Im zweiten Teil unserer Blogreihe erhalten Sie weitere Microsoft Teams Best Practices. Jetzt lesen!
Teams und Office 365 haben Eines gemeinsam: Niemand kann alles über diese Services wissen. Betrachten Sie die nachstehenden Antworten also bitte mit der Einschränkung, dass die Ergebnisse bei Ihnen anders aussehen können. Führen Sie auf jeden Fall umfangreiche Recherchen durch, bevor Sie vorgeschlagene Änderungen vornehmen. Und wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenservicemanager von Microsoft.
Eine Empfehlung von uns beiden: Informieren Sie sich über Twitter, LinkedIn und die Microsoft Tech Community ständig über Neuigkeiten bei Office 365/Microsoft Teams. Es gibt jede Menge Menschen, denen wir folgen und mit denen wir regelmäßig über diese Themen kommunizieren. Einige sind Experten in Sachen Zusammenarbeit, andere bei der Dateiverwaltung und wieder andere haben sich auf Telefonie und Nebenstellenanlagen (PBX) spezialisiert. Es gibt für alles eine Community, die helfen kann.
Dieser Blogbeitrag hilft Ihnen dabei, Ressourcen zum Thema Microsoft Teams zu finden. Nutzen Sie auch Office-/Teams-Konferenzen auf der ganzen Welt, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Es gibt zahlreiche kostenlose Konferenzen. Diese Experten persönlich zu treffen, kann ein einmaliges Erlebnis sein! Die Community, die wir hier haben, macht auch viel Spaß.
Ihre nachfolgenden Fragen werden jeweils von Matt Wade (MW) und Chris Webb (CW) beantwortet. Wir haben sie im eingereichten Format belassen. Haben Sie also bitte Verständnis dafür, wenn wir sie möglicherweise ein wenig frei interpretiert haben. Schicken Sie uns zu diesem Beitrag gern weitere Fragen, wenn etwas unklar ist.
Wie funktioniert E-Mail in Zusammenhang mit Microsoft Teams? Gibt es ein Postfach oder einen Kalender, weil es ja eine Outlook-Gruppe gibt?
MW: Bei der Erstellung eines Teams in Microsoft Teams,bekommen Sie viele Dinge, nicht nur einen Ort zum Chatten. Vor dem Sommer 2018 war mit jedem Team automatisch eine Outlook-Gruppe verbunden – Sie haben ein Team erstellt, und die zugehörige Outlook-Gruppe wurde in Outlook unter Gruppen aufgeführt.Das ist jetzt nicht mehr der Fall. Klicken Sie auf den vorangegangenen Link und scrollen Sie nach unten zum ersten lilafarbenen Hinweis-Feld, um mehr Details zu sehen.
Laut Microsoft ist der Grund hierfür, dass neue Teams die Outlook Global Address List (GAL) überschwemmt haben, was die Endbenutzer verwirrt hat. Ich persönlich denke, dass diese Entkopplung nie hätte umgesetzt werden sollen. Dennoch ist es möglich, die Outlook-Gruppe (Postfach und Kalender) mit PowerShell anzuzeigen – allerdings ist hierfür ein Administrator notwendig.
CW: Die einfache Antwort lautet: nicht mehr. Microsoft Teams erstellt im Back-End standardmäßig ein Gruppenpostfach, das wirkungsvoll auf die Teams und SharePoint beschränkt bleibt, sodass kein Zugriff von außen möglich ist. Ich persönlich mag Office 365 Groups nicht, weil damit nur ein weiterer Komplexitätsaspekt hinzugefügt wird, mit dem Ihre Benutzer lernen müssen umzugehen. Derzeit wissen die Benutzer nicht einmal von dessen Existenz, und ich persönlich denke, dass es so auch bleiben sollte. Wenn es allerdings wirklich notwendig ist, dass die Benutzer auf die Gruppe und den Kalender über Outlook zugreifen können, können Sie diese Funktion wieder aktivieren, indem Sie das Gegenteil dessen tun, was in diesem Artikel getan wird und die Werte statt auf wahr auf falsch setzen.
Wie werden Personen am besten zu Microsoft Teams eingeladen, wenn man bedenkt, dass Personen auch zu SharePoint-Sicherheitsgruppen hinzugefügt werden können?
CW: SharePoint-Gruppen betreffen nur SharePoint. Außerhalb dieser Anwendung haben sie keine Verwendung. Wenn Sie also jemanden zu Microsoft Teams einladen müssen, muss dies direkt über Teams oder einen anderen Service erfolgen, der die verbundene Gruppe verwendet (z. B. Gruppenmitgliedmanagement auf einer verbundenen SharePoint-Website). Mitgliedschaften in SharePoint-Gruppen selber können nur auf der unmittelbaren Website (Sammlung) hinzugefügt oder geändert werden. Denken Sie jedoch daran, dass Dateien innerhalb von Microsoft Teams von SharePoint bereitgestellt werden. Wenn also die verbundenen SharePoint-Gruppen geändert werden, könnte es sein, dass Mitglieder Ihres Teams nicht mehr auf die Dateien zugreifen können.
MW: Laden Sie Mitglieder zu Ihrem Team in Microsoft Teams ein. Microsoft Teams hat nur zwei Berechtigungsebenen: Besitzer und Mitglied. SharePoint behält seine alten Berechtigungsebenen bei (es gibt mehr als sechs, wenn ich mich recht erinnere, und man kann auch neue erstellen). Allerdings entsprechen nur die Besitzer-/Mitgliedsebenen Teams. Wenn Sie also in SharePoint andere Berechtigungen als Besitzer/Mitglied ändern, haben diese Änderungen keine Auswirkungen in Microsoft Teams. Aus diesem und anderen Gründen sollten Sie Berechtigungen im Zweifelsfall direkt in Microsoft Teams verwalten.
