Wie es Ihnen mit Cloud Governance gelingt, für geordnete Strukturen in Microsoft Teams zu sorgen, erfahren Sie in dieser Case Study.
Case Study – University of Auckland
Die Herausforderung
Microsoft Teams wurde im September 2019 an der Unversity of Auckland eingeführt, um die Zusammenarbeit zu unterstützen, aber in einigen Bereichen nahmen die Mitarbeiter die neue Technologie nur langsam an.
Dann kam die COVID-19-Pandemie.
Der Ansturm führte dazu, dass bis März 2020 etwa 5.000 Mitarbeiter der Universität Auckland Teams nutzten. Doch der Ansturm verstärkte die bestehenden Bedenken – einschließlich der übermäßigen Erstellung von Teams, der unkontrollierten Verwaltung und der zu weit gefassten Sicherheitseinstellungen, die zu einer schlechten Nutzererfahrung führen konnten.
“Ein Anwender würde ein Team einrichten, jeder würde es benutzen, und dann würde der Anwender gehen und niemand hätte eine Ahnung”, sagte Turner. “Es gab auch keine Überprüfung der richtigen Personen, die Zugriff haben sollten … und es wurde ein ganzer Haufen Material ohne zwei Anwender erstellt.”
Darüber hinaus gab es keinen klaren Bereitstellungsprozess, um sicherzustellen, dass die Einstellungen eines Teams für die jeweilige Aufgabe geeignet waren. Die Universität hatte sich darauf verlassen, dass bestimmte “Champions” der Mitarbeiter Teams manuell für die Mitarbeiter erstellen, aber dieser Prozess war zeitaufwändig und inkonsistent.
Da man davon ausging, dass die Arbeit aus der Ferne weitergehen würde – und da Pläne zur Einführung von Microsoft Teams für die Studierenden in Auckland diskutiert wurden – musste die Universität eine effektive Zusammenarbeit mit Selbstbedienungsfunktionen aufrechterhalten, ohne die Sicherheit zu gefährden. Die Verantwortlichen wussten, dass eine Lösung eines Drittanbieters mit zusätzlichen Funktionen entscheidend sein würde.
“Wir haben mit anderen Universitäten gesprochen, die keine Form von Governance eingeführt hatten”, so Turner. “Der Weg, auf dem sie sich befanden, klang einfach beängstigend”.
Die AvePoint-Lösung
Mit AvePoint Cloud Governance hat die Universität ihre arbeitsreiche Teams-Umgebung umgestaltet, indem sie einen Knotenpunkt für eine sichere, automatisierte Zusammenarbeit geschaffen hat.
Cloud Governance ermöglicht es den Anwendern, IT-Ressourcen für die Bereitstellung, Verschiebung oder Umstrukturierung von Microsoft 365-Inhalten sowie für die Verwaltung von Lebenszyklen und Berechtigungen selbst zu verwalten. Die Lösung lässt sich nicht nur in Teams, sondern auch in die breitere Microsoft 365-Plattform integrieren – einschließlich Yammer-Communities und SharePoint-Sites, so dass Anwender fundierte Entscheidungen treffen können.
Um eine nachhaltige Akzeptanz zu fördern, kann Cloud Governance so angepasst werden, dass verschiedene Richtlinien auf der Grundlage der Bedürfnisse eines Anwenders, der Datensensibilität und der Beziehung zum Unternehmen (einschließlich externer Anwender) festgelegt werden. Wenn sich Bedenken ändern, können Anwender eine Aktualisierung beantragen, um konform zu bleiben.
Die IT-Verantwortlichen der Universität Auckland begannen einige Monate vor der Pandemie, Cloud Governance in Erwägung zu ziehen, und wurden sowohl durch positive Berichte von bestehenden Kunden als auch eine Demonstration des AvePoint-Vertriebs ermutigt.
“Sie konnten uns zeigen, wie Cloud Governance all die Dinge tun konnte, die wir wollten”, so Turner.
Mehr als ein Jahr nach dem Einsatz der AvePoint-Lösung ist das Chaos in Microsoft Teams zur Ruhe gekommen.
Jetzt kann jeder Mitarbeiter der University of Auckland ein Team mit Cloud Governance einrichten. “Sie werden durch einen Fragebogen geführt: Informationen darüber, was benötigt wird, ob es sich um eine Abteilung handelt, wie lange das Team benötigt wird und so weiter”, so Turner.
Die Details können zu einem Umweg führen. “Wir fragen, ob sie Informationen speichern werden, die persönlich identifizierbar sind, wie zum Beispiel Akten”, so Turner. “Das Ergebnis könnte sein, dass wir nicht automatisch ein Team erstellen wollen.
Um eine unnötige Ausweitung sowie Inaktivität zu vermeiden, bittet Cloud Governance die Teambesitzer in Auckland, sich alle sechs Monate neu zu zertifizieren. Wenn nach drei Monaten keine Antwort erfolgt, wird das betreffende Team archiviert.
Die Hinzufügung von Parametern und selbststeuernden Prozessen zum Ökosystem der Universität Auckland (das mittlerweile ca. 1.500 Teams umfasst) hat zu keinen Beschwerden geführt. “Wir hören nichts von den Nutzern, und das ist auch gut so”, so Turner.
Die Quintessenz
Da Microsoft Teams Governance zum Alltag gehört, kann sich Turner die University of Auckland nicht mehr ohne sie vorstellen.
“Man kann eine Teams-Implementierung leicht ohne Governance durchführen, aber dann muss man später dafür bezahlen”, so Turner. “Erst nach einem Jahr merkt man, dass man sich in ein schreckliches Chaos gestürzt hat. Je mehr das der Fall ist, desto weniger Leute werden Teams tatsächlich nutzen”.
Er lobte auch das Engagement von AvePoint während der gesamten Zeit. “Wir hatten auf jeden Fall das Gefühl, einen engen Partner zu haben, mit dem wir gemeinsam auf die Reise der Cloud Governance gehen konnten”, so Turner.
Die University of Auckland bietet mit AvePoint Cloud Governance konforme Selbstbedienung und sichere Verwaltung für 5.000 Microsoft Teams-Nutzer.
University of Auckland
Die University of Auckland wurde 1883 gegründet und ist eine öffentliche Forschungsuniversität mit Sitz in Auckland, Neuseeland. Mit mehr als 40.000 eingeschriebenen Studenten ist sie die größte Universität des Landes. Die Einrichtung wurde in den QS World University Rankings 2022 zur führenden Universität Neuseelands ernannt und erzielt jährliche Forschungseinnahmen in Höhe von rund 230 Millionen US-Dollar.
Lesen Sie die vollständige Case Study hier.
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