Cloud-Konsolidierung in Microsoft 365 – 3 wichtige Schritte

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Alles über die Cloud-Konsolidierung zu Microsoft 365 erfahren Sie in unserem E-Book Consolidating Cloud Services and Fully Leveraging Microsoft 365


Wir haben ausführlich beleuchtet, was an der Cloud so großartig ist und wie Cloud-Dienste für Organisationen in aller Welt die Grenzen des Möglichen verschoben haben. Jetzt haben wir es allerdings mit einer wuchernden Ausbreitung der Cloud zu tun, der wir entgegenwirken müssen, bevor sie die vielen Errungenschaften, die durch Cloud-Dienste möglich sind, zunichte macht.

Zu diesem Zweck haben wir uns näher mit dem Konzept der Cloud-Konsolidierung befasst und die Vorteile aufgeführt, die strategische Entscheidungen im Hinblick auf Cloud-Dienste mit sich bringen. Kostenersparnis ist nur einer davon – und in vielerlei Hinsicht der am wenigsten bedeutsame.

Im nächsten Abschnitt befassen wir uns mit den praktischen Aspekten. Wie können wir die Anzahl der verwendeten Cloud-Dienste mit Microsoft 365 als strategische Zielplattform konsolidieren?

Entdecken Sie die Möglichkeiten der Cloud-Konsolidierung

Der erste Schritt besteht darin, sich mit dem Umfang der genutzten Cloud-Dienste vertraut zu machen.

Während die meisten Organisationen eine Multi-Cloud-Strategie in Bezug auf genehmigte Cloud-Dienste verfolgen, bleibt das Ausmaß der genutzten Schatten-IT oft verborgen. Dabei gibt es vielleicht einige Dutzend genehmigte Dienste, aber die Zahl der ungenehmigten Dienste kann Hunderte oder Tausende betragen.

Verwenden Sie automatisierte Discovery-Tools, um eine Bestandsaufnahme aller derzeit genutzten Dienste zu erhalten. CASBs (Cloud Access Security Broker) wie Microsoft Cloud App Security sowie Endpunkt-Audit-Tools helfen Ihnen bei diesem Vorhaben.

Nutzen Sie Microsoft Cloud App Security, um Schatten-IT aufzuspüren.

Wenn Ihre Organisation Zugriff zu bestimmte Funktionen zur Bestandsaufnahme von Software-Assets hat, sehen Sie, was Sie damit herausfinden können. Halten Sie Ausschau nach beliebten Lösungen, deren Funktionen sich mit denen von Microsoft 365 überschneiden. Einige davon wurden bereits früher in diesem E-Book aufgeführt, z. B. Slack, Box, DropBox und WebEx.

Die automatische Discovery muss jedoch in der Regel durch manuelle Eingriffe ergänzt werden. Dazu gehören Gespräche (oder Umfragen) mit Geschäftsgruppen und Teams über die Cloud-Dienste (und auch die On-Premises-Anwendungen), mit denen sie ihre Arbeit erledigen.

Denken Sie daran, dass Sie nicht nur auf der Suche nach Cloud-Collaboration-Software sind, sondern dass sich Prozess und Funktionalität überschneiden. Beispielsweise tauchte die Telefonrechnung von AvePoint im Budget nicht als Cloud-Dienst auf – doch indem wir die Telefone durch Microsoft Teams ersetzten, konnten wir erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Auch der Entwicklungsprozess Ihrer eigenen Mobile-App erscheint nicht als regelmäßiger Cloud-Kostenfaktor und dennoch können Sie mit PowerPlatform beachtliche Einsparungen erzielen.

Entwickeln Sie eine Referenz-IT-Architektur für Cloud-Dienste

Überprüfen Sie auf Grundlage der Erkenntnisse aus Schritt 1, welche der aktuell verwendeten Dienste strategische Bedeutung für Ihre Organisation haben und was der Grund dafür ist. Es ist möglich, dass Sie eine Sammlung von Sub-Cloud-Diensten entdecken, die alle eliminiert werden müssen, um eine neue Strategie zu ermöglichen.

Faktoren des strategischen Mehrwerts sind beispielsweise die angebotenen Vorteile, die Verbindung mit ergänzenden Diensten (zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeiter) und die Reife der verfügbaren Sicherheits- und Compliance-Fähigkeiten.

