Microsoft Teams und Finanzplanung – ein Dream Team

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Vor drei Jahren packte ich eine besondere Gelegenheit beim Schopf und wurde Leiter der Finanzplanung und ‑analyse für ein schnell wachsendes, internationales SaaS-Unternehmen, dessen Produkte Unternehmen dabei unterstützen, ihre Zusammenarbeit wachstumsfördernd zu gestalten und Arbeitsplätze zu modernisieren. Wir sind groß genug, um über die nötigen Ressourcen zu verfügen, bewahren aber das Wesen eines agilen, innovativen Unternehmens. Mein Team ist dafür zuständig, betriebswirtschaftliche Erkenntnisse zutage zu fördern, um immer einen Schritt voraus zu sein, wobei Microsoft Teams eines der wichtigsten Tools für unsere Arbeit darstellt.

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Name: Aaron Barnes

Ort: Richmond, Virginia, USA (oder aus dem Homeoffice in Midlothian, Virginia)

Aktueller Posten: Leiter Finanzplanung und ‑analyse

Ein Wort, das am besten beschreibt, wie Sie arbeiten: Teamwork

Mobilgerät Ihrer Wahl: Samsung Galaxy Note

Rechner Ihrer Wahl: Surface Laptop

Erzählen Sie uns zum Einstieg etwas über Ihren Werdegang und wie Sie da ankamen, wo Sie heute sind.

Nach dem Studium bin ich in den Bereich Investmentbanking und alternative Vermögenswerte eingestiegen. Anschließend habe ich in die Innenrevision eines Fortune 500-Unternehmens gewechselt, um mehr über Unternehmensführung zu lernen. Ich habe sowohl für große internationale Unternehmen als auch für dreiköpfige Start-ups gearbeitet. Dabei habe ich herausgefunden, dass ich meine Inspiration aus der ständigen Jagd nach geschäftsfördernden Informationen ziehe. In meinen ersten sechs Monaten bei AvePoint arbeitete ich mit Teammitgliedern aus anderen Abteilungen und Büros zusammen, die ich nur aus virtuellen Teams-Sitzungen kannte.

Wie sind Sie das erste Mal mit Microsoft Teams in Berührung gekommen?

Vor AvePoint hatte ich Teams noch nie benutzt. Im Büro in Richmond sah ich dann, wie effektiv das Support-Team die Plattform einsetzte. Zugegebenermaßen hatte ich zu Anfang durchaus Respekt vor diesem Tool, da es so viele Plattformen in sich vereint. Mir wurde jedoch schnell klar, dass es perfekt dafür geeignet ist, Kommunikationswege zu eröffnen, ohne Unbeteiligte mit Informationen zu überschwemmen, und Ideen und Informationen an einem zentralen Ort zusammenzubringen. Das Finanzteam ist auf der ganzen Welt verteilt und wir sind darauf angewiesen, ständig zu kommunizieren und Informationen und Erkenntnisse auszutauschen. Wir haben das Team „Office of the CFO“ eingerichtet, damit wir als Team in Echtzeit Informationen austauschen und kommunizieren können.

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Wie beeinflusst Microsoft Teams Ihre täglichen Arbeitsabläufe im Bereich Finanzen?

Microsoft Teams macht einfach alles leichter. In einer schnelllebigen Umgebung wie der unseren ist effiziente Kommunikation entscheidend. Dank Teams kann ich mit Abteilungsleitern auf der ganzen Welt kommunizieren, Datenströme steuern, alle meine Meetings im Blick behalten, und spezielle Kanäle für das Lösen und Koordinieren von Problemen nutzen.

Ich bin Mitglied unseres Deal Desk in Microsoft Teams. Das ist ein funktionsübergreifendes Team, das aktuelle kundennahe Aktivitäten überprüft und auswertet. Der Vertrieb speist über eine E-Mail-Adresse Informationen über die jeweilige Aktivität in den Kanal ein. Alle E-Mails werden automatisch verschickt und im Team wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Der Deal Desk kann dann Informationen über die Aktivität austauschen, Bedenken besprechen und fragliche Punkte gemeinsam klären. Das Team setzt sich aus Personen aus ganz unterschiedlichen Abteilungen und Ländern zusammen, die alle gleichzeitig auf dieselben Informationen zugreifen, um unsere mitunter knappen Deadlines einzuhalten und unser Unternehmen gemeinsam voranzubringen.

