Manche Organisationen, die heute einen Übergang von Skype for Business zu Microsoft Teams planen, wissen nicht genau, welche Optionen es gibt oder wo sie anfangen sollten. In unserem Workshop Bewirken Sie eine nachhaltige Akzeptanz und kontrollieren Sie die Bereitstellung Ihrer Teams erhalten Sie alle Antworten, die Sie benötigen, um Ihre Organisation erfolgreich von Skype in Microsoft Teams zu migrieren!

Technischer Support für Benutzer in der Übergangsphase

In Bezug auf die technischen Aspekte, die mit der Außerbetriebnahme von Skype for Business und der Überführung der Benutzer in Microsoft Teams verbunden sind, muss mehr bedacht werden als die verschiedenen Optionen, die diesbezüglich zur Auswahl stehen. Wie sieht es z. B. mit der Interoperabilität dieser zwei Umgebungen aus und wie nehmen die Benutzer die Umstellung letztlich wahr? Zudem ist zu berücksichtigen, wie sich die Migration auf die Admins auswirkt. Wie gehen Sie auf der individuellen Benutzer- und Gruppenbasis damit um? Mit all diesen Themen werden wir uns auseinandersetzen.

Skype for Business und Microsoft Teams können auf drei Arten parallel genutzt werden. Microsoft nennt diese manchmal Koexistenzmodi, womit die Koexistenz zwischen Skype for Business und Microsoft Teams auf Benutzerebene gemeint ist.

Im ersten Modus werden Skype for Business und Microsoft Teams parallel genutzt und Sie können auf den kompletten Funktionsumfang der beiden Lösungen zugreifen. Sie können sich über einen einzigen Client ins Abenteuer stürzen – in diesem Fall Skype for Business. Wenn Sie bislang noch ausschließlich mit Skype for Business arbeiten und für Microsoft Teams noch nicht bereit sind, nimmt Ihre Reise hier ihren Anfang.

Weiterhin können Sie den Übergang in Phasen angehen und Funktionsüberschneidungen vermeiden. Auch in diesem Fall geht es mit Skype for Business los. Es befinden sich dann nach wie vor alle Workloads in Skype for Business, mit Microsoft Teams wird jedoch ein Element für die Zusammenarbeit hinzugefügt. Teams wird also nur für Kanäle, Chat, Dateien und Bots genutzt, bietet aber keine Audio-, Video- und Besprechungsfunktionen.

Da hier letztlich nur eine Funktionalität hinzugefügt wird, ist das nicht ganz so sexy, wie es sich vielleicht anhört, doch der damit verbundene geschäftliche Nutzen ist immens. So wird Teams vor Augen geführt, wie sie vom Einsatz von Microsoft Teams profitieren können. Globale Teams innerhalb der Organisation können zeitgleich auf dieselben Dateien zugreifen und sie bearbeiten.

In diesem Szenario sind also alle Funktionen im mittleren Bereich (Anrufe, Besprechungen etc.) weiterhin in Skype for Business zu finden. So werden die Benutzer an die Zusammenarbeit in Microsoft Teams gewöhnt und mit dem Konzept vertraut gemacht, was den Übergang von Skype in Microsoft Teams als einzige Lösung letztlich viel einfacher macht!

Eine weitere Option, einen phasenweisen Übergang zu gestalten, ist eine Funktion, die von Microsoft als „Meetings First“ bezeichnet wird. Hierbei handelt es sich um eine Variante, die geringfügig vom normalen Phasenmodus abweicht, und bei Kunden, die mit Skype for Business Server arbeiten, zunehmend beliebter wird. Möglicherweise wollen Sie sich mit der Umstellung auf Teams Zeit lassen, aber dennoch die Vorteile nutzen, die mit Besprechungen in der Cloud verbunden sind, wie einzigartige cloudbasierte Aufzeichnungsfunktionen. Zu diesem Zweck können Sie Teams für die Zusammenarbeit und Besprechungen aktivieren. Direkte Chats und Telefonanrufe laufen dann weiter über Skype for Business, Besprechungen können in Outlook aber nur noch über das Teams-Symbol erstellt werden.

