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Microsoft Teams und sichere Zusammenarbeit – so geht’s (Case Study)

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Case Study: Kao Corporation

Die Herausforderung

Die Kao Corporation („Kao“) hatte im Juli 2017 damit begonnen, Microsoft Teams einzusetzen und dehnte die Nutzung in 2019 dann auf alle Gruppen aus. Diese blieb jedoch nicht auf die interne Kommunikation beschränkt: Die Organisation schloss auch die Zusammenarbeit mit Gruppen außerhalb des Unternehmens ein.

Zunächst setzte Kao Teams im Unternehmensbereich „Information Systems“ ein. Mund-zu-Mund-Propaganda sorgte dafür, dass sich die Nachricht herumsprach, also begann man mit der Einrichtung eines koordinierten Systems, das den Einsatz von Teams zwischen unterschiedlichen Unternehmensbereichen voranbringen sollte. Im Januar 2019 initiierte Kao Group Customer Marketing (KCMK), ein für die Vermarktung an Kunden zuständiges Kosmetikunternehmen, die umfassende Implementierung von Teams mit Tablets. Drei Monate später wurde Teams in einem firmenweiten Projekt in der gesamten Kao Group eingeführt.

Im Zusammenhang mit diesem Schritt ergaben sich drei zentrale Herausforderungen: Die Implementierung und Verwaltung sicherer Zusammenarbeit mit externen Nutzern, die zunehmende Arbeitslast für die Verwaltung von Teams mit zahlreichen Mitgliedern und die Sicherheitsrisiken sowie die sinkende Qualität der Suchergebnisse im Angesicht von verwaisten Teams und Inhalten, die nicht länger verwendet wurden.

Mit der aufkommenden COVID-19-Pandemie schwanden die Möglichkeiten für Kundenbesuche. Und so beabsichtigte Kao, seinen Einsatz von Teams zu optimieren und auf die Zusammenarbeit mit Nutzern außerhalb des Unternehmens auszuweiten, ohne dabei Abstriche in puncto Sicherheit in Kauf zu nehmen und die betriebliche Belastung zu erhöhen.

Microsoft Teams

„Anfangs, als wir uns noch auf den Einsatz innerhalb der Gruppe konzentrierten, nutzten wir die Standardfunktionen von Microsoft Teams für die Anwendungsverwaltung“, so Katsuya Kokubo, Vice President, Enterprise Information Solutions bei Kao. „Gleichzeitig erhielten wir immer mehr Anfragen, Personen von außerhalb des Unternehmens zur Zusammenarbeit in Teams einzuladen. Um das auf sichere Weise zu bewerkstelligen, mussten wir unser System für die Anwendungsverwaltung erneut unter die Lupe nehmen.“

Unterdessen zeichneten sich zwei weitere Probleme ab. Das erste bestand darin, die Verwaltung von Berechtigungen durch die Integration mit Sicherheitsgruppen in Microsofts Active Directory zu ermöglichen. Obwohl Teams Single Sign-on mit AD ermöglichte, mussten Mitglieder für jedes Team einzeln zur Berechtigung registriert werden, was bei personellen Veränderungen viel Aufwand bedeutete.

Das zweite war der Support für die stetig wachsende Zahl von Teams. 2019 hatte die Anzahl der Teams 7.500 erreicht und man ging davon aus, dass sie noch weiter zunehmen würde. Kao musste einen Weg finden, ein effektives Lebenszyklus-Management umzusetzen, damit nicht länger benötigte Teams genau identifiziert und sicher gelöscht werden konnten.

Die AvePoint-Lösung

Um diese beiden Probleme zu lösen, begab sich Kao im Juni 2019 auf die Suche nach einem neuen Anwendungsmanagement-System. Bald wurden sie auf AvePoint Cloud Governance aufmerksam.

Cloud Governance bietet Nutzern Self-Service-IT-Ressourcen für die Bereitstellung, Verschiebung oder Umstrukturierung von Inhalten in Microsoft 365 sowie Funktionen für das Lebenszyklus- und Berechtigungsmanagement. Die Lösung ist in Teams sowie die breitere Microsoft 365-Plattform integriert (Yammer-Communitys und SharePoint-Websites eingeschlossen) und gibt Nutzern Richtlinien für fundierte Entscheidungen an die Hand.