AvePoint steht Organisationen bei der Cloud-Konsolidierung als strategischer Berater zur Seite und wir empfehlen nachdrücklich, dass an der Entwicklung dieser Architektur nicht nur die IT, sondern auch andere Geschäftsbereiche beteiligt sind. Aus dieser gemeinsamen Arbeit kann großer Mehrwert entstehen.

Während Geschäftsmanager wahrscheinlich eine Schulung benötigen, um die Möglichkeiten von Microsoft 365, die über E-Mail und die Verwendung des Kalenders in der Cloud hinaus gehen, zu erkennen, muss die IT ihrerseits von den Geschäftsbereichen über Geschäftsszenarien (Anwendungsfälle), Anforderungen und Präferenzen geschult werden.

Das Ergebnis von Schritt 2 ist eine Liste von Cloud-Diensten, die weiterhin genutzt oder als neue Dienste eingeführt werden, zusammen mit einer Liste von Diensten, die eliminiert werden müssen.

Festlegung des Business Case und der Anforderungen für die Konsolidierung

Bereiten Sie den Business Case für die Cloud-Konsolidierung vor, indem Sie ein Bild des aktuellen Zustands dem idealen zukünftigen Zustand gegenüberstellen. Art und Umfang Ihres Business Case hängen davon ab, wie groß die vorgeschlagenen Veränderungen für die Cloud-Dienste Ihrer Organisation sind, wie viel Zeit und Kosten die Konsolidierung in Anspruch nimmt und wie stark die zu erwartende Akzeptanz sein wird.

Eine Cloud-Konsolidierung bringt kurz- und langfristige Vorteile mit sich. Es ist absehbar, dass einige der Vorteile, die wir in diesem E-Book beleuchtet haben, innerhalb Ihrer Organisation mehr Anklang finden werden als andere.

Zudem müssen Kosten eingeplant werden, etwa für die Gebühren von Cloud-Diensten, Unterstützung durch Berater und Migrationstools zum Verschieben der erforderlichen Daten auf die strategische Zielplattform Ihrer Wahl. Der Zeitrahmen für die Durchführung von Änderungen sollte im Business Case ebenso umrissen werden wie Ihr Plan für eine nachhaltige Akzeptanz (ein Thema, zu dem wir jede Menge Material für Sie haben).

Viele Anbieter – einschließlich AvePoint- bieten eine kostenlose Beratung zur Migrationserkennung an, um Ihre Umgebung zu scannen und eine genaue Schätzung des mit der Datenmigration verbundenen Zeit- und Kostenaufwands zu erstellen. Diese Vorarbeit kann von unschätzbarem Wert sein, wenn dabei verborgene Stolperdrähte für Ihre Daten oder schwierig zu migrierende Workflows zum Vorschein kommen.

Das Migrationstool AvePoint FLY kann Unterhaltungen aus Kanälen in Slack oder anderen Teams-Tenants migrieren.

In dieser Phase sollten Sie sich Gedanken über Ihre Migrationsanforderungen machen. Die wichtigsten Anforderungen, die es zu berücksichtigen gilt, sind die Gewährleistung der vollen Originaltreue der Daten, aller zugehörigen Metadaten und die Möglichkeit, die Auswirkungen auf die Organisation zu minimieren.

Wenn Sie beispielsweise von Slack zu Microsoft Teams migrieren, sind in den langfristig bestehenden Chat-Kanälen wahrscheinlich wichtige Kontext- und Geschäftsdaten enthalten. AvePoint FLY ist einer der wenigen Anbieter, der in der Lage ist, diese Daten vollständig den Team-Channel-Gesprächen zuzuordnen und zu migrieren. Wir haben dies bereits erfolgreich für mehrere Organisationen getan.

Sollte Ihre Organisation sehr groß oder die Migration sehr komplex sein und mehrere Länder oder Tenants umfassen, sollten Sie möglicherweise Migrationsservices in Anspruch nehmen, um die Auswirkungen, die der Endnutzer zu spüren bekommt, so gering wie möglich zu halten.

Für den Anfang finden Sie im hier eine nützliche Anleitung!


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