Diese Option ist für all diejenigen sehr gut geeignet, die sich für Besprechungen eine moderne Benutzererfahrung wünschen und Microsoft Teams schon heute nutzbringend einsetzen möchten, aber eine Vielzahl von Gateways und Telefonen für Skype for Business Server eingeführt haben und für den Sprung in die Cloud einfach noch nicht bereit sind.

So haben wir bei Microsoft 200.000 Benutzer von Skype in Teams überführt

Wenn wir von unserer Reise hin zu Microsoft Teams sprechen, sind drei Faktoren besonders wichtig. Die Vorteile von Microsoft Teams liegen auf der Hand, doch Veränderungen sind nie ganz einfach. Zudem ist es ziemlich schwer, Begeisterung für eine neue Technologie von Microsoft zu wecken und so war eine durchdachte Herangehensweise gefragt. Vor allem mussten wir uns über das Leistungsversprechen klar werden, das wir den Benutzern in Bezug auf das Produkt geben.

Technische Bereitschaft

Zu Beginn der Umstellung auf Microsoft Teams ging es darum, das Vertrauen aller beteiligten Benutzer zu gewinnen. Das ist uns gelungen, indem wir sichergestellt haben, dass wir technisch bereit sind und über alle Funktionen verfügen, die die Benutzer im geschäftlichen Alltag benötigen. Wichtig war, dass das Produkt die Bedürfnisse unserer Benutzer erfüllte, ansonsten hätte sich der Übergang noch schwieriger gestaltet.

Um eine reibungslose Migration zu gewährleisten und die Benutzer an die Teams-Plattform zu gewöhnen, setzten wir Microsoft Teams lange Zeit parallel zu Skype for Business ein. Zum Zweck der Zusammenarbeit fanden bei uns lange beide Lösungen Anwendung.

Befürworter innerhalb der Community und Benutzerakzeptanz

Als wir das Gefühl hatten, dass der Kreis der Anwender mit der Benutzererfahrung zufrieden war, legten wir MVP-Anforderungen für Teams fest. Dabei arbeiteten wir eng mit der Produktgruppe zusammen, um sicherzustellen, dass alles passt. An dieser Stelle ein großes Danke an die Produktgruppe, die Servicetechniker und mein Team! Ohne sie alle wäre das nicht möglich gewesen.

Wir haben hier wirklich einen Wandel der Art und Weise herbeigeführt, wie wir bei Microsoft arbeiten. Gemeinsam haben wir eine einheitliche Kultur und damit die notwendige Bereitschaft aufgebaut, sowohl in technischer Hinsicht als auch mit Blick darauf, wie wir die Herzen und Köpfe der Mitarbeiter gewinnen und die Akzeptanz fördern können. Da ich im Bereich End User Services Engineering tätig bin, beschäftigen mich immer die folgenden Fragen: Wie gestaltet sich die Endnutzererfahrung? Wie wirkt sich die Umstellung aus? Ist die Lösung einfach zu nutzen? Sorgen wir für mehr Produktivität? Wie profitieren wir davon? Es war sehr wichtig für uns, all das zu überprüfen.

Unterstützung und Personalisierung

Der dritte wirklich entscheidende Faktor war für uns die Unterstützung von oben und die Endnutzer-Personalisierung. Dazu gehörte es, jeden und jede Einzelne bei der Umstellung von Skype in Microsoft Teams einzubeziehen und individuelle Beiträge anzuerkennen. Zudem mussten wir sicherstellen, dass führende Persönlichkeiten in der Organisation während des gesamten Prozesses an Bord waren.

Also sendeten wir ihnen Akzeptanz-Toolkits, die wir entwickelt hatten, und erläuterten ihren Zweck: „Hier ist Ihr digitales Toolkit, das müssen Sie einsetzen. Hier sind die Mitteilungen, die wir versenden, und hier Ihre Kennzahlen. Und hier sind Sie.“ Wir mussten den Führungskräften auch zeigen, wer welche Funktionen einsetzt, z. B. Besprechungen und Chats, und uns mit zahlreichen Aktionen beschäftigen.


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