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Es liegt in der Natur der Sache, dass die mit der Zusammenführung zweier Unternehmen verbundene Logistik ziemlich komplex sein kann. Das gilt auch für die Migration von Daten in Office 365 oder die Zusammenführung von Tenants. Daten und Benutzer können im entstehenden Trubel leicht verloren gehen, wenn nicht von Anfang an richtig geplant und ein angemessenes Validierungsverfahren eingeführt wird. Dieser Artikel gibt Ihnen eine kurze Anleitung für die Office 365 Migration während einer Fusion oder Übernahme, damit Ihr Migrationsprozess so reibungslos wie möglich ablaufen kann.

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Identifizieren

Das Wichtigste zuerst: Als Administrator entscheiden Sie, welcher Tenant wohin verschoben wird. Überprüfen Sie all Ihre bestehenden Lizenzen bei Microsoft. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Welche Lizenzen haben Ihre Benutzer?
  • Welche Microsoft-Workloads verwenden Ihre Benutzer (Teams, Gruppen, SPO, EXO usw.)?
  • Sind in Ihrem Ziel-Tenant die gleichen Workloads und die entsprechenden Lizenzen vorhanden?

Der nächste Schritt ist die Auswahl eines geeigneten Migrationstools und die Durchführung einer Vorab-Datenermittlung. Durch die Datenermittlung vor der Migration verschaffen Sie sich einen Eindruck davon, wie viele Inhalte vorliegen, mit welcher Art von Inhalten Sie es zu tun haben und wie „frisch“ Ihre Daten sind. Basierend auf diesem ersten Eindruck können Sie Ihre Umgebung näher betrachten und festlegen, was verschoben werden soll, wie viel verschoben werden soll und wohin es verschoben werden soll.

Zu den wichtigsten Faktoren, die bei einer Office 365 Migration im Rahmen einer Fusion oder Übernahme beachtet werden müssen, gehören die Benennungsrichtlinien der beiden Umgebungen. Ein gutes Migrationstool wird Ihnen den Import von Namen und die Anpassung während der Verschiebung der Daten ermöglichen. Allerdings müssen Sie auch sicherstellen, dass Sie eine gute Vorstellung von der Domänenstruktur der Quelle und dem möglichen Erscheinungsbild am Zielort haben.

Stellen Sie sich beispielsweise folgende Fragen: Möchten Sie, dass Benutzer aus der alten Domäne die gleichen Titel haben wie in dieser? Wechseln Sie bloß den Domänen-Namen in ihren E-Mail-Adressen, sodass z. B. aus @ABC.com nach der Migration @XYZ.com wird? Wie sieht es mit Service-Konten aus? Verschieben Sie alle Benutzer oder nur aktive Angestellte?

Stellen Sie Verbindungen her

Eine Verbindung zu Ihrem Quellsystem zu haben, ob es nun Office 365 oder ein anderes System ist, ist unverzichtbar. Über eine solche Verbindung können Sie sicherstellen, dass Ihre Vorab-Datenermittlung alles vollständig erfasst. Darüber hinaus müssen Sie eine Verbindung zum Zielsystem herstellen, über welche die Migration Ihrer Inhalte in den neuen Tenant erfolgt. Über diese Verbindungen muss der gesamte Zugriff auf Quelle und Ziel möglich sein, der benötigt wird.

Wir empfehlen für Migrationen zu/aus Office 365 die Verwendung eines App-Profils. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie MSFT-Best-Practices einhalten und Ihre Daten so effizient und schnell wie möglich verschieben. Konfigurieren Sie zusätzlich ein Service-Konto, um für den Ausnahmefall gerüstet zu sein, dass bestimmte Dinge nicht über das App-Profil abgerufen werden können.

Planen

Nun wird es Zeit, einen Plan zu entwerfen, wie Sie Benutzer überführen und Inhalte verschieben wollen. Natürlich ist beim Wechsel zwischen Tenants ein gewisses Benutzermanagement nötig. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihre Benutzer eines Tages zur Arbeit kommen und feststellen, dass sämtliche Dokumente in einen neuen Tenant verschoben wurden, ihre E-Mail-Adresse eine andere ist und Workloads fehlen oder hinzugekommen sind. Das wesentliche Ziel der Migrationsplanung ist es, Störungen für Ihre Benutzer zu vermeiden und ihnen das Gefühl zu vermitteln, gut auf den Wechsel vorbereitet zu sein.

