Private Kanäle in Microsoft Teams – Ihre Vorbereitung: Teil 1

Private Kanäle in Ihrem Unternehmen einsetzen – wann, warum und WIE?

„Private“ Kanäle in Microsoft Teams: Obwohl der Name leicht ominös klingt, wurden mit der bevorstehenden Einführung privater Kanäle einige sehr spezifische und weit verbreitete Probleme der Kommunikation größerer Teams aus mehreren Teilen eines Unternehmens gelöst.

Die Einführung dieser neuen Kanalart sorgt allerdings auch dafür, dass die zugrunde liegenden Speicher-, Compliance- und Mitgliedschaftskonzepte, die wir alle gewohnt sind, komplexer und möglicherweise verwirrend werden.

In dieser zweiteiligen Blog-Artikelreihe gehen wir auf alle Aspekte privater Kanäle ein, vom geschäftlichen Nutzen bis hin zur detaillierten Behandlung spezifischer Einzelheiten der Verwaltung, Compliance und technischen Architektur. Am Ende sollten Sie ein solides Verständnis dafür haben, wann, warum und WIE Sie in Ihrem Unternehmen private Kanäle einsetzen können.

In diesem ersten Beitrag konzentrieren wir uns darauf, wie private Kanäle in Microsoft Teams Ihren Endbenutzern das Leben erleichtern und gleichzeitig die übermäßige Verbreitung vertraulicher Informationen reduzieren, die möglicherweise gerade jetzt in Ihrem Unternehmen vonstattengeht.

In diesem Beitrag:

• Die Struktur eines Microsoft Teams (vor den privaten Kanälen)
• Der Zweck von Kanälen
• Beispielszenarien, in denen Standardkanäle nicht ausreichen
• Behelfslösungen, die nicht wirklich funktioniert haben
• Private Kanäle sind die Rettung!
• Was bedeutet das für Ihre bestehenden Teams?
• Was kommt als Nächstes?

Die Struktur eines Microsoft Teams (vor den privaten Kanälen)

Seit Microsoft Teams Ende 2016 im „Preview“ eingeführt wurde, hat sich an der grundlegenden Struktur und dem Sicherheitsmodell der Teams nichts geändert. Sowohl Informationsarchitektur als auch Mitgliedschaftsmodell waren einfach und leicht verständlich.

Da war zunächst die „Mitgliedschaft“: Zwei einfache Rollen, „Besitzer“ und „Mitglied“, ermöglichten das Anlegen einer „Gruppe“ von Personen, die zusammenarbeiten sollten. Was im Backend vor sich ging, wenn Sie ein Team anlegten, war eigentlich die Erstellung einer Office 365-Gruppe (UnifedGroup für all die PowerShell-Nerds da draußen?).

In Microsoft Teams ist das Team selbst die „Sicherheitsbegrenzung“. Das bedeutet, dass alle Inhalte, die in einem Team und den zugehörigen Teamkanälen erstellt oder geteilt wurden, für alle Mitglieder des Teams sichtbar und zugänglich waren.

Teams-Architektur nach der Einführung von privaten Kanälen

Der Zweck von Kanälen

Aber was ist der Zweck hinter dieser Struktur von „Kanälen“?

Nun, die Theorie lautet: Nur, weil man alle Inhalte aus dem gesamten Team, die geteilt werden oder an denen gearbeitet wird, sehen kann, bedeutet das nicht, dass man vom „Hintergrundrauschen“ – all den Dingen, die einen selbst nicht betreffen (oder zumindest nicht jetzt oder direkt) – gestört werden will oder muss.

Kanäle boten eine Möglichkeit, die allgemeine Zusammenarbeit innerhalb des Teams in „Aufmerksamkeitsbereiche“ zu unterteilen, in die sich Benutzer einklinken konnten, wenn es einmal erforderlich wurde.

Indem ich zum Beispiel mein Team „Teilnehmer Ignite Conference“ in die Kanäle „Marketinggespräche“, „Dringende Meeting-Anfragen“ und „Lustige Fotos“ unterteilte, konnte ich Sofortbenachrichtigungen für diejenigen Kanäle aktivieren, in denen man sich mit Themen befasste, die für mich wichtig waren (etwa die dringenden Meeting-Anfragen). Zudem stellte ich so gezielt sicher, nicht ständig von den häufigen, aber (für mich zumindest) weniger relevanten Unterhaltungen über Fotos und Social-Media-Beiträge gestört zu werden.

Anders als bei meinem E-Mail-Postfach, das mich über jede eingehende Nachricht informiert, ermöglicht mir das Teams-Modell, nur Mitteilungen (sowohl auf dem Handy als auch dem Desktop-Rechner) zu erhalten, die ich ausdrücklich als wichtig vermerkt habe.

