die Zusammenführung Ihrer Tenants zu bestimmen.

Cense für die Lizenzerkennung: Cense ist eins von AvePoints neuesten Tools. Es ist in der Lage, die Verwendung Ihrer Lizenz festzustellen, d. h. was Ihre Nutzer haben und nicht haben, was sie verwenden und was sie brauchen.

Wenn Sie nachvollziehen können, wie Ihre Lizenz verwendet wird, erlaubt Ihnen das die Entwicklung strategischer Pläne für die bessere Allokation Ihres Lizenzbudgets. Davon profitieren alle Nutzer und im Endeffekt Ihre gesamte Organisation.

FLY und PI für die Erkennung von Inhalten: Bei FLY handelt es sich um eines unserer wichtigsten Migrationstools für Microsoft 365. Es unterstützt Nutzer nicht nur bei der Durchführung, sondern bereits bei der Planung der Microsoft 365-Migration, was auch die Erkennung von Inhalten einschließt und dafür sorgt, dass Ihre Endanwender sich ganz ohne große Betriebsstörungen in die neue Umgebung eingewöhnen können.

In Fällen, in denen Sie risikoreiche, sensible Daten haben, bei denen Sie unschlüssig sind, ob Sie sie übertragen wollen, helfen Ihnen Policies und Insights, diese zu entdecken und eine sicherere Migration zu planen.

2. Planung

Nachdem Sie die Discovery abgeschlossen und Ihren Ausgangszustand ermittelt haben, müssen Sie Ihr weiteres Vorgehen planen. Denken Sie daran: Je ausführlicher Sie bei der Discovery vorgegangen sind, desto besser können Sie planen, da Ihnen mehr Informationen zur Ausarbeitung zur Verfügung stehen. Als Hilfestellung können Sie sich folgende Fragen stellen.

Basierend auf dem Ergebnis Ihrer Discovery:

  • Ist ihre Quellumgebung bereit?
  • Wo liegen die Lücken und wie füllen Sie diese?
  • Wer zieht zuerst um?
  • Wie sieht es mit dem Durchsatz aus?
  • Wie lang sind Ihre Sprints?

Bei der Planung der Übernahme gibt es einige Erwägungen, die Sie anstellen sollten, um den Ablauf Ihrer Migration besser planen zu können:

Organisatorischer Reifegrad

Bevor Sie sich mit dem künftigen Zustand Ihrer zusammengeführten Umgebungen befassen, sollten Sie sich mit dem Zustand Ihrer aktuellen Umgebung auseinandersetzen. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Wie ausgereift sind Ihre organisatorischen Prozesse?
  • Wie gut verstehen Sie Ihre Daten und die Zusammenarbeit?
  • Was erlebt das Team im Verlauf der Migration?
  • Verstehen wir, wie unsere Nutzer arbeiten?

 Kosten und Komplexität

In der Regel haben Unternehmen es sehr eilig, Fusionen abzuschließen. Zu den Gründen zählen beispielsweise die Kosten, die für zwei Lizenzen zu zahlen sind. Neben den Kosten müssen Sie allerdings auch darüber nachdenken, wie Sie zwei unterschiedliche Umgebungen zu einer zusammenführen. Das ist aufgrund der Unterschiede in den Richtlinien und Governance-Protokollen zwischen diesen Umgebungen oft sehr komplex.

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3. Kommunikation

Wann immer Sie Projekte implementieren, die sich auf Ihre Nutzer auswirken, ist es unerlässlich, dass Sie versuchen, Störungen auf ein Minimum zu beschränken.

Besonders bei Migrationsprojekten ist Change Management extrem wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Rolle in dem Plan versteht und dass Ihre Anwender über diese Änderungen informiert sind. Damit sind sie vorbereitet und wissen, was aus welchen Gründen auf sie zukommt, was wiederum Ihre Chance auf deren Akzeptanz deutlich erhöhen wird. Das ist das Geheimnis für einen nahtlosen Übergang und der Schlüssel, um Ihre internen Stakeholder zu gewinnen.

Für ein gutes Change Management ist die Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Finden Sie heraus, wie Ihre Anwender am besten arbeiten und was für sie der richtige Ansatz ist. Setzen Sie Videos, E-Mail-Rundschreiben, Townhall-Meetings ein – all diese Maßnahmen werden einen entscheidenden Beitrag zur Eroberung der Herzen und des Verstands Ihrer Nutzer leisten!

4. Umzug

Jetzt, wo Sie mit der Erkundung und Planung fertig sind – Sie wissen, in welchem Zustand Sie sich befinden, Sie haben einen Plan, was Sie während der Migration tun werden, Sie haben Ihre Nutzer informiert – ist es Zeit für die Durchführung der Migration.

Dieser Zeitpunkt eignet sich am besten, um über Verbesserungen zur Optimierung Ihrer neuen, konsolidierten Umgebung nachzudenken, von denen Ihre gesamte Organisation profitiert.

Doch bevor wir über Best Practices für die Microsoft 365-Migration sprechen, befassen wir uns zunächst mit den Herausforderungen, die nicht nur bei der Migration von Teams, sondern ganz allgemein auftreten können:

Die folgenden Best Practices helfen Ihnen dabei, diese Herausforderungen zu meistern und den Übergang reibungsloser zu gestalten:

Inkrementeller Ansatz oder „Big Bang“

Die Migration ist eine Herausforderung, deshalb ist die Verwendung der richtigen Tools der Schlüssel. Es ist sehr ratsam, mit Experten zu sprechen, um ein besseres Gefühl für Ihre Strategie zu bekommen. Macht eine inkrementelle Ausführung Sinn? Obwohl das in aller Regel der Fall sein wird, kann es abhängig von den verwendeten Tools manchmal etwas schwierig werden.

