Viele Organisationen stehen heute vor der Herausforderung, herauszufinden, wie Microsoft Teams sich in ihre Unternehmens-Informationsinfrastruktur einfügt. Die Schwierigkeiten damit sind verständlich, Teams ist einfach keine Website (obwohl bei der Erstellung von Grund auf auch eine Website erstellt wird). Filesharing in Microsoft Teams und SharePoint scheint redundant, da es in Teams ähnlich wie mit einer SharePoint-Website funktioniert (tatsächlich verwaltet die zugehörige SharePoint-Website Teams-Dateien).

Die Veröffentlichung ist mittlerweile zweieinhalb Jahre her, und nun können wir zurückgehen und bestehende Websites vollständig zu Teams transferieren, damit wir uns nicht länger um die wirklich redundanten Websites kümmern müssen. Allerdings gibt es bei der Betrachtung des Zusammenspiels all dieser Systeme immer noch einiges zu bedenken.

Werfen wir zunächst einmal aus einer Best-Practice-Perspektive einen Blick auf die Architektur von Microsoft Teams und SharePoint.

Flache Architektur und erhöhte administrative Sichtbarkeit

Microsoft empfiehlt eine eingeschränkte Nutzung von Unterwebsites in einer Architektur (Stephanie Donahue hat einen tollen Artikel zu moderner Architektur verfasst, den Sie hier lesen können). Wenn Sie eine Website benötigen, sollten Sie eher zu einer Websitesammlung statt zu Unterwebsites tendieren. Unten ist ein stark vereinfachtes Beispiel dafür abgebildet. Jede Website ist ihre eigene „Website der obersten Ebene“ oder Websitesammlung.

Ich gebe zu, dass ich mir beim ersten Lesen der Empfehlung gedacht habe: „Das ist eine gewaltige Menge an Websitesammlungen im Verwaltungsportal.“

Das ist aber nicht zwangsläufig etwas Schlechtes. Tatsächlich ist es nützlich, weil wir nun sehen können, mit was wir in der Umgebung arbeiten. Außerdem macht es dem Chaos an granularen Berechtigungen, die unsere tieferen Websitesammlungen quälen, (endlich!) den Garaus.

Wenn eine neue Website mit spezifischen Berechtigungen statt der Erstellung einer Unterwebsite angebracht ist, resultiert daraus eine neue Website (Websitesammlung), die keine Berechtigungen erbt. So erhalten wir neue Berechtigungen, mit denen wir arbeiten können.

Auswahl einer Website-Vorlage

SharePoint verfügt über zwei Website-Vorlagen: Kommunikation und Team. Beide sind auf spezifische Anwendungsfälle ausgelegt.

Die Vorlage für Kommunikationswebsites ist zur Kommunikation von Informationen an ein bestimmtes Publikum gedacht. Daher sind Kommunikationswebsites die bevorzugte Vorlage für unsere Unternehmenshomepage und die „Unternehmens-öffentlichen“ Abteilungshomepages, die Informationen enthalten, auf die alle im Unternehmen (z. B. HR) Zugriff haben müssen. Diese Informationen umfassen u. a. Informationen zu Leistungen, Anmeldungsformulare, Stellenbeschreibungen und Wellness-Veranstaltungen.

Teamwebsites sind (seit jeher) die bevorzugte Website-Vorlage für unsere Websites für die Zusammenarbeit. Diese Websites enthalten „Abteilungs-private“ Daten, auf die niemand im Unternehmen außer dem Team, das diese verwaltet und für sie verantwortlich ist, Zugriff haben sollte. Für HR sind das Informationen wie eingereichte Versicherungsformulare, Mitarbeiterbeurteilungen, Tarifinformationen und der Abteilungsplan.

Die Hubs nicht vergessen

Wie schaffen wir jetzt mit all diesen separaten Websitesammlungen eine einheitliche Navigation für das Unternehmen? Mit Hubs! Hubwebsites an sich sind keine Standard-Websites. Sowohl Team- als auch Kommunikationswebsites können zu Hubwebsites gemacht werden. Es handelt sich dabei also viel mehr um eine Funktion, die für eine Website aktiviert werden kann.

Hubwebsites werden dazu genutzt, Kontext und eine kohärente Navigation für unsere flache Architektur zu schaffen. Wir können unsere Unternehmenshomepage zu einem Hub machen und Abteilungswebsites hinzufügen, wodurch wir eine einheitliche Navigation für die offenen Bereiche des Intranets schaffen. Alternativ kann es in der Architektur mehrere kleine Hubs für Dinge wie „Projekte“ oder „Gemeinsame Dienste“ geben. Der Link zu diesen Hubwebsites kann auf dem Unternehmens-Starthub platziert werden, wodurch er Teil unserer dauerhaften Intranet-Navigation wird.

Hubwebsites fügen unserer Architektur außerdem ein modulares Element hinzu. Wenn die unvermeidliche Restrukturierung des Unternehmens eintritt, können wir je nach Bedarf die Registrierung unserer Website auf einem Hub einfach aufheben und sie bei einem anderen registrieren.

Die privateren Teamwebsites müssen nicht auf der Unternehmens-Homepage verlinkt sein, da uns nicht daran gelegen ist, dass alle in der Organisation versuchen, auf die Teamwebsites von HR oder der Finanzabteilung zuzugreifen. Daher müssen Sie sich nicht um eine Einbindung in die „globalere“ Intranet-Navigation kümmern. Arbeiten sie gemeinsam mit ihren einzelnen Abteilungen am Ausbau ihrer Teamwebsite-Navigation, damit sie auf alle benötigten „Hinter den Kulissen“-Informationen und -Dokumente zugreifen können.

