Microsoft Teams noch produktiver gestalten

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Erfahren Sie hier, wie Sie die nachhaltige Akzeptanz von Microsoft Teams fördern und das Potenzial von Teams voll nutzen können.


Microsoft Teams ist eine der wertvollsten Enterprise-Lösungen, die heutzutage auf dem Markt sind. Das ist keineswegs übertrieben. Forrester hat festgestellt, dass der Kapitalwert pro Nutzer über drei Jahre 5.416 US-Dollar beträgt. Bei einem Unternehmen mit 5.000 Benutzern sind das 27,1 Millionen Dollar.

Anders ausgedrückt: Das ist eine Investitionsrendite von 832%. Und das OHNE Berücksichtigung der Auswirkungen von COVID 19 und dem Anstieg der Remotearbeit.

Allerdings ist es nicht so, dass Organisationen einfach ihren Ball aufs Feld schießen und „Dann mal los, Leute!“ rufen können. Besonders im Hinblick auf IT- und Support-Teams vor Ort und außerhalb müssen Organisationen ihre Nutzer schulen und ein paar Standardszenarien definieren, um die Produktivität zu maximieren und so Umsatzauswirkungen zu erzielen.

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Überwindung häufig auftretender Akzeptanz- und Produktivitätshürden in Microsoft Teams

Die folgenden Herausforderungen betreffen sowohl neue als auch erfahrene Nutzer von Microsoft Teams. Wir empfehlen Ihnen einige Ressourcen, geben Tipps und beschreiben, wie AvePoint Ihnen helfen kann, diese zu meistern.

  1. Teams ist eine neue Art zu arbeiten. Microsoft Teams nutzt Konzepte wie dauerhafte Kommunikation, die alle Arbeitsbereiche wie Teams, Kanäle, Privatkanäle und Chats umspannt. Die Arbeitsweise ist also grundlegend anders (und besser) als der Umgang mit E-Mails, Skype und den Kommunikationstools, die vor Teams existierten. Wir schulen Endnutzer nicht nur in der richtigen Verwendung eines neuen Tools, sondern auch in dieser neuen Arbeitsweise. Ein Gast in einer neuen Episode des ShiftHappens-Podcasts beschrieb beispielsweise, dass seine Nutzer anfänglich davon ausgingen, sie müssten für jedes Meeting ein neues Team erstellen.
  1. Es ist in alles integriert und gibt den Nutzern eine Menge Macht. Microsoft Teams können in so gut wie alles integriert werden. Das macht es extrem leistungsfähig, kann aber auch verwirrend für Nutzer sein, die mit der Mechanik von Microsoft 365-Gruppen (es gibt mehr als 20 Möglichkeiten, sie zu erstellen), einer SharePoint-Website oder anonymen Links nicht so vertraut sind und nicht wissen, wie diese sich überschneiden und letztlich beeinflussen, was mit wem geteilt wird.

Das kann sich negativ auf die Produktivität auswirken, zum Diebstahl vertraulicher Daten führen und Schattennutzer fördern. Zudem stattet Teams Besitzer (standardmäßig jeder Nutzer, der ein Team erstellt) mit umfangreichen Möglichkeiten aus – nur sind diese möglicherweise nicht in den Governance-Prozessen Ihrer Organisation geschult.

Und selbst, wenn sie es doch sein sollten, müssen sie in der Zeit, in der ihr Arbeitsbereich genutzt wird, in 100% aller Fälle die korrekte Wahl treffen. Das Risiko, dem Sie dadurch ausgesetzt sind, resultiert also stets aus der Aufmerksamkeit Ihres am wenigsten aufmerksamen Besitzers.

  • Die Lösung: Verbringen Sie etwas Zeit damit, sich mit den häufigsten Anwendungsfällen Ihres Unternehmensbereichs oder bestimmter Behörden vertraut zu machen und legen Sie diesbezüglich maßgeschneiderte Teams an, die die relevanten Registerkarten, Bots und Kanäle enthalten. Nutzen Sie Team-Vorlagen, um aus diesen den größtmöglichen Nutzen zu ziehen.
  • Weitere Tipps: Ziehen Sie ernsthaft in Erwägung, in Ihrer Organisation die Möglichkeit zur Erstellung anonymer externer Links abzuschaffen? Wenn Sie Teams erst kürzlich eingeführt haben, sollten Sie wissen, dass Nutzer seit Neuestem standardmäßig die Möglichkeit haben, externe Gäste einzuladen. Die Themen Gastzugriff und Verwaltung von Berechtigungen verdienen einen eigenen Blogbeitrag. Sie sollten allerdings überlegen, ob diese voreingestellte Standardeinstellung das Richtige für Ihre Organisation ist und wie Sie den Gastzugriff langfristig regeln wollen.

