Sie sind bereit für den nächsten Schritt und möchten nach Office 365 migrieren? Werfen Sie einen Blick in unsere Checkliste.

Office 365 Migration Checkliste


Beim Gedanken an ein Migrationsprojekt fühlen sich so manche überwältigt. Und die gefühlte Komplexität nimmt noch zu, wenn es darum geht, einen Plan für die Migration auf Office 365 zu erstellen – eines der großen aktuellen Gesprächsthemen am Cloud-Markt.

Aber keine Sorge, mit diesem Post möchten wir Ihnen keine Angst machen!

Ganz im Gegenteil: Die Office 365-Migration ist ein spannendes, vielversprechendes Projekt und wir möchten sicherstellen, dass Sie von einer optimalen Ausgangsposition aus starten. In diesem Post werden Best Practices erläutert, die Ihnen helfen, einen Plan für die Migration auf Office 365 auszuarbeiten, der fünf Schritte umfasst, die jeder für sich einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des Gesamtprojekts leisten.

Los geht‘s mit Schritt 1.

Schritt 1 des Plans für die Office 365-Migration: Identifizierung und Evaluierung

Die Phase der Identifizierung und Evaluierung bildet die Grundlage für den Erfolg Ihrer Office 365-Migration, da Sie einen Überblick über das volle Potenzial ermöglicht, das für Ihre Organisation mit Office 365 und SharePoint Online verbunden ist.

In dieser Phase haben Sie die Gelegenheit, sicherzustellen, dass nur Daten migriert werden, die wirklich nützlich sind, nach wie vor aktiv genutzt werden und in der Cloud gespeichert werden können. Ziel ist es, dafür zu sorgen, dass nur für die Cloud geeignete, missionskritische Inhalte auf das neue System übertragen werden.

Sie fragen sich vielleicht, warum Sie noch vor der Planung und Budgetierung Zeit und Geld in diese Phase investieren sollten.

Die kurze Antwort lautet: Wenn Sie keine anfängliche Evaluierung durchführen, werden Sie Zeit und Geld für den Transfer nutzloser Inhalte verschwenden.

Es geht aber auch ausführlicher: In einer Studie aus den letzten Jahren hat das IT-Research- und Beratungsunternehmen Gartner festgestellt, dass sich bei Analysen von aktuellen Umgebungen vor einer Migration 80 % der Inhalte seiner Kunden als redundant herausstellten. Gartner schreibt dazu Folgendes:

„Im Durchschnitt haben die Organisationen 14 Jahre nach Einführung des Produkts mit drei Versionen von SharePoint On-Premises gearbeitet. Bei der Migration auf die jeweils neue Version wurden dann oft, wie von Microsoft empfohlen, Datenbanken angehängt. Dieser Ansatz mag einfach und effizient sein, letztlich werden so aber nur inhaltliche Qualitätsprobleme und andere Organisationsprobleme von einer Version auf die nächste verschoben.“

Läuft es bei Ihnen auch so?

Es gibt keinen besseren Zeitpunkt als vor einer Migration, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Inhalte in der Umgebung eigentlich nicht mehr benötigt werden, und festzulegen, wie mit ihnen verfahren werden soll – ob sie also archiviert oder komplett entfernt werden sollen. Die Daten, die Sie in diesem Schritt sammeln, helfen ihnen bei der angemessenen Planung Ihrer Strategie für die Koexistenz mit SharePoint, der Informationsarchitektur sowie der Zuordnungen und Inhaltsfilter, die Sie in der nächsten Phase brauchen.

Unsere Empfehlung zu Ihrem Plan für die Office 365-Migration:

ÜBERSPRINGEN SIE DIESEN SCHRITT NICHT! Wenn sich Inhalte als redundant herausstellen und nicht migriert werden müssen, wirkt sich das in signifikanter Weise auf Ihr Budget, Ihren Zeitplan und die strategische Planung aus. Der Grund hierfür ist natürlich, dass die Entscheidungen, die im Rahmen der Planung einer Office 365-Migration getroffen werden, zum allergrößten Teil auf der Grundlage von Informationen getroffen werden, die sich auf die Quellinhalte beziehen.

Schritt 2 des Plans für die Office 365-Migration: Strategische Planung

Wenn Sie alle bestehenden Inhalte inventarisiert und sich klar gemacht haben, was zu migrieren ist, steht die Projektplanung an. Während dieser Phase des Plans für die Office 365-Migration wird basierend auf den in der Identifizierungs- und Evaluierungsphase gesammelten Informationen die Zukunft Ihres Unternehmens in der Cloud geplant.

Hier eine eindrückliche Prozentzahl, um Ihnen ein Gefühl dafür zu vermitteln, um was es hier geht: Im Gesamtjahr 2019 wird es bei mehr als 50 % aller Datenmigrationsprojekte aufgrund einer fehlerbehafteten Ausführung zu einer Überschreitung des Budgets und/oder wie auch immer gearteten Störungen im betrieblichen Ablauf kommen – so lautet gemäß der Veröffentlichung „Best Practices Mitigate Data Migration Risks and Challenges“ von Gartner zumindest die Standarderwartung von Branchenexperten.

Wenn in eine neue cloudbasierte SharePoint-Umgebung investiert wird, muss auch für die Mitarbeiter, Tools und Prozesse für die nötige Technologie-Unterstützung gesorgt werden. Ansonsten wird es schwierig und kostspielig werden, langfristig einen effektiven Betrieb des Systems zu gewährleisten.