Eine Funktion, die ich künftig gerne noch mehr nutzen würde, ist die Integration anderer Apps wie beispeilsweise Power BI. Durch solche Integrationen stehen die Daten jederzeit allen Benutzern in Teams zur Verfügung. Eines der Projektteams, an denen ich beteiligt bin, beschäftigt sich mit dem Management unseres Ressourcenverbrauchs mit Microsoft Azure. Wir haben unsere produktbezogene Telemetrie in Power BI eingebaut und nun können alle Mitglieder des Teams auch auf die aktuellen Daten zugreifen, sodass wir alle auf der Basis der gleichen Datengrundlage arbeiten.

Außerdem schätze ich an dem Tool, dass es mir die Möglichkeit bietet, trotz der Arbeit aus dem Homeoffice jeden Tag meine Kolleginnen und Kollegen zu sehen.

Wie unterscheidet sich Teams von anderen Kommunikationsplattformen, die Sie im Laufe Ihrer Karriere im Finanzbereich bereits genutzt haben?

Teams ist sehr solide und entwickelt sich ständig weiter. Die erste Kommunikationsplattform, mit der ich in Berührung gekommen bin, war Skype for Business. Die hat ihren Zweck erfüllt, aber ich habe gemerkt, dass ich sie in der Praxis eigentlich nur für Einzelgespräche genutzt habe.

Im Nachhinein weiß ich gar nicht mehr genau, wie ich ohne Teams gearbeitet habe. Die Anwendung ist DIE zentrale Anlaufstelle für alles: Man kann Ressourcen in Konversationen einbinden, wichtige Informationen syncron austauschen und festhalten und bleibt zugleich darüber im Bilde, was sich in anderen Abteilungen tut. Teams macht die Zusammenarbeit mit meinen Teammitgliedern in Singapur, China, Israel und der Schweiz und natürlich auch mit anderen Kolleginnen und Kollegen auf der ganzen Welt viel einfacher. Im Moment beschäftigt sich unser Team eingehend mit der „Whiteboard“-Funktion. Mit dieser Funktion kann man gemeinsam live an Prozessabläufen, neuen Finanzmodellen u. Ä. arbeiten – obwohl man eigentlich gerade auf der ganzen Welt verstreut ist!

Welche Zeitersparnis, die Microsoft Teams bietet, schätzen Sie am meisten?

In einem ständig wachsenden Unternehmen besteht eine der Herausforderungen darin, dessen Organisationsstruktur zu verstehen. Für meine Arbeit muss ich mit Abteilungen und Führungskräften auf der ganzen Welt kommunizieren. Deshalb ist es für mich eine riesige Hilfe, dass ich in Teams so einfach die Organisationsstruktur einsehen kann. So finde ich schnell die Person, die ich suche, und kann ihr innerhalb der Anwendung schreiben, eine E-Mail senden oder ein Meeting mit ihr vereinbaren.

Wie halten Sie sich über die Neuerungen der Microsoft Teams-Plattform auf dem Laufenden?

Leider kann ich nicht behaupten, dass ich darin besonders gut wäre. Es gibt Abteilungen in AvePoint, die wirklich einen herausragenden Job machen, wenn es darum geht, Teams im Unternehmen zu verankern und allen Mitarbeitern näherzubringen. Da ich häufig an abteilungsübergreifenden Projekten beteiligt bin, kann ich mir Best Practices bei anderen abschauen.

Wie würden Sie den Onboarding-/Lernprozess im Hinblick auf eine optimale Nutzung von Teams für Ihre Bedürfnisse beschreiben?

Die Migration von Skype zu Teams habe ich als problemlos empfunden. Anfangs haben wir die Anwendung nur als Chat-Plattform genutzt, durch den Austausch mit Projektteams und anderen Teams, die in dem Prozess schon etwas weiter waren als wir, haben auch wir weitere Funktionen mit aufgenommen, z. B. Funktionen für die Dateiaufbewahrung, um sicherzustellen, dass alle mit den aktuellen Dokumenten arbeiten.

Was würden Sie jemandem empfehlen, der mit Finanzen arbeitet und Microsoft Teams nutzen möchte?

Wenn Sie mit mehreren gleichzeitig ablaufenden Projekten jonglieren müssen, Mitglied verschiedener Expertengruppen sind und diese über mehrere Büros verteilt sind, sodass Sie nicht von Angesicht zu Angesicht zusammenarbeiten können, oder drohen, in einer E-Mail-Flut zu versinken, ist Teams für Sie ganz sicher von unschätzbarem Wert und ich kann es nur wärmstens empfehlen.


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