Microsoft Teams – Die Top 10 Tipps

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Für alle Formen der Kollaboration lassen sich viele verschiedene Plattformen nutzen. Jedoch müssen Sie zwischen den verschiedenen Plattformen hin und herwechseln, um die unterschiedlichen Aufgaben erledigen zu können. Was wäre, wenn es ein Tool gebe, das all die verschiedenen Plattformen vereinen könnte, sodass eine nahtlose und reibungslose Form der Zusammenarbeit entsteht? Diese Plattform gibt es bereits: Microsoft Teams!

So können Sie beispielsweise zeitgleich mit Ihren Kollegen an Dokumenten arbeiten, ohne dabei mehrere Dokument-Versionen zu erstellen, da Sie alle an ein und derselben Datei Änderungen vornehmen. Zugleich sparen Sie sich durch Teams ein ewiges E-Mail-Ping-Pong, da alle Absprachen innerhalb eines Threads festgehalten werden und jederzeit nachgelesen werden können – auch wenn Mitarbeiter später in das jeweilige Team, in dem der Thread liegt, hinzugefügt werden. Auch für Besprechungen müssen Sie Teams nicht mehr verlassen – die Möglichkeiten der Zusammenarbeit scheinen endlos in Teams.

Wir haben für Sie unsere Top 10 Teams Tipps, sodass Sie die Zusammenarbeit in Ihrer Organisation weiter optimieren können.

1. Filtern Sie Aktivitäten mit @Mentions

Filtern Sie in Ihrem eigenen Aktivitäten-Feed nach @Mentions – so können Sie sich schnell einen Überblick darüber verschaffen, in welchen Konversationen Sie namentlich erwähnt wurden. Eine namentliche Erwähnung kann oftmals auf eine höhere Dringlichkeit hinweisen, wodurch Sie direkt wichtige Nachrichten, To Do’s oder einen Call to Action erkennen.

Und so geht’s: Klicken Sie auf Ihre Aktivitäten und den Filter-Button. Hier können Sie @mentions wählen.

2. Bookmarken Sie wichtige Nachrichten und Inhalte

Ein Bookmark zu setzen kann Ihnen oftmals viel Zeit sparen – denn nur mit wenigen Klicks sehen Sie alle gespeicherten Nachrichten. Mit der Funktion /gespeichert oder /saved können Sie in der Suchleiste Ihren persönlichen Wissenskatalog aufrufen oder Sie klicken oben rechts auf Ihr Profil-Icon und schon sehen Sie Ihre Bookmarks.

Und so geht’s: Wenn Sie eine Nachricht speichern wollen, fahren Sie mit der Maus über die jeweilige Nachricht und klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte. Hier können Sie die Nachricht speichern.

3. Nutzen Sie Bots

Erweitern Sie Teams um wertvolle Bots! Unser Teams-Bot AVA hilft Ihnen verloren geglaubte Inhalte zu finden und mit nur wenigen Clicks diese wiederherzustellen – ohne dass Sie die IT belasten. Hier erfahren Sie mehr zu AVA.

Und so geht’s: Suchen Sie im Microsoft Teams App Store nach AVA und installieren Sie den schlauen Bot.

4. Entwickeln Sie eine Routine

Besonders im Homeoffice ist es wichtig eine Routine zu entwickeln, sodass Sie länger konzentriert arbeiten können. Es dauert ca. 20 Minuten, bis Sie nach einer Ablenkung wieder fokussiert arbeiten können. Mit einer festen Routine, in der auch Pausen und Refresh-Momente fest geplant sind, können Sie das vermeiden.

Und so geht’s: Planen Sie Ihre Arbeitsabläufe und blocken Sie bewusst Zeit in Ihrem Kalender, damit Sie effektiv an Aufgaben arbeiten können. Mit dem Status “Do not disturb” können Sie zusätzlich Ihren Kollegen signalisieren, dass Sie gerade an etwas Wichtigem arbeiten.

5. Teams Posts

Teams Posts bieten einen besseren Überblick bei der Zusammenarbeit und ersetzen Massen-E-Mails. Ein solcher Thread ist ähnlich aufgebaut wie einer in Facebook oder LinkedIn. Teammitglieder können so gemeinsam an einem Projekt arbeiten und haben direkt Zugang zu allen Informationen, die das Projekt betreffen.

