Dies ist der dritte Teil einer siebenteiligen Blogartikelreihe über die Migration zu Microsoft Teams. Die ersten beiden Artikel können Sie hier lesen:
In meinem vorherigen Beitrag zur Migration zu Microsoft Teams ging es um die Bedeutung von OneDrive for Business, und zwar mit Blick auf das notwendige Grundlagenverständnis der Benutzer, den Zugang zu einer optimierten Benutzererfahrung und einen konsolidierten Dateispeicher.
Gleiches gilt auch für SharePoint Online und Dateifreigaben, denen man mit Fug und Recht noch eine höhere Bedeutung beimessen könnte als OneDrive. Aber warum wird dieses Thema dann erst nach OneDrive behandelt? Es sieht folgendermaßen aus: OneDrive prägt organisatorische Abläufe weniger stark und es ist im Allgemeinen sehr viel einfacher, die Anwendung zu implementieren und den Benutzern ihre Verwendung nahezubringen, als das bei SharePoint, aufgrund des Umfangs dieser Plattform, der Fall ist. Außerdem bietet OneDrive (sowohl die Web-Version als auch die Engine für die Desktop-Synchronisierung) Funktionen, auf die sich SharePoint stützt.
Viele Organisationen, mit denen ich in Kontakt stehe, setzen Microsoft Teams bereits ein, um die Projektarbeit, die Arbeit in virtuellen Teams oder Organisationsteams und vieles mehr zu optimieren. Sie sind bereits dazu übergegangen, Dateien in Kanälen bereitzustellen, die in den Teams erstellt wurden. Vernachlässigt wird dabei aber oft die Dateifreigabe-Funktion. Wenn ich bei der IT nachfrage, welche Pläne es zur Migration von Dateifreigaben auf SharePoint gibt, stellt sich oft heraus, dass noch nichts Konkretes geplant ist. Genau dann, wenn ich frage, ist die IT zumeist in der Phase, in der gerade die Planung eines Plans geplant wird.
Die allgemeine Verwirrung, die in diesem Bereich herrscht, ist in erster Linie darauf zurückzuführen, dass sich das aktuelle SharePoint von der SharePoint-Anwendung unterscheidet, die die IT aus der Vergangenheit kennt. Damals befand sich alles in einem logischen Fluss: Dateien fanden sich in Bibliotheken, die wiederum in Websites eingebunden waren, die ihrerseits Websitesammlungen angehörten.
Prinzipiell ist das zwar nach wie vor der Fall; bei früheren SharePoint-Versionen waren jedoch mehrere Websites innerhalb dieser Websitesammlungen geschachtelt. Mit der Ordnerstruktur bei Dateifreigaben verhielt es sich ähnlich: Eine Datei befand sich in einem Ordner, der als Unterordner eines anderen Ordners fungierte, der auf einem zugeordneten Laufwerk gespeichert war, das wiederum mit einem Dateiserver verknüpft war.
Heute liegt die Herausforderung im Umgang mit Office 365-Gruppen. Bei jeder davon handelt es sich im Prinzip um ein separates zugeordnetes Laufwerk, das in einen Umfang vorliegt, der zuvor nicht denkbar war. Wird in Microsoft Teams ein Team erstellt, wird quasi ein neues „zugeordnetes Laufwerk“ in Form einer neuen SharePoint-Website samt Dokumentbibliothek erstellt. Jedes einzelne davon verfügt über eine unterschiedliche Berechtigungsstruktur und eigene Gruppenmitglieder.
Letztlich geht es hier um gewohnte, eingefahrene Arbeitsabläufe. Viele von uns haben seit der Zeit, zu der Tools wie der Datei-Manager in Windows 3.1 und Outlook 97 Teil unseres Arbeitslebens wurden, unsere Arbeitsweise kaum verändert. Organisationen stellen oft fest, dass es ihnen trotz aller Bemühungen, Arbeitsprozesse zu optimieren, nicht gelingt, einen einheitlichen Ansatz durchzusetzen.
Im Zusammenhang mit Microsoft Teams ist ein sehr ähnliches Phänomen zu beobachten. Es soll ein weniger starres, agileres Arbeiten ermöglichen als zuvor, basiert aber auf den alten Prozessen und hängt von ihnen ab.
Was ich damit meine?
Nun, bei jedem Kanal in einem Team handelt es sich um einen Ordner, und wenn ein Besitzer ein neues Team einrichtet, erstellt er die Kanalstruktur häufig nach dem Vorbild einer bestehenden Ordnerstruktur. Es ist allerdings so, dass ein Kanal nicht nur aus Dateien besteht, sondern zusätzlich auch Unterhaltungen, Besprechungen, Apps und Bots umfasst.
Die Frage ist also, ob Ihr „Lösungskatalog“ nur zur Aufbewahrung der Begleitelemente Ihrer Lösungen gedacht ist oder ob hier Gespräche zu den Lösungen selbst geführt werden sollen. Ist Ersteres der Fall, empfiehlt es sich, einen Ordner im allgemeinen Kanal zu erstellen. Trifft Letzteres zu, ist ein eigener Kanal angebracht. Es ist aber auch möglich, dass aus einem Ordner, der ursprünglich im allgemeinen Kanal erstellt wurde, irgendwann ein eigenständiger Kanal wird. Hier gibt es keine richtige Antwort.
Und genau das ist der Knackpunkt. Organisationen, die über die Einführung von Microsoft Teams nachdenken, sollten in Betracht ziehen, die Dateifreigaben in den entsprechenden Teams und die SharePoint-Dokumentbibliotheken eine Ebene darunter anzusiedeln. Zur Funktionsweise der Bibliotheken und zu Themen wie Versionierung, Ein- und Auschecken, Freigaben, Spalten, Filter und Ansichten, Inhaltsgenehmigung und Inhaltstypen müssen alle Beteiligten geschult werden. Darüber muss bei der gesamten IT sowie allen Teambesitzern und Endbenutzern Klarheit herrschen.
Wenn die Organisation dann versteht, welche Möglichkeiten mit der Dateifunktionalität in Microsoft Teams verbunden sind und wie sie mit den Kanälen arbeiten kann, muss sie sich Gedanken darüber machen, wie sie ihre Dateien übertragen kann. Werden die Dateifreigaben nach dem „Lift and Shift“-Verfahren übertragen, werden damit einfach alte Probleme an einen neuen Ort verlagert. Das wäre so, als würde man den Inhalt einer unaufgeräumten Garage beim Umzug einfach komplett in die neue Garage mitnehmen, anstatt ihn vorher durchzusehen und zu sortieren.
Wenn Ihre Organisation also zu Microsoft Teams migrieren und in diesem Zusammenhang ihre Arbeitsweise verändern möchte, sollten Sie beim Umzug in die neue Umgebung auf keinen Fall die Dateifreigaben vergessen!
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