  • Die AvePoint-Lösung: Geben Sie Ihren Benutzern ein paar „Leitplanken“, um zu verhindern, dass sie bei der Governance in den Straßengraben rauschen. Vermeiden Sie Konfigurationsdrift in Arbeitsbereichen, indem Sie Ihre gewünschten Einstellungen für die Anpassung sperren und die Erstellung von Teams gemäß Ihrer Governance-Richtlinien mit Cloud Governance automatisieren. Sie können sogar maßgeschneiderte eigene Richtlinien für jede Abteilung oder Behörde anlegen und sie in die geklonten Team-Vorlagen einbeziehen.
  • Die AvePoint-Lösung: Geben Sie sich selbst eine Rückversicherung. Besitzer können ein Team und die darin enthaltenen Daten löschen oder die Berechtigungen auf der SharePoint-Website, auf der die Daten gespeichert werden, falsch einstellen. Viele Organisationen wie der Milwaukee Metropolitan Sewage District (siehe Case Study), die Anforderungen zur Datenaufbewahrung haben und ihre Nutzung von Teams ausweiten wollen, haben AvePoint Cloud Backup eingesetzt, um sich gegen unvermeidliches menschliches Versagen zu schützen.
  • Die AvePoint-Lösung: Verschaffen Sie sich mit Policies and Insights einen Überblick darüber, welche vertraulichen Daten mit wem geteilt werden und wie häufig sie abgerufen werden (selbst wenn sie nicht als vertraulich markiert sind!). Sie erhalten eine priorisierte Liste der risikoreichsten Vorfälle und können hochpräzise Richtlinien erstellen, um automatisch zu verhindern, dass diese eintreten.
  1. Alles spielt sich in Teams ab. Microsoft bezeichnet Teams als „Hub für Teamarbeit“. Das ist absolut wahr; doch die schiere Informationsmenge kann überwältigend und schwierig zu sortieren sein.

Ich bin bei AvePoint beispielsweise derzeit Mitglied in 61 Teams und einem privaten Kanal. Ich muss also ziemlich viel scrollen, wenn ich nach einer bestimmten Datei in einer bestimmten Registerkarte eines bestimmten Kanals suche. Microsoft unterstützt mich, indem 37 meiner weniger aktiven Teams verborgen sind. Doch möglicherweise ist die Datei, nach der ich suche, nicht im sichtbaren Bereich zu finden.

Um mir die Arbeit zu erleichtern, habe ich mich entschieden, meine Teams zu verwalten. Es kostet allerdings viel Zeit, zu entscheiden, welches Team bleiben darf und welches nicht. Ich muss mir anschauen, wer Mitglied ist, wie aktiv das Team ist, wofür es verwendet wird, welche Dateien darin gespeichert sind und mehr.

Um ganz ehrlich zu sein: Ich kann mich nicht dazu durchringen, die Teams zu verlassen, da ich befürchte, etwas Wichtiges zu verpassen. Denn sobald ich ein Team verlasse, muss ich Murphys Gesetz zufolge direkt wieder darauf zugreifen. Die Benutzeroberfläche von Teams ist FANTASTISCH geeignet, um Nachrichten zu finden. Doch wenn man öffentlichen Teams beitreten oder erneut beitreten möchte, muss man viel scrollen, um das Team zu finden, dem man beitreten möchte.

Eigentlich möchte ich nicht wirklich weniger Teams haben. Alles, was ich will, ist, eine Möglichkeit, meine Teams besser zu verwalten. Ebenso meine Yammer-Communities, meine Gruppen und meine SharePoint-Websites.

  • Die AvePoint-Lösung: MyHub ist nicht länger nur die Teams-Schnittstelle für Nutzer von Cloud Governance. AvePoint hat in MyHub nun neue eigenständige Funktionen eingeführt, die jedem Nutzer zur Vereinfachung von Microsoft Teams zur Verfügung stehen.
    Mit MyHub können Sie Ihre Arbeitsbereiche zu Gruppen zusammenfassen (also Ihre Gruppen gruppieren!), um das zu finden, was Sie brauchen. Ihre Arbeitsbereiche werden in Kacheln organisiert, die an Pinterest erinnern, sodass Sie das Was und Warum schnell sehen können.

Mit einem einzigen Klick sehen Sie die Details Ihres Arbeitsbereichs sowie die darin befindlichen Inhalte und seine Besitzer.

Und was ich am besten finde: Ich kann all meine Arbeitsbereiche in den unterschiedlichen von Microsoft 365 angebotenen Diensten nun in Hubs zusammenfassen, die für mich wichtig sind. So kann ich beispielsweise alle Marketing-Arbeitsbereiche zusammenfassen, eine andere Markierung anlegen und alle veranstaltungsbezogenen Arbeitsbereiche zusammenlegen.

Fordern Sie hier eine Demo an. Mit unserem WFHReady Kit können Sie die Funktionen außerdem bis Ende dieses Kalenderjahres kostenlos nutzen. Sie besitzen Cloud Governance bereits? Kontaktieren Sie Ihren AvePoint-Vertreter, um zu erfahren, wie Sie sie ohne zusätzliche Kosten in Ihrer gesamten Organisation einführen können.


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