Nehmen wir die Kompatibilität von Apps zwischen verschiedenen Tenants als Beispiel. Wenn das Unternehmen, das Ihre Organisation übernommen hat, Microsoft Teams verwendet, Ihre Organisation aber bislang nicht, müssen Ihre Benutzer unbedingt und in vollem Umfang in allen neuen Workloads geschult werden, die ihnen nach der Fusion/Übernahme zur Verfügung stehen. Sollte man sie mit neuen Governance-Regeln vertraut machen müssen, dann versuchen Sie, diese so früh wie möglich einzuführen, um den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten.

Und was ist mit dem umgekehrten Fall, wenn Ihre Organisation eine App verwendet hat, die das andere Unternehmen nicht nutzt? Was passiert nach der Zusammenführung der Unternehmen mit diesen Daten? Ob Sie sich nun entscheiden, sie zu archivieren, online zu speichern oder in Ihren Ziel-Tenant zu überführen – Sie sollten von Anfang an einen Plan für den Umgang mit solchen Migrationshürden haben.

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Sobald Sie einen Plan entwickelt haben, wie Sie Benutzer und ihre Inhalte verschieben wollen, empfehlen wir, zunächst im Rahmen einer vollständigen Office 365 Migration den gesamten Inhalt in die Zielumgebung zu verschieben. Anschließend sollten Sie eine Übergangsphase einplanen, in der es Überschneidungen geben kann und Benutzer Zugriff auf beide Tenants haben. Dann können Sie schrittweise alles Liegengebliebene migrieren oder etwaige Veränderungen übernehmen, bevor die Benutzer vollständig zum neuen Tenant wechseln.

Dies ist häufig ein allmählicher Prozess, der oft in Gruppen vollzogen wird. Abhängig von der Größe der Fusion oder Übernahme ist meine Empfehlung, ihn abteilungsweise durchzuführen. Starten Sie zunächst eine Pilotphase mit ein paar wohlgesonnenen Mitarbeitern, die bereit sind, gemeinsam mit Ihnen alles zu testen.

Verschieben

Es kann bei einigen Migrationsaufträgen vorkommen, dass nicht alle Daten beim ersten Versuch vollständig übertragen werden. Daher ist es besonders wichtig, alle Aufträge zu analysieren, die nicht vollständig abgeschlossen wurden (d. h. Aufträge, die mit Ausnahmen beendet wurden oder einfach fehlgeschlagen sind). Diese Ausnahmen und Fehler können auf verschiedene Faktoren zurückzuführen sein, beispielsweise:

  • Verbindungsprobleme
  • Dateitypen
  • Größenbegrenzungen
  • API-Beschränkungen (wahrscheinlich nur auf der Quellseite)
  • Und mehr

Es ist empfehlenswert, sich ein vollständiges Bild von allen Einschränkungen zu machen, die sowohl auf Quell- als auch auf Zielseite beschrieben werden. Häufig liegen diese außerhalb Ihrer eigenen Kontrolle oder der des Anbieters Ihres Tools. Auf diese Weise können Sie zu Beginn Ihres Migrationsprojekts den Erwartungsrahmen für das Management setzen.

Betrachten Sie den „Umzug“ als Dauerschleife, bis das Projekt abgeschlossen ist, und planen Sie unbedingt mit ein, dass für manche Inhalte mehrere Versuche erforderlich sind, bis alles vollständig verschoben wurde. Inhalte werden sich ständig verändern, solange Benutzer aktiv sind, und das ist auch völlig in Ordnung!

Bevor Sie angeben, dass die Office 365 Migration komplett durchgeführt wurde, sollten Sie sicherstellen, dass alle Inhalte, die verschoben werden können, auch erfolgreich mitgenommen wurden. Externe Berichterstattungstools können helfen, indem sie Ihnen unmittelbar verraten, was verschoben wurde und was nicht.