Da die Sicherheitsbegrenzung innerhalb von Teams allerdings das übergeordnete Teams-Objekt selbst ist, steht es mir völlig frei, mir die lustigen Fotos oder Beiträge zum Vor-Ort-Marketing jederzeit und nach eigenem Ermessen anzuschauen, wenn ich die Zeit dafür habe.

Zudem erfüllen Kanäle auch einen organisatorischen Zweck: Sie schaffen einen Raum für Unterhaltungen und Dateien zu einem bestimmten Thema. Auf diese Weise können Benutzer schnell finden, was sie benötigen. Alle im Kanal „Lustige Fotos“ hochgeladenen Fotos beispielsweise werden von Teams fein säuberlich in einen kanalspezifischen Ordner in der zum Team gehörigen SharePoint-Dokumentbibliothek einsortiert.

Beispielszenarien, in denen Standardkanäle nicht ausreichen

Der Einfachheit halber bezeichne ich das genannte Modell, in dem alle Teammitglieder auf Kanalinhalte zugreifen können, als „Standardkanal“.

Standardkanäle eignen sich ausgezeichnet für Szenarien, die dem oben beschriebenen entsprechen. Unglücklicherweise sieht es in der Realität zumeist so aus, dass nicht alle Inhalte und Unterhaltungen in einem Team für alle Mitglieder eines Teams geeignet oder gedacht sind. Hier ist ein Standardkanal nicht wirklich zweckdienlich. Werfen wir einen Blick auf ein paar simple, aber ÄUSSERST wichtige Szenarien.

Szenario 1: Management-Kommunikation

Bei AvePoint verwenden wir Teams als primäre Methode der Zusammenarbeit für unsere unterschiedlichen Feldteams. Beispielsweise haben wir ein Team, das sich auf unsere Abteilung „Öffentlicher Sektor USA“ konzentriert.

Das macht Sinn, da die Kunden-, Technik-, Management-Marketing- und Kontovertreter, die für unser Geschäft im öffentlichen Sektor in den USA zuständig sind, tagtäglich als ein Team zusammenarbeiten. Für viele der ausgetauschten Informationen und die meisten Teilaufgaben, an denen wir arbeiten, sind Beiträge anderer Mitarbeiter aus all den genannten Bereichen erforderlich.

Wir arbeiten für bestimmte Kunden regelmäßig als „virtuelle Account-Teams“. Diese Teams sind insofern flexibel, als dass sich regelmäßig neue Mitglieder an der Arbeit beteiligen oder andere sich neuen Aufgaben widmen.

Für den Großteil der Tätigkeit dieses Teams funktioniert das „Standardkanal“-Modell sehr gut. Doch was ist mit all den Unterhaltungen, der Planung und der Dokumentation, die mit dem Management dieser Abteilung für den öffentlichen Sektor im Zusammenhang stehen?

Mit ziemlicher Sicherheit werden nicht alle diesbezüglichen Inhalte für jedes Mitglied des Teams geeignet sein. Personalwesen, Gehälter, Leistung, Planung – bei all diesen Themen ist regelmäßige Zusammenarbeit für einen reibungslosen Ablauf entscheidend. Doch angesichts der Vertraulichkeit dieser Informationen ist eine stärkere Abgrenzung erforderlich, als sie die durch Standardkanäle geschaffenen „Aufmerksamkeitsbereiche“ bieten können.

Szenario 2: Geheimprojekte

In diesem Szenario arbeiten einige Mitglieder eines Teams an einem vertraulichen Projekt, von dem andere schlicht und einfach nichts erfahren dürfen.

Es gibt hierfür zahlreiche Beispiele: Ein streng geheimes Kundenprojekt, eine bevorstehende Fusion oder Übernahme, die Entwicklung neuer Richtlinien und Prozesse, die noch nicht bereit für die Verbreitung im Unternehmen sind, und so weiter.

Das Standardkanal-Modell ist für derartige Szenarien einfach nicht ausgelegt. Da sich uns (noch) keine anderen Möglichkeiten bieten, müssen wir diese Kollaborationstätigkeit aus dem Kernteam, in dem die restliche Arbeit erfolgt, heraus verlagern.

Schauen wir uns also an, welche Behelfslösungen für derartige Fälle entwickelt werden mussten und warum sie alle nicht gerade ideal waren.

Behelfslösungen, die nicht wirklich funktioniert haben

Sowohl für das Szenario „Management-Kommunikation“ als auch für die „Geheimprojekte“ hatten wir bislang nur zwei Wahlmöglichkeiten.

Wir konnten unsere vertrauliche Kollaboration in einen „Gruppenchat“ verlagern, der nur die entsprechenden Teammitglieder enthielt, oder wir konnten ein völlig neues Team erstellen, das ausschließlich für die Arbeit des Management- oder Projektteams gedacht war.

