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Sie möchten also Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen verwenden? Gute Wahl! Ich bin überzeugt, sie werden es lieben!

Doch bevor Sie die Microsoft Teams-Software installieren, ein Team erstellen, Ihre Kolleginnen und Kollegen hinzufügen und ihnen dann empfehlen, Teams ebenfalls zu installieren und damit zu arbeiten, nehmen wir erst einmal kurz den Fuß vom Gas.

Microsoft Teams ist ein leistungsstarkes Tool, das viele der positiven Eigenschaften von Office 365 nutzt und zum Vorschein bringt. Doch obwohl Microsoft Teams über eigene Services, Features und Funktionen verfügt, wird ein Großteil dessen, wofür Sie Teams verwenden werden, tatsächlich von anderen Services auf der Office 365-Plattform ermöglicht. Beispiele dafür sind Planner für die Verwaltung von Gruppenaufgaben, Forms für Umfragen und Tests, SharePoint zur Aufbewahrung von Dateien, Stream für die Aufzeichnung von Team-Meetings und so weiter.

Office 365

Microsoft Teams basiert auf Benutzerpostfächern, die in Exchange Online gehostet werden und die Grundlage für die fortgeschritteneren Features von Outlook bilden. Obwohl Microsoft Teams technisch gesehen ohne in Exchange Online gehostete Benutzerpostfächer funktioniert, benötigen einige Services von Office 365 solche Postfächer, um vollständig oder überhaupt zu funktionieren. Einige dieser Services nutzen das Exchange-Postfach als Speicher für Mitteilungsinformationen, während andere sich einfach nur die Möglichkeit zunutze machen, Sie überhaupt kontaktieren zu können.

Ein Beispiel dafür ist Microsoft Planner. Ohne Exchange Online bekommen Benutzer Probleme beim Anzeigen von Kommentaren, dem Hinzufügen von Kommentaren zu einem Beitrag oder bereits beim schlichten Anzeigen ihrer Plan-Favoriten. Auch wenn Sie darüber in Kenntnis gesetzt werden wollen, dass Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, brauchen Sie ein Exchange Online-Postfach.

Bislang habe ich nur die Funktionen von Office 365-Apps behandelt. Was noch wichtiger sein könnte, ist der Compliance-Aspekt von Microsoft Teams, beispielsweise die Möglichkeit eDiscovery-Suchen durchzuführen und Aufsichtsrichtlinien zu verwenden. Auch in diesen Fällen sind in Exchange Online gehostete Postfächer erforderlich, damit alles richtig funktioniert. Während einige Facetten von Microsoft Teams durchaus ohne Postfächer funktionieren, ist die Lösung nicht komplett und voll funktionsfähig ohne sie.

Kurz gesagt: Microsoft Teams ohne in Exchange Online gehostete Postfächer zu verwenden ist eine funktionsfähige Möglichkeit, die aber mit manchen Schwierigkeiten und Einschränkungen verbunden ist. Im Endeffekt kann das zu Compliance-Problemen und einer schlechten Benutzererfahrung führen, da Benutzer ständig mit Problemen und Einschränkungen konfrontiert werden, wenn sie Teams verwenden.

Zwar kann es sein, dass Planner die Probleme verursacht, die vor ihnen liegen. Doch wahrscheinlich werden sie Microsoft Teams die Schuld zuschieben, weil sie Planner nur als Registerkarte in ihrem Kanal sehen und deshalb möglicherweise keinen Unterschied zwischen beiden machen. Von Problemen dieser Art kann man sich nur schwer wieder erholen, und mit der Zeit sorgen sie dafür, dass das Vertrauen in Microsoft Teams innerhalb einer Organisation und der Erfolg, der mit seiner Verwendung verbunden ist, ebenso schwinden wie die Unterstützung für Schritte zur Wiederherstellung der Funktionen.

Dieser Artikel von Microsoft erläutert, wie Exchange und Teams miteinander interagieren und erklärt im Detail, was funktioniert und was nicht.

Microsoft Teams mag sich toll und neu anfühlen und einige Probleme in Ihrer Organisation beheben. Doch einige dieser Probleme können auch mithilfe bestimmter Features von Outlook ausgeräumt werden, wenn man die Software mit Exchange Online verknüpft. Dazu gehört etwa Folgendes:

  • Ein konzentrierter Posteingang, der beim Ausblenden von Nebensächlichkeiten hilft
  • FindTime als Unterstützung bei der Terminplanung
  • Vorgeschlagene Kontakte
  • Cloud-Anhänge über OneDrive
  • Informationen von MyAnalytics als Verbesserungshilfe für E-Mails und Terminplanung
  • To-do-Liste für individuelle Aufgabenverwaltung

Benutzer zu Exchange Online zu migrieren ist ein wesentlicher erster Schritt für Organisationen, die Microsoft Teams einführen wollen. Einerseits ermöglicht dieser Schritt zahlreiche Backend-Funktionen, die den IT-Service und die Benutzererfahrung insgesamt verbessern. Andererseits können Benutzer großen Nutzen aus vielen kleinen Schritten ziehen, die bereits mit der Einführung eines leistungsfähigeren und funktionsreicheren Outlook verbunden sind.

Und anstatt sie einfach unvorbereitet auf Microsoft Teams loszulassen und ihre Arbeitsweise von jetzt auf gleich umzukrempeln, können Sie ihnen stattdessen durch die Migration zu Exchange Online ermöglichen, zunächst nach und nach von diesen kleinen Verbesserungen zu profitieren.


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