Würden Sie empfehlen, @channel mentions auf Mandantenebene zu deaktivieren?
MW: Auf keinen Fall. Wenn Sie die Möglichkeit,@mention bei einem Kanal zu verwenden, deaktivieren würden, wäre das quasi so, als würden Sie das „CC“-Feld in der E-Mail mandantenweit entfernen. Microsoft Teams lässt jeden Teambesitzer entscheiden, ob @mention auf Kanal- und/oder Team-Ebene aktiviert werden können. Ich finde, dass Teambesitzer entscheiden sollten, wie die Benutzer miteinander kommunizieren sollen. Sonst werden die Benutzer durch die Einschränkung möglicherweise verscheucht, sodass sie sich etwas anderes suchen, das Ihnen besser gefällt. (hüstel, hüstel)
CW: Ich glaube nicht, dass @channel mentions auf Mandantenebene überhaupt deaktiviert werden können, selbst wenn Sie es wollten! Es ist auf Team-Ebene möglich, aber das würde ich nicht empfehlen, es sei denn, es gibt einen bestimmten Grund dafür, dass eine Möglichkeit mit der das gesamte Team per @mention angesprochen wird, deaktiviert werden soll, indem @team oder @general channel mentions verwendet wird. Dies könnte sinnvoll sein, wenn es um große öffentliche Teams oder große allgemeine Teams geht. Ich empfehle jedoch, mit der Deaktivierung von @team anzufangen und @channel nur bei Missbrauch einzuschränken. Bedenken Sie, dass Sie mit @channel mentions eine großartige Möglichkeit haben, Ihre Mitteilungen Menschen zukommen zu lassen, die an einem Kanal interessiert sind, da sie Ihre (Lieblings-)@channel mentions abonnieren können.
Irgendwelche Ideen zu Namenskonventionen für Teams und Kanäle? Sollten wir Präfixe verwenden?
CW: Da ich Gruppen immer nur von der IT habe erstellen lassen, habe ich für Teams immer meine eigene Namenskonvention beibehalten. In der Vergangenheit habe ich Team als Suffix für alle Teams verwendet, also IT-Ops-Team, Marketing-Team usw. SharePoint-Community-Websites, die für die Organisation öffentlich zugänglich sind, wären nur Marketing, Finanzen, IT usw. Planner-Erstellung war nur innerhalb von Microsoft Teams erlaubt, sodass keine Namenskonvention erforderlich war. Hierfür gibt es natürlich noch viele andere Möglichkeiten, aber für meine Zwecke hat es gut funktioniert.
MW: Ich überlasse CW die Antwort auf diese Frage. Ich persönlich schlage vor, eine bestimmte Variante zu wählen und dann dabei zu bleiben – lassen Sie dabei aber gesunden Menschenverstand walten. Um sicher zu sein, dass auch jeder diese Regeln einhält, brauchen Sie einen Bereitstellungsprozess, wobei jemand den vorgeschlagenen Namen zuerst überprüft. Das bedeutet zwar zusätzliche Arbeit für die IT, aber das ist beiGovernance-Entscheidungen ganz normal.
Empfehlen Sie die Erstellung mehrerer Teams in einer Abteilung?
MW: Ich persönlich finde, dass nicht einmal Teams auf Abteilungsebene immer notwendig sind. Sie können auf diese Option zurückgreifen, wenn für die Abteilung die Notwendigkeit besteht, an einem zentralen Ort miteinander zu kommunizieren. Allerdings haben viele Organisationen eine lose Unternehmensstruktur, sodass dies nicht besonders häufig vorkommt. Ich denke, dass sich Teams viel besser für eine Organisation auf Projektbasis eignet.
Wenn die Abteilung jedoch einen Ort zum Kommunizieren und Abhalten von Besprechungen braucht, dann geben Sie ihr auf jeden Fall ihr Team. Wenn Sie glauben, die Akzeptanz ist größer, wenn jede Abteilung von Anfang an ein Team hat, dann ist das eben so. Seien Sie aber nicht überrascht, wenn viele dieser Teams später als Geisterstädte enden, wenn die Hierarchie nicht festgezurrt ist (das ist mir bereits bei SharePoint-Einführungen passiert).
CW: Ich habe immer schon das Gefühl, dass die Erstellung von Teams für Abteilungen/Organisationsstrukturen auf einem allgemeinen Niveau nützlich ist. Mehr als ein Team zu erstellen, hängt aber immer davon ab, wie oft die Gruppen zusammenarbeiten. In meiner früheren Organisation hatten wir ein allgemeines IT-Team, das die gesamte IT mit Kanälen für jede Unterabteilung umfasste (operativer Bereich, Datenoperationen, Entwickler, Führungskräfte usw.).
Wir haben jeden gebeten, die Kanäle zu favorisieren, zu denen er gehörte. Das konnten wir dann als einzelnen Ort zur übergreifenden Kommunikation und für @channel mentions nutzen, wenn einer Untergruppe eine Frage gestellt oder versucht wurde, die Aufmerksamkeit von einem Kanal zu bekommen. Wir erstellten zusätzliche (Unter-)Teams für Gruppen, die Sicherheits-/Datenschutz-anforderungen erfüllen mussten und/oder eng und häufig zusammenarbeiteten.
Letzten Endes geht es darum, Personen einzuladen und dafür zu sorgen, dass sie wissen, welchen Kanälen sie folgen müssen, wenn sie zu diesen Teams gehören. Sorgen Sie dafür, dass sie den Zweck kennen, und geben Sie ihnen Leitlinien an die Hand, wenn es darum geht, was sie am ehesten favorisieren/verfolgen sollten.
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