Zwar gibt es zwischen diesen beiden Ansätzen feine Unterschiede, doch keiner davon ist ideal. Der Grund ist für beide weitestgehend gleich: Sie entfernen Benutzer aus dem Kontext, in dem sie den übrigen Teil ihrer Arbeit erledigen, und versetzen sie in einen weiteren Kontext, in dem sie sich orientieren und beteiligen müssen.

„Wo war die Nachricht von Bob? War sie im Chat? Im Team? Im anderen Team?“ Bei Ihren Benutzern kann sich so schnell Ermüdung und Frustration einstellen, sobald sie an mehreren Geheimprojekten und in verschiedenen Management-Teams arbeiten.

Behelfslösung 1: Gruppenchat

Wie viele Benutzer von Microsoft Teams wissen, gestaltet sich die Organisation der linken „Leiste“ der Teams-Benutzeroberfläche als schwieriger, sobald man Mitglied mehrerer Teams und benannter Gruppenchats ist.

Werden Chats nicht an die Leiste angeheftet, verschwinden sie schnell aus dem Blickfeld und – wem geht das nicht so – man wird tagtäglich mit einer Nachrichtenflut konfrontiert. Da man in den Mobile-Clients nicht einmal nach benannten Gruppenchats suchen kann, wird diese Angelegenheit ziemlich frustrierend, wenn man viel unterwegs ist.

Die andere Herausforderung bei Gruppenchats (und separaten Teams) besteht in der fehlenden Verknüpfung zwischen Dateien, Unterhaltungen und dem allgemeinen Team, zu dem sie gehören.

In Gruppenchats werden Dateien auf den OneDrive des hochladenden Benutzers geladen (und automatisch mit anderen Chat-Teilnehmern geteilt). Diese Situation ist nicht ideal, da sie dazu führt, dass Management-Daten oder vertrauliche Projektinhalte auf einem persönlichen OneDrive liegen, der entkoppelt vom zugehörigen Projekt-Team existiert.

Behelfslösung 2: Erstellung separater Teams

Für separate Teams gilt im Wesentlichen das Gleiche: Es gibt keine Möglichkeit, das Kernteam und das gesonderte Team miteinander zu verknüpfen.

Sind die Dateidaten nun über mehrere Websitesammlungen verteilt, gibt es keine Verbindung zwischen ihnen und den Unterhaltungen (die zu Compliance-Zwecken im zum Team gehörigen Gruppen-Postfach gespeichert werden). Auch diese Gruppen-Postfächer sind eigenständig und existieren separat.

Gäbe es doch nur eine bessere Möglichkeit …

Private Kanäle sind die Rettung!

Es überrascht kaum, dass die meisten Anfragen im Microsoft Teams User-Voice-Forum private Kanäle zum Thema haben.

Das war zu erwarten – besonders, weil die genannten Szenarien in den meisten Unternehmen geradezu irrsinnig häufig auftauchen und weil die Behelfslösungen, die wir verwenden, der Aufgabe nicht gewachsen sind.

Tatsächlich wurde für Privatkanäle mehr als doppelt so häufig gestimmt wie für die am zweithäufigsten nachfragte Funktion. Man kann sie also unmöglich ignorieren! Die Benutzer wollen sie – jetzt und sofort!

Diesem Office 365 Message Center-Beitrag zum Thema private Kanäle zufolge (Hinweis: Dieser Link kann nur von Office 365-Admins geöffnet werden) wird Microsoft seinen Benutzern mit der Einführung privater Kanäle

Teams-Architektur nach der Einführung von privaten Kanälen

Beachten Sie, dass das Modell, das Microsoft mit den privaten Kanälen einführen wird – die Möglichkeit, bestimmte Arbeitsgänge in einem Team nur für einen Bruchteil der Teammitglieder sichtbar zu machen – perfekt auf das genannte Management- UND auf das Geheimprojekt-Szenario abgestimmt ist.

Nun können Sie im gleichen Team sowohl an vertraulichen als auch an nicht vertraulichen Themen arbeiten und zwar ohne der Versuchung zu erliegen, potenziell vertrauliche Informationen zu vielen Mitgliedern des Teams preiszugeben, weil es einfach die praktischere Variante ist.

Ich bin mir sicher, dass jetzt eine MENGE Fragen offen sind:

• Wie erstellt man diese privaten Kanäle?
• Wer kann sehen, dass es sie gibt?
• Wie sind die Unterhaltungen und Dateien vor der Preisgabe gegenüber dem breiteren Team geschützt?
• Werden Teambesitzer Zugriff auf den Inhalt privater Kanäle haben?

… Ausgezeichnete Fragen, jede davon!

Wir werden Microsoft nicht den Wind aus den Segeln nehmen, doch sobald Microsoft die privaten Kanäle in Microsoft Teams betriebsfertig macht, werden wir im zweiten Teil dieser Artikelreihe all diese und weitere Fragen beantworten.