Durch den Einsatz von Cloud Governance konnte Kao nicht nur sichere Zusammenarbeit mit Gruppen außerhalb des eigenen Unternehmens gewährleisten, sondern auch vormals manuelle Arbeiten rationalisieren und beschleunigen. Auch die Verwaltung von Teammitgliedern wurde dank der Integration von Sicherheitsgruppen in Microsofts Active Directory vereinfacht. Für die Lebenszyklusverwaltung werden Team-Administratoren nun darüber benachrichtigt, wenn Teams für einen gewissen Zeitraum inaktiv waren.

Kao arbeitete zur Erfüllung seiner Anforderungen mit AvePoint Japan K.K. („AvePoint“), einem Microsoft-Partner, zusammen.

„Wir sprachen mit mehreren Unternehmen, deren Lösungen wir in Erwägung zogen, doch AvePoint Cloud Governance war die einzige, die alle drei Punkte abdeckte“, so Koji Kondo, Leiter der Teams-Administratoren im Office Infrastructure Team der ICT Group in der ESM-Abteilung der Division Information Systems von Kao. „Zudem haben wir uns nicht nur wegen der Funktion für AvePoint entschieden, sondern auch, weil wir zuversichtlich waren, dass sie uns flexiblen Support bieten würden.“

Das Unternehmen führte Cloud Governance ab Januar 2020 phasenweise ein. Ein Pilotprojekt, das sich auf die Division Information Systems konzentrierte und bei dem Einladungen für externe Nutzer ermöglicht werden sollten, wurde ins Leben gerufen, so Keisuke Nakatani, Teams-Administrator im Office Infrastructure Team der ICT Group in der ESM-Abteilung der Division Information Systems von Kao. 2020 wurden die Funktionen für Inlandsnutzer eingeführt und später auf externe Nutzer für Gruppengesellschaften im Ausland erweitert. Kao plante die Einführung aller weiteren Funktionen für seine Auslandsgesellschaften in 2021.

Das Projekt profitierte vom personalisierten Service von AvePoint.

„Sie hatten durch die Integration von Sicherheitsgruppen für neu erstellte Teams bereits die Möglichkeit zur Verwaltung von Berechtigungen, doch mussten wir weitere Funktionen entwickeln, um den Bedarf von Kao abzudecken“, so Yuki Watanabe, Technical Senior Director bei AvePoint. „Kao verfügte bereits über eine enorme Anzahl an bestehenden Teams. Aus diesem Grund musste eine Möglichkeit geschaffen werden, Sicherheitsgruppen nicht nur in neue, sondern auch in vorhandene Teams zu integrieren. Darum arbeiteten wir mit dem Entwicklungsteam in den USA an neuen Funktionen.“

Microsoft Teams

Dank des Entwicklungsteams von AvePoint „konnte man schnell auf unsere Bedürfnisse reagieren und die notwendigen Funktionen hinzufügen, und für diese Unterstützung sind wir sehr dankbar“, so Masami Shiba, Teams-Administrator im Office Infrastructure Team der ICT Group in der ESM-Abteilung der Division Information Systems von Kao. Die Funktionen, die eine Reaktion auf Nutzeranfragen ermöglichen, kamen im Unternehmen gut an.

„Durch die Einführung von AvePoint Cloud Governance und die Verwaltung von Teams mit AvePoint Cloud Governance läuft das Anlegen externer Teams nun schneller“, so Nakatani.

Zuvor waren für die Einrichtung vom Anwendungs- und Team-Launch bis zur Registrierung externer Nutzer zwischen den entsprechenden Abteilungen mindestens fünf Tage erforderlich. Mit Cloud Governance können diese Teams nach Abschluss des Genehmigungsvorgangs am gleichen Tag bereitgestellt werden.

