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Es gibt gute Gründe dafür, dass Tausende von Unternehmen Microsoft Teams als ihre bevorzugte Kollaborationsplattform nutzen. Neben seiner aufgeräumten Benutzeroberfläche und den unzähligen Funktionen ist seine Nutzung auch weitaus komfortabler, als das bei vielen Konkurrenzprodukten der Fall ist. Dies ist zu einem nicht unerheblichen Teil der Tatsache zu verdanken, dass in jedem Team Registerkarten in Kanälen angelegt werden können.
Je mehr Registerkarten Sie einrichten, desto mehr Anwendungen und Informationen stehen Ihnen mit nur einem Klick zur Verfügung. Nichtsdestotrotz sollte ein Kanal nicht mit unnötigen Registerkarten überfrachtet werden. Hier stelle ich Ihnen fünf Registerkarten vor, die ich jedem Benutzer nur wärmstens empfehlen kann.
Registerkarte „Dateien“
Unter Ihrer allgemeinen Registerkarte „Dateien“ finden Sie alle Dateien, die im jeweiligen Kanal gespeichert sind. Jedes hochgeladene Dokument wird standardmäßig in das Root-Verzeichnis dieser Registerkarte abgelegt (Das zu wissen, wird später noch wichtig!).
Bei der Erstellung des Kanals sollten Sie die Dateien-Registerkarte aufrufen und eine eigene Ordnerstruktur festlegen, um sicherzustellen, dass alles korrekt abgelegt wird. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter darum, Dateien, die sie im Kanal speichern wollen, in den richtigen Ordner zu legen und anschließend einen Link zur Datei zu versenden. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass sich zahllose Dateien einfach im Root-Verzeichnis stapeln! Wenn Sie die Ordnerstruktur nicht zu Beginn einrichten und sich erst später um die Sortierung der Dateien kümmern, werden die in den bisherigen Unterhaltungen eingefügten Links zu diesen Dateien nicht mehr funktionieren.
Registerkarte für Websites
Um Ihrem Team die Arbeit zu erleichtern, sollten Sie eine Registerkarte für jede Website anlegen, die das Team häufig aufruft (oder künftig häufig aufrufen wird). Wenn Sie diesen Kanal beispielsweise für eine Gruppe innerhalb Ihres Unternehmens verwenden, die häufig zusammenarbeitet, dann können Sie die Nutzung von Microsoft Teams durch diese Gruppe fördern, indem Sie dafür sorgen, dass eine häufig genutzte Website direkt in einem Team aufgerufen werden kann. Dies sorgt wiederum dafür, dass alle in der gleichen Umgebung arbeiten und auf einer Wellenlänge liegen.
Registerkarten mit einzelnen Dateien
Alle Dateien, die Sie aufbewahren oder die als Referenzmaterial dienen könnten, sollten eigene Registerkarten erhalten. Eine häufig angelegte Registerkarte für Abteilungen, die viel mit Zahlen zu tun haben, ist Excel. Wir sind beispielsweise in einer Vertriebsabteilung tätig, die wöchentliche Prognosen erstellt. Anstatt also jedes Mal erst die Registerkarte „Dateien“ aufzurufen und die erforderlichen Dateien für die Prognose herauszusuchen, haben wir der Datei eine eigene Registerkarte zugewiesen, auf die die Teammitglieder zugreifen können.
Richtlinien-Registerkarte
Vielleicht haben Sie ja einen Quartalsplan, den Sie umsetzen möchten, oder ein Jahresziel, das es zu erreichen gilt. Wenn es sich um ein Projekt handelt, haben Sie vielleicht einen Projektzeitplan. So oder so ist es praktisch, wenn Standardrichtlinien für die Gruppe und/oder das Projekt verfügbar sind. Mitarbeiter, die neu ins Team kommen, können so leicht nachvollziehen, was das Ziel ist, in welche Richtung die Reise geht und wer wofür verantwortlich ist.
Nur nebenbei: Eine weitere Registerkarte, die in diesem Zusammenhang auf jeden Fall zur Verfügung stehen sollte, ist eine für das Aufgaben- oder Projektmanagement. Bekannte Beispiele dafür sind Microsoft Planner und Project.
Wiki-Registerkarte
Meine letzte Empfehlung ist die Wiki-Registerkarte, die standardmäßig angelegt wird, wenn Sie einen Kanal erstellen. Diese Registerkarte ist zwar nicht zwingend notwendig, kann aber sehr nützlich als Verzeichnis für häufig gestellte Fragen sein. Wenn die Mitglieder Ihrer Organisation dazu bereit sind, die Inhalte zu pflegen, zu prüfen und eine FAQ-Kultur aufzubauen, kann dies äußerst wertvoll werden. Der Trick besteht darin, ebendiese Kultur zu etablieren und regelmäßige Intervalle für die Überprüfung und Bekanntmachung der Inhalte festzulegen. Außerdem sollten Sie darauf achten, sich so oft wie möglich auf diese Inhalte zu beziehen.
Die genannten Microsoft Teams-Registerkarten sollten Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei helfen, einen vollständigen Überblick über das Team zu gewinnen, in dem Sie arbeiten. Obwohl keine davon (abgesehen vielleicht von der Registerkarte „Dateien“) zwingend erforderlich ist, helfen sie Ihnen dennoch sehr bei der Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe. Haben Sie weitere Empfehlungen, die ich vergessen habe? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen!
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