Was bedeutet das für Ihre bestehenden Teams?

Wie wir bereits angemerkt haben, ist die Nachfrage nach privaten Kanälen nichts Neues. Selbst nach ihrer Einführung kann es also vorkommen, dass Sie Teams und Gruppenchats finden, die mit einem privaten Kanal besser bedient wären.

Den Benutzern wird beigebracht werden müssen, ihre Team-Strukturen neu zu denken. Konnte man die Frage „Brauche ich einen neuen Kanal in einem bestehenden Team oder ein gänzlich neues Team?“ noch einfach beantworten, könnte der Denkprozess nun so oder ähnlich aussehen …

„Wenn es genau dieselbe Gruppe von Personen ist, mit der man zusammenarbeiten muss, erstellt man einen neuen Kanal; wenn die Mitglieder sich allerdings anders zusammensetzen, erstellt man ein neues Team“;

… und wird damit ein klein wenig komplexer. Nun müssen Benutzer lernen, mit dem Modell privater Kanäle und der Unterteilung der Benutzer in einem Team umzugehen.

Wie verhält es sich mit den erwähnten bestehenden Teams, die Sie nun, da Ihnen private Kanäle in Microsoft Teams zur Verfügung stehen, möglicherweise umstrukturieren wollen?

Ohne Zweifel werden Sie Ihre bestehenden Teams um private Kanäle erweitern können. Doch leider bietet Microsoft noch keine Möglichkeit, Kanäle oder Unterhaltungen aus einem Team in ein anderes zu verschieben.

UserVoice zufolge betrachtet Microsoft das Thema als „offene Aufgabe“ – mit anderen Worten: Man weiß um die Nachfrage, hat aber mit der aktiven Entwicklung einer derartigen Funktion noch nicht begonnen. Glücklicherweise gibt es externe Tools wie AvePoint FLY, die Sie bei derartigen Umstrukturierungen unterstützen können.

Was kommt als Nächstes?

Wie Sie sehen können, ist die Einrichtung privater Kanäle eine leistungsstarke neue Funktion, die von den Benutzern stark nachgefragt wird.

Das Release der Funktion scheint den Nachrichten aus dem O365 Message Center zufolge, die von Administratoren gesehen wurden, kurz bevorzustehen. Allerdings gibt es derzeit noch nicht viele öffentlich verfügbare Informationen, die technisch ins Detail gehen und beispielsweise beschreiben, wie private Kanäle in Microsoft Teams funktionieren und für Endbenutzer aussehen werden.

Damit soll nicht gesagt sein, dass es an Dokumentation mangeln wird. Mit dem Release wird Microsoft die gesamte erforderliche Benutzer- und technische Dokumentation verfügbar machen. Sie können sich also schon auf den zweiten Teil dieser Artikelreihe freuen, in dem wir uns näher mit dem Aufbau und den Einstellungen, Optionen und Verwendungsmöglichkeiten privater Kanäle befassen werden.

Falls Sie bis dahin bereits sicherstellen wollen, dass private Kanäle kontrolliert und gezielt Einzug in Ihrem Mandanten halten, können Sie das tun: Microsoft hat bereits eine Funktion im Teams Admin Center veröffentlicht, die Ihnen gestattet, einzuschränken, wer nach der Veröffentlichung private Kanäle erstellen kann, falls jemand diese Berechtigung erhalten soll.

Die Konfiguration dieser Option wurde in einem Microsoft-Artikel beschrieben, der zuvor bereits durch das O365 Message Center für globale Admins angekündigt worden ist.

Diese Einstellung verwendet das „Teams-Richtlinie“-Modell im Teams Admin Center. Um private Kanäle nur in begrenztem Umfang einzuführen, können Sie Ihre „organisationsweite“ Teams-Richtlinie so einstellen, dass Benutzern nicht gestattet ist, private Kanäle anzulegen, bis Sie Zeit zur Planung und Schulung hatten, während sie gleichzeitig mit einer anderen Richtlinie einer Testgruppe von Benutzern gestatten, die Funktion zu nutzen.

Erstellung einer eigenen Teams-Richtlinie zur Steuerung privater Kanäle

Bald ist es so weit!

Sie verfügen über die administrativen Kontrollmechanismen, die Sie brauchen, um unangenehmen Überraschungen vorzubeugen. Microsoft hat großartige Inhalte vorbereitet und wird sie bald veröffentlichen. Und hier bei AvePoint warten wir bereits gespannt auf den Rollout der privaten Kanäle in Microsoft Teams, damit wir Ihnen im zweiten Teil dieser Artikelreihe alles, was Sie wissen wollten und noch mehr über diese tolle und sehnlichst erwartete Funktion mitteilen können, mit der Sie Teams noch besser auf die alltägliche Arbeitsweise Ihrer Benutzer abstimmen können.

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