Exchange-Migrationen sind schwierig. Es kann zu Überschneidungen zwischen dem kommen, was Nutzer jetzt verschieben und was sie später verschieben. Auch der Umgang mit der Koexistenz beider Systeme kann eine Herausforderung darstellen.

„Best Practice“-Tools

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Migration ist das Migrationstool selbst. Die Migration ist ein schwieriger und risikoreicher Prozess, und Sie müssen Vertrauen in das Tool haben, das Sie für das Projekt verwenden.

Die Auswahl eines Tool-Anbieters, der das Microsoft-Ökosystem wie seine Westentasche kennt und das Tool entsprechend optimiert, um den Durchsatz zu erhöhen, ist entscheidend. Ein Tool, das genau nachvollziehen kann, wie Microsofts Produkte aufgebaut sind und wie sie sich verändern, ist Ihre beste Wahl.

Von der Planung Ihrer Migration außerhalb der Arbeitszeiten bis zur Nutzung der von Microsoft genehmigten APIs und der Einhaltung der von Microsoft empfohlenen Best Practices ist FLY von AvePoint in der Lage, die individuellen Migrationsanforderungen einer Organisation zu erfüllen.

Überwachung und Berichterstattung

Zu den Best Practices bei der Microsoft 365-Migration gehört auch, den derzeitigen Verlauf des Projekts gut im Griff zu haben. So behalten Sie nicht nur vorzunehmende Verbesserungen oder zu behandelnde Risiken im Auge, sondern können Ihrer Geschäftsleitung auch den Fortschritt des Projekts besser verdeutlichen.

Im Hinblick auf umfangreiche Berichterstattung macht AvePoint die Migrationsdatenbank zum Bestandteil des Tools. Dank dieser erhalten Sie einen detaillierten Bericht über Ihr Migrationsprojekt. Zusätzlich können Sie Power BI einsetzen, um Ihre Berichte anzupassen, damit Ihre Geschäftsleitung und Ihr Team die Projektübersicht besser nachvollziehen können und wissen, wie es um das Projekt steht, ob es gut läuft, was bereits verschoben wurde und was noch aussteht.

Umgang mit Ausnahmen

Eine der Herausforderungen beim Thema Migration zeigt sich, wenn man Dinge findet, die möglicherweise nicht verschoben werden oder Beschränkungen unterliegen, sodass man anders mit ihnen umgehen muss. Hier müssen Sie sich ein genaues Bild davon machen, um was für Elemente es sich handelt, warum die Ausnahme aufgetreten ist und wie Sie das Problem letztlich beheben können.

5. Nach der Migration

Mit der Migration aller Inhalte in Ihre neue, konsolidierte Umgebung ist das Projekt noch nicht abgeschlossen. Wie steht es um die Benutzerakzeptanz? Wie machen Sie das Beste aus Ihrer Investition, in die Sie gerade enorme Zeit, Mühe und Geld investiert haben? Jetzt, da Sie Ihre beiden Systeme zusammengeführt haben, stellt sich außerdem die Frage, wie Sie die neue Umgebung optimieren, um den größtmöglichen Mehrwert für Nutzer und Unternehmen zu erzielen.

Fortlaufende Überwachung, Überprüfung von Restbeständen, Außerbetriebnahme, Handhabung und Sicherstellung, dass Sie die Lizenz aus Ihrem Quellbereich abschalten – all das muss nach der Migration erledigt werden.

Außerdem müssen Sie natürlich Konfigurationen, Einstellungen und Ihre neuen Lizenzen einrichten.

Policies and Insights

Häufig werden beim Zusammenführen zweier Organisationen zwei ganz unterschiedliche Grade organisatorischen Reife konsolidiert. Richtlinien, Kontrollen und Berechtigungen können völlig unterschiedlich sein. Diesen Punkt müssen Sie stets im Hinterkopf behalten und ein Tool einsetzen, das mit verschiedenen methodischen Ansätzen zur Zusammenführung beitragen kann.

Mit PI geben Sie Ihren Nutzern die Möglichkeit, bessere Entscheidungen für ihre Zusammenarbeit zu treffen (z. B. im Hinblick auf die Erstellung von Teams) und stellen anhand von Richtlinien gleichzeitig sicher, dass diese immer im Einklang mit den Zielen Ihrer Organisation stehen. Zudem können Sie mithilfe der Automatisierungsfunktionen von PI grundlegende Funktionen automatisieren und dadurch besser die Kontrolle über Ihre Organisation behalten, während sich Ihre Nutzer eingewöhnen.

Was gibt es noch?

Allen, die besser nachvollziehen möchten, was in mehreren Organisationen oder Abteilungen einer Organisation passiert (vielleicht, weil Sie mehrere Tenants überwachen oder verwalten), empfehlen wir unsere Lösung Elements PRO, die Sie bei detaillierten Discovery- und Planungsprozessen unterstützt.

Wie bereits erwähnt, haben wir nun auch ein weiteres neues Tool im Programm, das Ihnen die Verwaltung Ihrer Lizenzen erleichtert: Cense!

Mehr über diese Tools erfahren Sie hier oder von Ihren AvePoint-Agenten!

Weiterführende Ressourcen!

Zugriff auf weitere nützliche Ressourcen wie beispielsweise spezifische Blog-Inhalte zum Thema Mergers und Acquisitions erhalten Sie mit AvePoints M&A Concierge über AvePoint Online Services.

Gerne können Sie auch unter sales@avepoint.com einen Beratungstermin mit unserem Serviceteam vereinbaren oder eine Demo anfordern.


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