Und so geht’s: Erstellen Sie in einem Channel einen neuen Post. Anstatt beim Antworten einen neuen Post zu erstellen, sollten Sie direkt im Thread antworten. Damit wird Ihre Nachricht direkt an den Thread gepinnt.

6. Nutzen Sie In-Line Übersetzungen

Überbrücken Sie mit automatischen Übersetzungen Sprachbarrieren.

Und so geht’s: Klicken Sie bei der zu übersetzenden Nachricht auf die drei Punkte und wählen Sie “übersetzen”.

7. Schaffen Sie Ordnung in Teams

Sortieren Sie Ihre Teams nach Prioritäten. Natürlich ändern sich Prioritäten – und so ändert sich auch unsere Teams-Umgebung.

Und so geht’s: Klicken Sie auf ein Team, das Sie verschieben möchten, und ziehen Sie es per Drag&Drop an die richtige Stelle.

8. Anheften

Besonders wichtige Teams können auch angeheftet werden, wodurch Sie eine gute Arbeitsstruktur schaffen können. Angeheftete Teams erscheinen in der Teams-Übersicht ganz oben, so können Sie Ihre wichtigen Projekte favorisieren.

Und so geht’s: Klicken Sie bei dem Team oder Channel auf die drei Punkte und wählen Sie “anheften”.

9. Nutzen Sie den Rich-Text-Editor

Schicken Sie nie wieder versehentlich halb fertige Nachrichten ab! Indem Sie den Rich-Text-Editor nutzen, können Sie nicht nur dies vermeiden, sondern zusätzlich auch Ihre Nachricht wesentlich übersichtlicher gestalten und formatieren. Von Markierungen, über Klassifizierungen und dem Hinzufügen von einem Titel bietet der Editor viele Möglichkeiten.

Und so geht’s: Wählen Sie einfach in der Chatbox das A-Symbol und aktivieren Sie den Rich-Text-Editor.

10. Teams-Vorlagen

Nutzen Sie ein bestehendes Team als Strukturvorlage bei der Erstellung eines neuen Teams. Mit unserer MyHub App können Sie Ihren Benutzern helfen, unter anderem Teams innerhalb von Richtlinien zu erstellen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unseren Tipps weiterhelfen konnten, aber natürlich möchten wir nun auch Ihre Fragen hierzu beantworten.

Wie können Besprechungsräume ohne PC mit Telefonie und Teams versorgt werden?

Die einfachste Möglichkeit ist, in dem Raum einen Fernseher mit HDMI (oder wireless mit dem Microsoft Wireless Display Adapter) zur Verfügung zu stellen. Darauf können Sie dann vom Notebook z. B. das Bild direkt spiegeln. Die Gespräche können Sie dann über Teams führen. Natürlich gibt es von verschiedenen Herstellern auch USB oder wireless Konferenztelefone, die Sie mit Ihrem Notebook verbinden können.

Für den Gruppenchatnamen muss einmal eine Nachricht reingepostet werden.

Richtig, danke für die Ergänzung. Wenn Sie einen Gruppenchat eröffnen, muss erst eine Nachricht gepostet werden, bevor Sie den Namen der Gruppe abändern können.

Wie binde ich Externe mit ein?

Sie können im AAD die Zugänge für Teams und Externe einrichten. Im Standard können Sie einfach zu Terminen externe Teilnehmer einladen und das Meeting dann mit Teams durchführen.

Wie räumen Sie Teams wieder auf, wenn ein Wildwuchs an ständig neuen Channels entsteht?

Dafür sind in der Regel die Team-Besitzer zuständig. Diese Aufgabe kann auch kein Admin übernehmen, da er oder sie hierzu Mitglied in dem jeweiligen Team sein muss. Eine andere Möglichkeit ist, hierzu AvePoints Cloud Governance zu nutzen, um im Vorfeld schon gegen den Wildwuchs anzugehen.

Ich muss jeden externen User einzeln im AAD hinzufügen, bevor ich ihn in ein Team einbinden kann. Ist das normal?

