Shifts in Microsoft Teams: Mitarbeiter im GCC einbinden

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Im Frühjahr 2017 gab Microsoft das Release von StaffHub bekannt. Dabei handelt es sich um ein Tool, das konzipiert wurde, um Unternehmen zu helfen, die Dienst- bzw. Schichtpläne ihrer in Service und Produktion tätigen Mitarbeiter zu verwalten. Zwei Jahre später entschied Microsoft, an den Erfolg von Teams anzuknüpfen, und gab die Veröffentlichung von Shifts bekannt, das die besten Funktionen aus StaffHub (mittlerweile obsolet) übernimmt und es in den Flagship-Collaboration-Hub von Microsoft integriert.

Mit Microsoft Teams erhalten Sie die gebündelte Effizienz von Skype for Business, SharePoint, Forms, Power Automate und vielem mehr – alles über eine zentrale, wirklich benutzerfreundliche Oberfläche. Traditionell wird davon ausgegangen, dass die Schichtplanung beim Mitarbeiter am Schreibtisch endet. Microsoft ist jedoch einen Schritt weitergegangen und hat Shifts direkt in die Plattform integriert.

Shifts in Microsoft Teams (oder kurz „Shifts“) ist ein Schedule-Management-Tool, das nicht einfach bereits vorhandene, handelsübliche Tools kopiert. Shifts vereint die administrative Notwendigkeit, Dienstpläne für Mitarbeiter zu erstellen und zu teilen, mit der Möglichkeit, dass Mitarbeiter selbst auf diese zugreifen können. Erinnern Sie sich an Ihre erste Arbeit im Schichtdienst und den Versuch, den Dienstplan der Woche von einem Ausdruck an der Wand abzuschreiben? Mit Shifts gehört dies der Vergangenheit an.

Einbindung von in Service und Produktion tätigen Mitarbeitern

Shifts zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass Mitarbeiter in Service und Produktion auf sinnvolle Weise mit ihren Dienstplänen interagieren können.

Zunächst liegt Shifts elektronisch vor und ist in Teams integriert. Hat etwa Bill seinen Dienstplan vergessen, muss er nur sein Handy zur Hand nehmen, Microsoft Teams öffnen und auf Shifts klicken: Dann sieht er zum Beispiel, dass seine Schicht vor fünf Minuten angefangen hat oder gleich anfangen wird. Keine Sorge, Bill, das schaffen Sie noch.

Des Weiteren können die Mitarbeiter ganz leicht Urlaub beantragen oder ihre Schicht mit anderen Mitarbeitern tauschen. Da alles protokolliert wird, weiß der Vorgesetzte bereits Bescheid, warum Bill noch nicht da ist, aber dafür Sandy zur Schicht antritt. Hat der Vorgesetzte noch nie mit Sandy gearbeitet oder hat Bill an diesem Tag eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, der Schicht in der Shifts-App Sonderanweisungen hinzugefügt werden, die Sandy angezeigt werden.

Bei der Erstellung eines Schichtplans lassen sich spezifische Aufgaben hinzufügen. Dies erfolgt für Mitarbeiter in Service und Produktion vollkommen transparent, denn diese können einsehen, welche Aufgaben sie ggf. zu welchem Zeitpunkt erledigen sollen.

Kommt ein Mitarbeiter zur Arbeit, kann er sein mobiles Endgerät zum Ein- und Ausstempeln und sogar für Pausen benutzen. Aus Sicht des Managements ist es auch möglich, eine Standorterkennung zu aktivieren, um so sicherzugehen, dass der Mitarbeiter erst einstempeln kann, wenn er am Arbeitsplatz angekommen ist.

Mit der Standorterkennung kann das Management den gewünschten Standort für das Einstempeln festlegen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter am richtigen Standort arbeiten.

Zusätzlich zu der praktischen Stempelfunktion über Ihr mobiles Endgerät und der Tatsache, dass keine Zeitstempelkarten mehr erforderlich sind, ist der Tausch, die Anfrage von Schichten und die Suche nach unbelegten Schichten mit Shifts zu einem Kinderspiel geworden.

Der Tausch von Schichten ist im Bereich der Schichtarbeit nichts Neues, und nicht selten ist es vor dem eigentlichen Tausch erforderlich, dass einzelne Mitarbeiter sich mit Vorschlägen an das Management wenden oder sich Freiwillige finden, die einspringen (zumindest meiner Erfahrung nach). In Shifts ist das alles kein Problem: Einfach auf eine Schicht im Zeitplan klicken, Angaben prüfen (Zeiten, Ort, Aufgaben usw.), auf „Tauschen“ klicken und evtl. einen Grund für den Tausch eingeben (etwa „Arztbesuch“ oder „krank“).

Wenn Sie eine noch nicht belegte Schicht im Kalender finden, die zu Ihrer Verfügbarkeit passt, können Sie auf die entsprechende Schicht klicken und anbieten, diese zu übernehmen.

Das Beste an all diesen Funktionen ist, dass sich die Genehmigung dieses Prozesses durch das Management ganz leicht einstellen lässt, um sicherzustellen, dass der Schichttausch Ihren Bedürfnissen entspricht.

Shifts für den öffentlichen Dienst?

Ja! Absolut! Schichtarbeit findet im gesamten öffentlichen Dienst statt.

