Besprechungen sind super. Sie sind perfekt dazu geeignet, die Arbeit liegenzulassen und stattdessen für eine Weile über alles Mögliche zu sprechen. Oder?

Manche nehmen nur ungern an Besprechungen teil, weil sie diese als Zeitverschwendung empfinden. Andere nehmen teil, verbringen die meiste Zeit aber damit, E-Mails und Instant-Messenger-Nachrichten zu lesen und zu schreiben.

Allerdings gibt es viele Mitarbeitende, die aufmerksam teilnehmen und die gemeinsam verbrachte Zeit optimal nutzen möchten.

Die Evolution von Besprechungen

Befassen wir uns mit dem letzten Stichpunkt – gemeinsam. Besprechungen fanden bislang meist in einem Besprechungsraum statt, in dem Personen um einen Tisch saßen. In der heutigen Zeit wird die Chance, dass sich alle gleichzeitig in einem Raum versammeln können, jedoch immer geringer.

Konferenztechnologien sind keine neue Erfindung, und ihre Fähigkeiten und die verfügbaren Geräte werden immer besser und kostengünstiger.

Ein einfaches Set-up zur Teilnahme an einer Besprechung erfordert heutzutage einfach nur eine Webcam und ein Headset. Wenn Sie an einem Laptop arbeiten, hat dieser wahrscheinlich bereits eine Webcam eingebaut. Einfache Headsets in akzeptabler Qualität gibt es schon relativ günstig. Wenn Sie wirklich kabellos an Besprechungen teilnehmen möchten, sollten Sie für maximale Freiheit den Kauf einer externen Kamera (die oben an einem externen Monitor angebracht wird) und eines schnurlosen Headsets in Betracht ziehen.

Wie können Benutzer abgesehen von Hardware und grundlegender Konferenzsoftware das meiste aus den Besprechungsfähigkeiten fortgeschrittener Kollaborationstools wie Microsoft Teams herausholen?

Microsoft Teams bietet in etwa dieselben Funktionen wie Skype for Business, allerdings gibt es einige Innovationen und Funktionen, die allen Teilnehmern an der Besprechung, und selbst den nicht teilnehmenden Personen, eine verbesserte Erfahrung ermöglichen können.

Beginn der Besprechung

Schalten Sie Ihre Kamera ein. So ermöglichen Sie anderen, mit Ihnen ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht zu führen, als ob Sie vor Ort wären. Befinden sich Sachen im Hintergrund, die andere nicht sehen sollen (z. B. Wäsche, Ihr Schlafzimmer oder der Strand, an dem Sie sich vielleicht nicht offiziell aufhalten)? Schalten Sie den Hintergrundweichzeichner ein, eine neue Funktion, die Ende September veröffentlicht wurde und alles hinter Ihrem Gesicht bzw. Körper verwischt.

Minimieren Sie alle anderen Anwendungen, um Ablenkungen zu vermeiden. Die Shake-Funktion von Windows ermöglicht Ihnen das Schütteln der Anwendung, die Sie im Vordergrund haben möchten (also Microsoft Teams), wodurch alle anderen Anwendungen sofort minimiert werden. Schütteln Sie das Fenster erneut, um alle Fenster wieder anzuzeigen.

Wenn Sie Windows 10 verwenden (und ehrlich gesagt, sollten Sie das mittlerweile, es ist schon seit über drei Jahren auf dem Markt), aktivieren Sie den Benachrichtigungsassistenten oder „Ruhezeiten“ (abhängig von der Aktualität Ihres Windows 10-Betriebssystems) und  unterbinden Sie damit alle störenden Benachrichtigungspopups.

Sie sollten auch Ihr Handy und Ihre Wearables auf „Nicht stören“ stellen, um ungewollte Ablenkungen aus dieser Richtung zu vermeiden.

Während der Besprechung

Eine weitere Funktion, die Ende September eingeführt wurde, ist die Besprechungsaufzeichnung. Damit werden Audio, Video und Bildschirmübertragungsaktivitäten aufgezeichnet. Im Gegensatz zu Skype for Business, bei dem Besprechungsaufzeichnungen auf Ihrem Computer gespeichert und dann an einen anderen Speicherort hochgeladen bzw. geteilt werden müssen, werden in Microsoft Teams Besprechungsaufzeichungen direkt in der Cloud gespeichert. So wird auch weiter aufgezeichnet, wenn Sie die Besprechung aus irgendeinem Grund verlassen müssen.

Denken Sie daran, beim Sprechen immer in die Kamera zu blicken. So scheint es für die anderen Teilnehmer, als ob Sie Blickkontakt herstellen. Zuerst fühlt sich das vielleicht seltsam an, aber man gewöhnt sich schnell daran.

Wenn Sie bei einer Besprechung eine Präsentation halten, können Sie Ihren Desktop, eine spezifische App oder sogar PowerPoint-Folien direkt übertragen (bitte benutzen Sie diese Funktion auch tatsächlich und vermeiden Sie es, im Sinne einer besseren Erfahrung für alle Teilnehmer, die PowerPoint-Anwendung selbst zu übertragen).

Wenn Sie teilnehmen, können Sie im Verlauf der Besprechung in Microsoft Teams mehrere Tätigkeiten verrichten. Dabei wird das Video/die Übertragung links oben auf Ihrem Bildschirm minimiert. Wenn Sie in diesem Zusammenhang auf OneNote oder eine andere relevante Anwendung zugreifen müssen, sollten Sie diese separat öffnen. Dann können Sie in einer geteilten Ansicht die Besprechung und die jeweilige Anwendung gleichzeitig geöffnet haben und so vermeiden, von der aktiven Besprechung wegzuschalten.

Nach der Besprechung

Nach Abschluss der Besprechung ist die Aufzeichnung in Microsoft Stream verfügbar. Hier werden Ihnen auch Dinge wie die Zeitachse der Sprecher (also wer wann gesprochen hat) sowie eine durchsuchbare Transkription von allem anzeigt, was im Verlauf der Besprechungsaufzeichnung gesagt wurde.

Worin besteht der Nutzen der Besprechungsaufzeichnungsfunktion?

  1. Personen, die nicht teilnehmen konnten, können sich die Aufzeichnung ansehen, und
  2. Personen, die teilgenommen haben, können damit etwas, das sie verpasst oder nicht richtig verstanden haben, erneut ansehen.

Es wird nicht mehr lange dauern, bis diese Funktion auch in der Lage ist, uns auf Grundlage von Aktionspunkten in der Besprechung Aufgaben zuzuweisen.

Erfolgreiche Umsetzung

Wir können nicht davon ausgehen, dass Microsoft Teams uns nur aufgrund des Einsatzes der Software eine bessere Besprechungserfahrung bietet. Viele schlechte Besprechungserfahrungen müssen eher von den Teilnehmern verantwortet und können nicht der Technik zugeschrieben werden.

Zur Ausschöpfung aller Vorteile, die Microsoft Teams für Besprechungen bietet, müssen Benutzer ihr Verhalten an die neue Umgebung anpassen und gewillt sein, sich weiterzuentwickeln.

Moderne Besprechungen erfordern mehr als nur moderne Technologien, sie erfordern auch moderne Praktiken.


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