Wenn Sie jeden User einzeln hinzufügen müssen, sind wahrscheinlich die Gästeeinstellungen im AAD nicht korrekt oder zu restriktiv gesetzt.

Ist Teams wie Skype for Business an die Art der Maillizenz gebunden, d. h. brauche ich eine spezielle Art der E-Mail Lizenz?

Teams ist in vielen der Microsoft 365 Plänen bereits inklusive. Zusätzlich bietet Microsoft bis zum Ende 2020 die Möglichkeit, Teams separat kostenlos für Ihre Benutzer zur Verfügung zu stellen. Haben Sie keine O365 Lizenzen? Kein Problem, Teams kann auch separat lizenziert werden.

Wenn ich ein Teams Team für ein Projekt genutzt habe, dieses Projekt irgendwann beendet ist und ich das Team dann lösche, was passiert mit den Dateien aus den einzelnen Kanälen. Sind die dann weg?

Ja, die Daten sind danach weg. Hierzu haben wir (unter anderem) unser AvePoint Cloud Backup entwickelt, um einem Datenverlust grade der Teams- und Planner-Daten zu vermeiden.

Können Externe an einem Videochat teilnehmen, ohne Teams zu installieren oder MS Edge zu verwenden? Das scheint nicht zu funktionieren.

Zumindest im Chrome sollte das Teams Web-Plug-in funktionieren.

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Gibt es eine Möglichkeit, für Team-Mitglieder ohne Webcam per Telefon an einer Teams-Konferenz teilzunehmen?

Ja, hierzu benötigen Sie eine passende Add-on-Lizenzierung oder einen Microsoft 365 E5 Plan. (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/online-meeting-solutions?rtc=1)

Als Dienstleister arbeite ich mit drei verschiedene Microsoft-Accounts, wie wirkt sich das auf die Anwendung von Teams aus?

Meine Empfehlung: Nutzen Sie nur einen Account, in dem Sie Teams als Kollaborationsmedium verwenden. Wenn es nötig sein sollte, in allen Accounts auch Teams zu verwenden, können Sie im installierten Client die Tenants wechseln (neben Ihrem Userbild).

Wie organisiert Microsoft die Teams? Nach Organisationseinheit, Projekt-basierend oder nach Aufgaben, Themen?

Sie können die Teams ganz nach Ihren Vorlieben anpassen. Projektteams, Gruppen, Abteilungen – Microsoft gibt Ihnen hier keine Einschränkungen.

Kann man während eines Meetings/Workshops bestimmte Moderationstools nutzen? Sprich Karten schreiben, anheften etc. Gibt es dazu in der Standard-Version Möglichkeiten?

In Teams kann nur der Chat genutzt werden, um Informationen direkt zu teilen. Weiterhin können aber Tools wie z. B. Whiteboard und OneNote direkt in einem Meeting geteilt und aktiv von allen Teilnehmern benutzt werden.

Wie sieht eure Roadmap für 2020 aus? Ich hätte z. B. gerne eine Anbindung zu Discord für Live-Räume ohne, dass jemand einen MR aufhalten muss?

Offizielle Kommunikation zur Roadmap und Funktionalitäten gibt es hier.

Kann man Teams mehrfach nutzen (mit anderen Teilnehmern) und was geschieht mit den bisherigen Chats? Kann man den Chatverlauf löschen (nicht einzelne Nachrichten, den ganzen Verlauf)?

Teams ist eine Kollaborationsplattform und Sie können darin mehrere Teams erstellen. Sprich, Sie sind nicht auf ein „Teams pro Teams-Anwendung“ begrenzt. Chats bleiben weiterhin in den einzelnen Teams und Kanälen sowie auch in den 1:1 Chats bestehen. Ein dediziertes Löschen der Chats ist nicht möglich.

Existieren für Teams auch On-Prem Lösungen, wenn aus datenschutzrechtlichen Gründen die Notwendigkeit besteht, dass Daten das Firmennetzwerk oder Deutschland nicht verlassen dürfen, die parallel zu der Standard-Teams-Lösung betrieben werden können?

Nein. Teams ist eine reine Microsoft 365 Online Anwendung.

Offizielle Kommunikation zur Roadmap und Funktionalitäten gibt es hier. 


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