Validieren

Schließlich sollten Sie alles Übertragene stets validieren und sämtliche im Verlauf der Übertragung aufgetretenen Fehler überprüfen. Ein solcher Validierungsprozess hilft Ihnen dabei, alles zu identifizieren und zu bearbeiten, was möglicherweise durch die Maschen geschlüpft ist, und verbleibende inkrementelle „Nachmigrationen“ durchzuführen, die noch erledigt werden müssen.

Hinweis: Dieser Prozess läuft umso reibungsloser, wenn Sie Benutzer darin schulen, nach der Office 365 Migration ihre eigenen Daten zu validieren. Das gilt besonders dann, wenn es zu Datentransformationen gekommen ist.

Häufige Fallen, in die Sie nicht tappen sollten

Keine Planung des Änderungsmanagements mit Ihren Benutzern

Ich möchte noch einmal betonen, dass Sie Ihre Benutzer nicht einfach über Nacht verschieben sollten, ohne dass diese vorher darüber informiert wurden. Das kann sie überrumpeln und die Anpassung an den neuen Tenant umso schwieriger machen. Wenn Benutzer zur Arbeit kommen und scheinbar aus dem Nichts neue Workloads aufgetaucht sind, mit denen sie bislang nichts zu tun hatten, oder wenn plötzlich ein Workload fehlt, an den sie gewöhnt sind, sorgt das nur für Probleme.

Aus diesem Grund sind der richtige Umgang mit Ihren Benutzern und die Planung Ihrer Office 365 Migration so wichtig. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei jeder Migration ist es, die Unterbrechungen im Arbeitsalltag Ihrer Benutzer so gering wie möglich zu halten. Und wenn sie wissen, dass Ihre Kollegen von der Technik auf diesen Punkt achten, kann alles viel reibungsloser ablaufen!

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Nicht ausreichend Zeit einplanen, um alles zu migrieren

Die Migration von Inhalten sollte niemals während der Arbeitszeiten durchgeführt werden. Planen Sie die Migrationsaufträge idealerweise so ein, dass sie über Nacht oder am Wochenende durchgeführt werden. Das entspricht nicht nur den Best Practices von Microsoft, sondern verhindert auch, dass die Tenants Ihrer Benutzer während des Arbeitstages auf Maximalkapazität laufen. Von diesem Punkt ausgehend ist es wichtig, zu ermitteln, wie lange die Vorgänge innerhalb dieser Grenzen tatsächlich dauern werden. Wenn Sie beispielsweise 100.000 Arbeitnehmer migrieren müssen, innerhalb welches Zeitrahmens können Sie das realistischerweise schaffen? Umfangreiche Migrationen in kurzen Zeiträumen durchführen zu wollen, kann verschiedene negative Auswirkungen haben:

  • Störungen für die Benutzer
  • Ein langsamerer Tenant, wenn die Bandbreite zu sehr eingeschränkt wird
  • Potenziell „vergessener“ Inhalt, wenn nicht genug Zeit zur Behebung von Fehlern oder für die Durchführung einer Validierung bleibt
  • Nicht genug Vorlauf für die Vorbereitung von Benutzern auf Neuerungen oder bevorstehende Ereignisse
  • Und so weiter

Sollte Ihre Frist knapp bemessen sein, sollten Sie zunächst Daten mit hoher Priorität und ausschließlich tatsächlich erforderlichen Daten (d. h. als „aktiv“ betrachtete Inhalte) den Vorzug geben.

Die Office 365 Migration im Zuge einer Fusion oder Übernahme kann sehr kompliziert sein. Daher hoffe ich, dass dieser Artikel den Prozess für Sie etwas reibungsloser hat laufen lassen. Und da wir gerade beim Thema Migration sind: Haben Sie sich schon Gedanken darüber gemacht, wie Sie mit dem schrittweisen Zustrom neuer Benutzer umgehen werden? Was tut das übernehmende Unternehmen, um sicherzustellen, dass die übernommenen Mitarbeiter, Inhalte und Workloads auch mit seinem Governance-Plan auf einer Linie sind?

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