Start Microsoft Teams Microsoft Teams: Informationene richtig verwalten

Microsoft Teams: Informationene richtig verwalten

Keine Erfahrung mit Microsoft Teams? Matt Wades Leitfaden für Alltägliche Verhaltensregeln in Microsoft Teams enthält grundlegende Best Practices für Sie. Jetzt herunterladen!


Immer mehr Firmen setzen Microsoft Teams ein, und die Frage, wie alle die von Benutzern generierten Informationen ordnungsgemäß verwaltet werden, gewinnt zunehmend an Bedeutung. In unserem kürzlich veröffentlichten Webinar führen wir die grundlegenden Schritte zur einfachen und schnellen Einrichtung des Informationsmanagements auf. Das Wichtigste ist die Aufteilung des Problems in kleine, handhabbare Portionen.

1. Zuordnen und Verstehen von Informationen 

Der erste Schritt umfasst die Zuordnung und das Verstehen Ihrer Informationen auf allgemeiner Ebene. Das Verstehen der verschiedenen Arten von Zusammenarbeitsbereichen in Ihrem Unternehmen sollte Ihnen beim Drill-down in Bezug auf die spezifischen Informationen in den jeweiligen Bereichen helfen. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen, wie das aussehen könnte:

2. Implementieren eines Klassifizierungsschemas 

Der nächste Schritt ist die Festlegung eines Schemas, mit dem Ihre Informationen beschrieben werden sollen. Dabei kann es sich um ein Geschäftsklassifizierungsschema, eine Taxonomie oder einen Dateiplan handeln. Dieses Schema schreibt schlussendlich vor, wie Sie Ihre Informationen kennzeichnen. Die Klassifizierung Ihrer Informationen ermöglicht Ihnen das Sortieren und Organisieren Ihrer Informationen anhand von Bezeichnungen, die das Auffinden und den Schutz relevanter Daten einfacher gestalten.

3. Zuweisen von Aktionen zu Bedingungen und Einsatz in Office 365 

Nach der Erstellung klar definierter Bedingungen müssen Sie diese mit Ergebnissen und Aktionen verknüpfen. Dabei kann es sich um eine einzelne Aktion handeln (z. B. nach sieben Jahren vernichten), aber auch um einen komplexeren Lebenszyklus (z. B. Verschieben zu einem neuen Speicherort, Deklaration des Elements als Datensatz und dann Vernichtung). Sie legen also den Weg Ihrer Informationen fest, wodurch sie leicht nachzuverfolgen sind.

Dazu gehört auch die Fähigkeit, die Bedingungen und zugehörigen Aktionen an die Standorte weiterzugeben, an denen die jeweiligen Informationen gespeichert werden. Dort verknüpfen Sie Ihre Inhaltsmanagementprozesse mit Ihrer Informationsarchitektur und stellen so sicher, dass die Inhalte bei der Erfassung klassifiziert und somit ohne Verzögerung verwaltet werden.

4. Optimieren der Benutzererfahrung 

Nach der Zuordnung Ihrer Informationen wird der Prozess automatisiert. Dadurch wird es für Endbenutzer einfacher, das Richtige zu tun. Endbenutzer haben auch kein Interesse daran, Daten zu verwalten. Sie sollten also Standards festlegen, damit das System den Benutzer, wo immer möglich, von diesen traditionellen Datenmanagementaufgaben entlasten kann.

5. Gewährleisten von Compliance und Integrität 

Nach der Zuordnung und Automatisierung Ihrer Informationen müssen Sie diese überwachen. Nutzen Sie Berichte und Prüfungen, um den Überblick über Ihr System zu behalten (und machen Sie dort Anpassungen und Optimierungen, wo es nötig ist). Hier können Sie die Integrität und Authentizität von Daten sicherstellen.


Sie suchen nach noch mehr Best Practices zu Microsoft Teams? Dann abonnieren Sie unseren Blog!

Jay Leask
Jay Leaskhttp://jay.leask.com/
I sell software, but my passion is to help translate the needs of the business into the capabilities of available technology. Over two decades in tech I have helped customers analyze collaboration solutions against actual mission needs in helping them select the best path based on their personal critical success factors. Per my training I’m a project manager (PMP), an engineer, an architect, and a designer; but ultimately, I’m a problem solver.

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT

Please enter your comment!
Please enter your name here

Most Popular

Was ist Sway? Schöpfen Sie das volle Potenzial dieser Office 365-App aus!

Was ist Sway und wie wird es verwendet? Wir beantworten Ihre Fragen rund um das Microsoft Tool auf unserem Blog. Jetzt lesen!

Ist Ihr Outlook-Postfach voll? Fünf Tipps, mit denen Sie Ordnung schaffen

Ordnung ist das halbe (Arbeits-) Leben. Das gilt auch für Outlook. Erfahren Sie, wie Sie in Ihrem Postfach Ordnung schaffen können und auch beibehalten.

Kurzanleitung zur Verwaltung von Benachrichtigungen in Microsoft Teams

Verpassen Sie nie wieder wichtige Informationen mit den Benachrichtigungen in Microsoft Teams. Erfahren Sie hier alles, was Sie wissen müssen.

Was ist SharePoint? Ein Leitfaden für Anfänger

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie SharePoint am besten nutzen können? Unser Leifaden kann Abhilfe schaffen. Jetzt lesen!