  • Kommunales Schwimmbad: Unsere Kommune ist Eigentümerin von über einem Dutzend Schwimmbädern. Wie oben beschrieben, müssen die Schichten, Standorte und Aufgaben der Mitarbeiter täglich verwaltet werden.
  • State- und Nationalparks: Park-Ranger, Freiwillige und andere Mitarbeiter haben feste Zeiten, zu denen sie sich im Park befinden müssen. Auf weiträumigen Arealen wie diesen ist der an einen bestimmten Ort gebundene Einsatz der Stempelkarte mit noch größeren Umständen verbunden als in einer Cafeteria oder einem Gebäude. Ihre Mitarbeiter finden sich direkt am Ort ihrer Schicht ein – das Aufsuchen eines bestimmten Gebäudes zum Stempeln ist nicht mehr erforderlich.
  • Analysten: Ich habe mit Kunden gesprochen, die große Datenmengen erheben, und Mitarbeiter für deren Analyse einsetzen müssen. Bei 24-Stunden-Einsätzen erreichen die Schichtarbeiter den Arbeitsplatz, arbeiten an einer Aufgabe und gehen wieder; die nächste Schicht nimmt die Arbeit dort auf, wo die letzte Schicht beendet wurde.

Dies sollten wir noch ein wenig ausführen.

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Dienstplanmanagement mit Teams
Die guten Ergebnisse der Zusammenarbeit mit Microsoft Teams wurden vielfach dokumentiert. In unserem Beispiel mit den Analysten werden einige der Hauptfunktionen von Teams genannt, die die ununterbrochene, schichtübergreifende Arbeit an einer bestimmten Aufgabe unterstützen.

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Von größter Bedeutung ist hier die Fähigkeit, themenbezogene Sicherheitsgrenzen zu gewährleisten, d. h. sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff auf Konversationen und Dokumentationen zu einem bestimmten Thema haben.

Kanäle
Dank der Fähigkeit Konversationen zu organisieren – sei es funktional oder thematisch – können Sie sicherstellen, dass die „Gesprächsüberlastung“ aufgrund Ihrer spezifischen Interessen auf ein Minimum reduziert wird.

Diskussionen
Innerhalb eines Kanals erfolgt die Aufteilung der Diskussionen in Threads. Unsere Analysten können ein bestimmtes, für sie interessantes Thema innerhalb ihres Kanals diskutieren und den Themennamen als Titel des Threads verwenden. Sie haben die Möglichkeit, einen Fachexperten mit einem vorangestellten @ zu erwähnen, um ihn so auf den Thread aufmerksam zu machen. Sie können sogar den nächsten Schichtarbeiter mit einem vorangestellten @ erwähnen, um dessen Aufmerksamkeit auf ein wichtiges Thema zu lenken. HINWEIS: Wissen Sie nicht mehr, wer der nächste Schichtarbeiter war? Einfach den Dienstplan in Shifts konsultieren.

Dokumente teilen
Das dürfte wirklich interessant für Sie sein. Dokumente zu teilen ist in Teams nichts Neues. Co-Authoring ist bereits integriert. Wenn Sie etwas in einem bestimmten Kanal hochladen, erfolgt die automatische Organisation in der entsprechenden Dokumentenbibliothek mit den korrekten Zugriffsrechten.

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Fotos teilen
Schichtarbeiter können ein Foto mit Ihrem Handy machen, es kommentieren und hochladen. Sind Sie Außendienstmitarbeiter und arbeiten mit dem Desk-Analysten zusammen? Kein Problem. Foto machen, kommentieren, in die entsprechende Diskussion wechseln, das kommentierte Foto anhängen und den wichtigen Analysten kennzeichnen, damit Sie sicher sein können, dass dies das Erste ist, das die Aufmerksamkeit des Analysten gleich nach dem Einstempeln auf sich zieht.

Videoanrufe
Müssen Sie etwas sofort teilen? Machen Sie einen Videoanruf mit Microsoft Teams. Sind Sie Hausmeister in einem staatlichen Gebäude und haben eine undichte Wasserleitung entdeckt? Suchen Sie in Teams nach Ihrem Vorgesetzten und tippen Sie auf die Schaltfläche „Video“: Nachdem Ihr Vorgesetzter den Anruf angenommen und den Ernst der Lage in Ihrem Gesicht erkannt hat, können Sie die Kamera auf das Geschehen richten, das Grund Ihres Anrufs war. Nutzen Sie die unmittelbare Aufmerksamkeit, die sich nur über Körpersprache erreichen lässt, um die Dringlichkeit zu vermitteln.

Formulare, Automatisierung und mehr
Sollten Sie ein Formular haben, das Ihre Schichtarbeiter ausfüllen müssen, um Vorfälle zu melden, können Sie einfach einen Schnellfragebogen in Microsoft Forms erstellen. Automatisieren Sie Aktionen wie die Einbindung in eine SharePoint-Liste zur Nachverfolgung und das Hinzufügen eines Links zum Formular auf der mobilen Homepage des Benutzers. (TPS-Berichte leicht gemacht. Sie brauchen sich auch keine Sorgen zu machen, dass auch wirklich die aktuelle Version verwendet wird!)

Das an Microsoft Teams gebundene Shifts ermöglicht die Zusammenarbeit mit dem Dienstplanmanagement sowohl für den gewerblichen Bereich als auch für den öffentlichen Dienst. Abgesichert mit der Effizienz von Office 365 ist Shifts ein unverzichtbares Tool für den Einsatz im GCC und darüber hinaus.


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