Teams für die Zusammenarbeit

Nachdem wir uns mit Kommunikationswebsites, Teamwebsites und Hubs beschäftigt haben, geht es jetzt ans Eingemachte: Teams!

Microsoft Teams hat sich als zentrale Komponente der Zusammenarbeit positioniert. Interne Kommunikation und Gespräche, die zuvor aus unverbundenen Nachrichten in Skype for Business und einzelnen E-Mails bestanden, werden nun zu einem dauerhaften Chat. Dabei stehen ein vollständiger Verlauf und eine praktische Suchfunktion zur Verfügung.

Endlich muss nicht mehr jedes einzelne Teammitglied zu einem E-Mail-Thread hinzugefügt werden, Sie können die Nachricht einfach im jeweiligen Teamkanal senden. So einfach ist das. Sie müssen nie wieder einem neuen Mitarbeiter einen Wust an E-Mails weiterleiten – stattdessen fügen Sie ihn einfach zu den Teams hinzu, in denen er arbeiten wird. Mit der zunehmenden Verwendung von Teams durch die Benutzer steigt auch der Anteil der internen Kommunikation über Teams und die entsprechenden Kanäle, wodurch die Menge an internen E-Mails reduziert wird.

Registerkarten für erhöhte Produktivität

Registerkarten machen aus unseren Kanälen effiziente Produktivitäts-Hubs. Der große Vorteil von Registerkarten ist die Möglichkeit, die benötigte Ressource in Teams zu nutzen. Es ist nicht mehr nötig, den Kontext zu wechseln und einen anderen Browser oder Bildschirm oder eine andere Anwendung zu verwenden. Sie können Ihren Planner-Plänen, Stream-Kanälen oder anderen Ressourcen, die Ihr Team benötigt, Registerkarten hinzufügen. Eine tolle Ressource zu Registerkarten in Teams ist der Microsoft-Artikel zur Verwendung von integrierten und benutzerdefinierten Registerkarten in Microsoft Teams.

Aber die Website …

Wie schon zu Beginn dieses Artikels angemerkt kann es etwas verwirrend sein und redundant scheinen, dass neue Teams eine komplett neue Teamwebsite erstellen – das muss es aber nicht. Denken Sie daran, dass wir unser neues Team einfach hinzufügen können, wenn wir bereits eine mit wichtigen Inhalten angefüllte, moderne Teamwebsite haben. Wir müssen sie dazu einfach zuerst gruppifizieren.

Nehmen wir einfach die Teamwebsite des Teams in ihrem jeweiligen Zustand und bauen sie zur Website für die Zusammenarbeit unserer Abteilung (oder unseres Projekts oder unserer Kampagne) aus. Dazu gehören Kalender, Listen, Bibliotheken und Links zu verschiedenen Ressourcen, wie Stream für Videos, Planner und externe Ressourcen. Sie können in Teams auch Registerkarten einfügen, um der Teamwebsite wichtige Inhalte hinzuzufügen (sogar Dokumente!).

Der einzige Unterschied zu einer Teamwebsite, die mit Microsoft Teams verbunden ist, besteht darin, dass es in der Dokumentenbibliothek Ordner zur Organisation der Dateien der Teams gibt (einen pro Kanal). Sie können in dieser Bibliothek Ansichten erstellen, mit denen Sie ohne die umständliche Nutzung von Ordnern Inhalte sortieren können, aber löschen Sie diese Ordner nicht. Nutzen Sie die Bibliothek für Dateifreigaben und bauen Sie nach Bedarf andere Bibliotheken für die Organisation von Inhalten aus.

Das große Ganze

Nach der Betrachtung der verschiedenen Teile unserer Intranetarchitektur wollen wir uns einen Überblick über das große Ganze verschaffen. Dazu gehören die folgenden Komponenten:

  • Kommunikationswebsites für unsere „Unternehmens-öffentlichen“ Websites, die Informationen enthalten, auf die alle im Unternehmen Zugriff haben sollten
  • Teamwebsites für „Abteilungs-private“ Inhalte, auf die nur bestimmte Abteilungen, Geschäftseinheiten oder Projektgruppen Zugriff haben sollten
  • Nach Bedarf Hubwebsites zur übergreifenden Verbindung von Websites, die einen ähnlichen Umfang haben
  • Microsoft Teams zur erweiterten Zusammenarbeit innerhalb von Teams, Abteilungen und Gruppen

Zu einem großen Ganzen zusammengefasst werden all diese Einzelteile in etwa so aussehen:

Kurz zusammengefasst

Microsoft ermutigt uns dazu, unsere Architektur zu verflachen und für Inhalte neue Websites statt Unterwebsites zu erstellen. Damit ist es uns möglich, modularer als zuvor zu arbeiten. Wir können ein Intranet schaffen, das logisch strukturiert ist, aber gleichzeitig agil genug, um sich an unser Geschäft anzupassen.

Eine Website pro Zweck: Inhaltsbausteine, die wie benötigt zusammengestellt und umgestellt werden können, und das ohne den Einsatz von Migrationstools oder erhebliche Anpassungen unserer Umgebung. Berechtigungen bleiben gut organisiert und das Verwaltungsportal spiegelt die tatsächlichen Inhalte in unserer Organisation wieder. So bleiben diese nicht in tiefen Unterwebsitestrukturen versteckt.

Durch die Nutzung von Microsoft Teams mit unseren Teamwebsites sind wir auf Erfolg ausgerichtet. Microsoft Teams stellt nicht nur einen zentralisierten, kollaborativen Workspace bereit, sondern auch Zugriff auf wichtige Apps, Dateien und Websites über eine zentrale Oberfläche. So wird es zu einer Verbesserung, die sich optimierend auf unsere Architektur auswirkt, statt zu einer zusätzlichen Anwendung, die unter Umständen nicht den Geschäftsanforderungen entspricht.


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