Außerdem ist es unabhängig von der gewählten Option erforderlich, ein internes Migrationsteam aufzustellen, das während des gesamten Projekts Unterstützung leistet. Unstrittig ist, dass ein solches Team wichtig ist, die Frage ist nur, wie hoch der Anteil der Arbeit ist, für die es Verantwortung trägt.

Unsere Empfehlung zu Ihrem Plan für die Office 365-Migration:

Bei der Einführung eines neuen IT-Systems ist es unerlässlich, dass Klarheit über die den IT-Anforderungen zugrunde liegenden Geschäftsanforderungen besteht und darauf geachtet wird, dass sie aufeinander abgestimmt werden. Um einen umfassenden Überblick über die Strategien für die Nutzung von Office 365 zu erhalten, müssen also die geschäftlichen Stakeholder innerhalb der Organisation einbezogen werden.

Doch warum ist das wichtig? Eine Migration erfordert einen erheblichen Entwicklungsaufwand und bei der Durchführung einer systematischen Migration werden im Wesentlichen die komplette Arbeitsweise der migrierten Teams und Abteilungen, die die bestehende Collaboration-Umgebung nutzen, sowie die gesamte von ihnen eingesetzte Technologie verändert. Dabei darf es nicht zu einer Unterbrechung der Geschäftsfunktionen kommen, die von den Benutzern im Geschäftsalltag verwendet werden.

Schritt 3 des Plans für die Office 365-Migration: Pilotmigration

In dieser Phase des Plans für die Office 365-Migration können Sie:

  1. einen kleinen Teil der Inhalte migrieren und die Ergebnisse überprüfen;
  2. basierend auf dem Output der Pilotmigration Änderungen vornehmen;
  3. die Pläne und Zuordnungen, die während der Identifizierungs- und Evaluierungsphase erstellt wurden, Schnelltests unterziehen.

Zudem erhalten Sie eine Vorstellung von der Performance, mit der Sie bei der Migration rechnen können, sodass zu Optimierungszwecken Anpassungen vorgenommen werden können.

Neben der eigentlichen Migration des Inhalts werden bei dieser Pilotmigration Berechtigungen und Zugriffsmöglichkeiten getestet, der Erfolg des Probedurchlaufs wird überprüft, etwaige Fehler werden erfasst und bearbeitet, Ergebnisse dokumentiert und statistische Werte zur Migration festgehalten. Das Pilotprojekt ist zugleich eine Chance, die Migrationsaktivitäten zu optimieren, und sollte auch Rollback-Tests umfassen.

Unsere Empfehlung zu Ihrem Plan für die Office 365-Migration:

Beziehen Sie die Benutzer in die Pilotmigration ein. Organisationen, die ihre Experten nicht beteiligen und ihnen so die Möglichkeit nehmen, Feedback zur Qualitätssicherung von Daten während einer Migration zu geben, riskieren schlechte Ergebnisse und eine mangelnde Akzeptanz der Zielanwendungen und -prozesse sowie potenzielle Betriebsunterbrechungen.

Schritt 4 des Plans für die Office 365-Migration: Migration

Nun haben Sie die Migrationsphase erreicht und damit geht es ans sprichwörtliche Eingemachte.

Wenn Sie die für Sie richtige Migrationsoption noch nicht gefunden haben und weitere Informationen zur Umsetzung Ihres Plans für die Migration auf Office 365 benötigen, ist dies hier nicht der richtige Post für Sie!

Unsere Empfehlung zu Ihrem Plan für die Office 365-Migration:

Wenn Sie die gesamte Office 365-Migration mit Ihrem eigenen Team durchführen möchten oder Microsoft Fast Track ohne Einbindung einer Drittpartei in Erwägung ziehen, raten wir Ihnen dringend dazu, sich auf die Suche nach Migrations-Software zu begeben, die Ihr Migrationsteam unterstützen kann. Sie tun Ihrem Team, Ihrer Organisation und sich selbst einen großen Gefallen, wenn Sie verschiedene Migrations-Softwarelösungen von Drittanbietern formell evaluieren, um sicherzustellen, dass letztlich eine Lösung eingesetzt wird, die den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Organisation gerecht wird!

Schritt 5 des Plans für die Office 365-Migration: Validierung und Behebung von Problemen

Sobald die Migration selbst abgeschlossen ist, steht die letzte Phase gemäß Ihrem Plan für die Office 365-Migration an. Nun können Sie sich Elementen widmen, die während der Migration verändert oder angepasst wurden, und die Zielinhalte gemäß Ihrem Plan für die Information Governance finalisieren. Auch Nachhaltigkeitsfragen können in dieser Phase geklärt werden, wie z. B. die Fragen, wie mit der alten Umgebung verfahren werden soll, wie neue Inhalte zukünftig zu bewerten sind und wie mit Content-Wachstum umzugehen ist.

Sie möchten mehr über die Zeit nach der Migration und den Übergang als Schlüsselphase der Office 365-Migration erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen diesen Post, der Informationen zu den vier Hauptstrategien enthält, die wir gemeinsam mit Kunden umgesetzt haben, um eine reibungslose Einführung von Office 365 und SharePoint Online zu gewährleisten.

Unsere Empfehlung zu Ihrem Plan für die Office 365-Migration:

Nach der Migration muss den Benutzern ein großer Teil der Verantwortung für die Datenvalidierung übertragen werden. Dies ist aus Gründen der Datenqualität wichtig, aber auch mit Blick auf die Anwendungen und Geschäftsprozesse, die über die Zieldatenstrukturen laufen.