Als ein Hub der Zusammenarbeit beherbergt Microsoft Teams kritische Unternehmensdaten, die jederzeit ordnungsgemäß verwaltet werden müssen. Um Ihr Geschäft mit Microsoft Teams zu stärken, sollte die Implementierung immer den Zielen und Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen – was das Konzept der Teams-Governance aufbringt.
Aber bevor Sie festlegen, wie Sie Ihre Teams und Gruppen richtig verwalten, wissen Sie, was echte Microsoft Teams-Governance ist? In diesem Blogbeitrag gehen wir genau darauf ein, was es beinhaltet und wie es sich auf das Teams-Management bezieht.
Microsoft Teams-Governance
Einfach ausgedrückt, bedeutet Governance die Festlegung von Richtlinien, um sicherzustellen, dass Sie die Regeln und Vorschriften Ihrer Organisation einhalten. Es geht darum, Ihre Grenzen in Bezug auf die Prozesse festzulegen, die Sie von Ihren Nutzern erwarten, und Schritte festzulegen, die die Mitarbeiter befolgen müssen.
Microsoft Teams-Governance bestimmt:
1. Erstellung von Gruppen und Teams, Benennung, Klassifizierung und Gastzugang
Wer kann Teams erstellen? Wer darf Personen in diese Teams einladen? Sind die Kanäle in Ihren Teams öffentlich oder privat? Erlauben Sie externen Nutzern, mit internen Nutzern zusammenzuarbeiten?
Die Festlegung dieser Punkte stellt sicher, dass Ihre Teams-Umgebung nicht nur vor unangemessenem Zugriff geschützt ist, sondern auch klare Erwartungen der Benutzer an die Nutzung der Plattform festlegt.
2. Lifecycle-Management von Microsoft Teams
Die Festlegung, wann Teams erstellt werden und wann sie gelöscht werden sollen, ist ebenfalls entscheidend für die Vermeidung von Wildwuchs. Die im Voraus getätigte Planung für Lifecycle-Management von Microsoft Teams hilft, Datenverluste durch ungeplante oder versehentliche Inhaltslöschung zu verhindern.
3. Sicherheit und Compliance
Aufbewahrungsrichtlinien, die Suche nach Compliance-Inhalten, Audits und Berichte sowie andere Sicherheits- und Compliance-Funktionen werden ebenfalls von Microsoft Teams und Microsoft 365 Admin unterstützt und können so konfiguriert werden, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen.
Microsoft Teams-Management
Auf der anderen Seite geht es beim Management von Microsoft Teams darum, sicherzustellen, dass die von Ihnen aufgestellten Richtlinien eingehalten und befolgt werden, indem Sie spezifische Maßnahmen ergreifen, um Ihre Nutzer anzuleiten, das Richtige zu tun.
Anstatt die Richtlinien in Bezug auf die Erstellung, Lifecycle und Sicherheit von Teams zu erstellen, befasst sich das Management von Teams mit der Überwachung und Anpassung der allgemeinen Einstellungen in Teams. Dies beinhaltet:
- Chats und Nachrichten
- Anrufe
- E-Mail-Integrationen
- Cloud-Speicher
- Zugriffsüberprüfungen
- Apps
- Delegieren anderer Admin-Rollen
Die meisten davon können Sie im Teams Admin Center finden, wenn Sie als Administrator über den entsprechenden Zugriff verfügen.
Microsoft Teams-Governance vs. -Management
Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, geht es bei der Microsoft Teams Governance meist um die Planung des großen Ganzen, während sich das Microsoft Teams Management mit der Organisation der kleineren Details beschäftigt.
Stellen Sie sich vor, Sie gründen derzeit ein Unternehmen. Sie werden darüber nachdenken, worum es in Ihrem Unternehmen geht, wozu es dient, was der Name sein soll und aus wer die Mitglieder sein sollen – das ist Governance.
Sie haben Ihr Unternehmen nun gegründet und möchten, dass jemand anderes es leitet und die täglichen Aufgaben übernimmt, z. B. Kampagnen durchführen, Mitglieder einstellen, Programme organisieren – das ist Management.
Beide Begriffe werden oft miteinander verwechselt, da sich die Rollen, denen sie dienen, oft überschneiden und das Ziel, das sie erreichen wollen, dasselbe ist – das Beste aus Microsoft Teams herauszuholen und gleichzeitig compliant zu bleiben. Das bedeutet, dass die richtigen Governance-Einstellungen festgelegt werden müssen, die eine restriktive Kontrolle ermöglichen und gleichzeitig den Nutzern Freiheiten lassen und die Produktivität fördern.
Weitere Informationen zu Microsoft Teams-Governance und -Management finden Sie in einigen unserer folgenden Ressourcen:
- E-Book: Externe Freigaben und Gastnutzerzugriff in Microsoft 365 und Teams
- Webinar: Cleaning Office 365/Teams Sprawl with Cloud Governance
- Blogbeitrag: Sechs Management-Tipps für effektive Microsoft Teams-Governance
- Blogbeitrag: So rocken Sie die Verwaltung des Microsoft Teams Admin Center
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