„Dadurch nahm die Nutzung von Teams mit Personen außerhalb des Unternehmens deutlich zu; allein im April 2021 wurden 197 Teams erstellt“, so Nakatani. „Früher haben wir Nachrichten und Dateien vornehmlich per E-Mail mit Personen außerhalb unserer Organisation geteilt, doch das hat sich langsam zu Teams verlagert.“

Auch die Verwaltung von Berechtigungen für Teammitglieder wurde dank der Integration von Sicherheitsgruppen aus AD vereinfacht. Bis Ende Februar 2021 war die Integration von 212 Teams mit Sicherheitsgruppen abgeschlossen, wodurch pro Jahr mehr als einhundert Stunden Nutzerverwaltungsaufwand eingespart werden sollten. Da nun auch die Integration von in Microsoft Teams erstellten Teams mit Sicherheitsgruppen umgesetzt werden konnte, ging man zudem von weiteren Arbeitseinsparungen aus.

Die Verwaltung von Teams und Nutzerlebenszyklen geht nun sicherer vonstatten. „155 externe Teams, die zuvor erstellt, inzwischen aber nicht mehr verwendet wurden, wurden gelöscht“, so Nakatani. „Durch die richtige Lebenszyklusverwaltung besteht nicht länger das Risiko, dass Dateien außerhalb des Unternehmens weiter verfügbar sind.“

Microsoft Teams

Auch die Verwaltung und Speicherung von Audit-Protokollen ist nun leichter. „Microsoft 365 speichert Audit-Protokolle für maximal 90 Tage, doch da sich weltweit die Sicherheitsvorfälle mehren, mussten wir sie für längere Zeit aufbewahren können“, so Kondo. „Mit AvePoint Cloud Governance können wir Audit-Protokolle nun unbegrenzt aufbewahren.“

Shiba fügte hinzu, dass es durch die Integration der Audit-Protokolle aus Microsoft 365 „nun möglich ist, die Protokolle über die von AvePoint zur Verfügung gestellte Verwaltungsanzeige zu überprüfen. Die Nutzeroberfläche ist zudem leichter zu bedienen, etwa bei der Einrichtung von Filterbedingungen zum Abrufen der gewünschten Informationen.“

Das Fazit

Mit Cloud Governance hat Kao nun die Grundlage für eine sichere und erfolgreiche Zusammenarbeit geschaffen. In diesem Jahr wird die Erstellung neuer Teams in Cloud Governance konsolidiert und die Teamerstellung in Microsoft Teams gesperrt. Zudem wird die Verwaltung bestehender Teams in Cloud Governance überführt, sodass letztendlich alle Teams mit Cloud Governance verwaltet werden.

„Die Vorteile, die AvePoint Cloud Governance bietet, sind so überzeugend, dass wir nicht mehr ohne die Lösung arbeiten können“, meint Kokubo und fügt hinzu, dass die Organisation plane, die Lösung auch zur Verwaltung von SharePoint Online einzusetzen.

Auch der Mehrwert, den die Lösung im Hinblick auf die Weiterentwicklung und den Ort der Arbeit bieten konnte, blieb der Geschäftsleitung nicht verborgen.

„COVID-19 hat die Art, wie wir zusammenarbeiten, in globalem Maßstab verändert. Da wir bei der Kao Group allerdings bereits Microsoft Teams nutzten, lief der Übergang zum Homeoffice reibungslos ab“, freut sich Kokubo. „Wir werden Teams auch weiterhin als zentrales Kommunikationsmittel nutzen und hoffen, durch den konsequenten Einsatz von Ave Point Cloud Governance für die Anwendungsverwaltung unsere Arbeitsumgebung effizienter und effektiver gestalten zu können.“

Kao

Kao Corporation ist ein führender Anbieter von Körperpflegeprodukten, Kosmetika, Waschmittel- und Reinigungsprodukten. Seit 134 Jahren bereichert Kao das Leben der Menschen mit „Yoki-Monozukuri“ (also einer ausgezeichneten Fertigung). Im Dezember 2020 waren auf konsolidierter Basis 33.409 Mitarbeitende für das Unternehmen tätig, dessen Umsatz 1,382 Milliarden Yen betrug.

2021 führte man einen neuen mittelfristigen Management-Plan mit der Bezeichnung „K25“ ein. Während der Grundauftrag, das Leben zu bereichern, gleich bleibt, plant das Unternehmen, einen neuen „Kao-Stil“ zu etablieren, der sich zusätzlich auf die Umwelt und das Leben von Menschen in aller Welt konzentriert.

Die vollständige Fallstudie finden Sie hier.


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