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Ganz unabhängig davon, in welcher Branche man sich bewegt: Datenaufbewahrung ist ein Thema, das für jede Organisation höchste Priorität hat. Die richtige Verwaltung und Sicherung der Informationen Ihres Unternehmens verhindert nicht nur, dass Sie sich unnötige Sanktionen und Geldstrafen einhandeln, sondern schützt Sie auch davor, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten.

Wenn Sie in Ihrer Organisation Microsoft Teams verwenden, stehen die Chancen gut, dass in einer Unterhaltung mit Ihren Rechts-, Risiko- und Compliance-Teams die Compliance-Funktionen zur Sprache gekommen sind. Dieser Beitrag stellt Ihnen einige Out-of-the-Box-Funktionen vor, die man im Hinblick auf Compliance, E-Discovery und geschäftlichen Nutzen gut kennen sollte, wenn man Microsoft Teams verwendet. Fangen wir also an!

Was sind die Workloads eines Microsoft Teams?

Teams-„Inhalte“ werden an verschiedenen Orten gespeichert. Das macht ihre Aufbewahrung komplizierter als die einer einzelnen SharePoint-Website oder eines Exchange-Postfachs. Da sich die Inhalte über mehrere Workloads verteilen, ist es wichtig, genau zu wissen, was wo gespeichert ist! Dieses Bild zeigt die Orte, an denen die Inhalte eines einzelnen Microsoft Teams abgespeichert sind.

Workload-übergreifende Aufbewahrungsregeln in Microsoft Teams

Wenn Sie für ein Team Regeln für die Aufbewahrung festlegen möchten, können Sie dafür eine Aufbewahrungsrichtlinie einrichten. (Bitte beachten: Sie können keine Aufbewahrungsbezeichnungen veröffentlichen, die auf den Chat und die Kanal-Unterhaltungen eines Teams angewendet werden. Sie können Aufbewahrungsbezeichnungen allerdings auf die SharePoint- oder OneDrive-Inhalte eines Teams anwenden. Im Rest dieses Beitrags geht es um die Verwendung einer Aufbewahrungsrichtlinie und NICHT um veröffentlichte Aufbewahrungsbezeichnungen. Der Grund: Die Richtlinie kann so eingerichtet werden, dass sie für SÄMTLICHE Inhalte in allen Microsoft Teams-Workloads gilt.)

Eine Aufbewahrungsrichtlinie wird auf Containerebene (Website, Postfach) angewendet und kann ganz allgemein eine der drei folgenden Einstellungen aufweisen:

  1. Nur aufbewahren
  2. Aufbewahren und löschen
  3. Nur löschen

Sobald Sie der Aufbewahrungsrichtlinie eine dieser drei Einstellungen zugewiesen haben, kann sie für die folgenden Workloads in Microsoft Teams veröffentlicht werden:

  • Unterhaltungen in Microsoft Teams-Kanälen
  • Microsoft Teams-Chats (sowohl private als auch Gruppenchats)
  • SharePoint-Website des Teams
  • OneDrives von Teammitgliedern

Die Aufbewahrungsrichtlinie kann auf einen der genannten Workloads innerhalb eines Microsoft Teams eingegrenzt oder auf ein komplettes Team und alle zugehörigen Workflows angewendet werden. Um die Aufbewahrungsvorgaben auf alle Inhalte in einem Microsoft Team anzuwenden, sind zwei Richtlinien erforderlich; Sie können keine Richtlinie anlegen, die sowohl für SharePoint/OneDrive als auch für Kanäle/Chats gilt. Eine Richtlinie gilt entweder für das eine oder das andere.

Aufbewahrungsrichtlinie Nr. 1 (für Microsoft Teams-Dateien): 

  • Wählen Sie die Option „Websites auswählen“ aus und geben Sie die URL zur zum Team gehörigen SharePoint-Website ein.
  • Wählen Sie die Option „Konten auswählen“ aus und geben Sie die OneDrive-URLs aller Benutzer des Microsoft Teams ein, deren Chat-Dateien aufbewahrt werden sollen.

Dadurch werden alle Inhalte in allen Bibliotheken innerhalb des Teams (Dateien, Wikis, OneNotes) sowie alle Dokumente aufbewahrt, die der Benutzer in Privat- und Gruppenchats geteilt hat. Wenn Sie eine der „Aufbewahren“-Optionen für die Richtlinie ausgewählt haben, werden die Inhalte im permanenten Dokumentarchiv auf der SharePoint-/OneDrive-Website aufbewahrt.

Aufbewahrungsrichtlinie Nr. 2 (für Microsoft Teams-Chats/-Unterhaltungen):

  • Wählen Sie die Option „Teams auswählen“ aus und geben Sie den Namen des gewünschten Microsoft Teams aus, um die Aufbewahrungsrichtlinie auf alle Nachrichten in den Kanälen dieses Teams (Unterhaltungen) anzuwenden.
  • Wählen Sie die Option „Benutzer auswählen“ aus und geben Sie alle Benutzer ein, deren Chats Sie innerhalb jedes Teams aufbewahren wollen.

 

Wenn Sie eine der „Aufbewahren“-Optionenausgewählt haben, werden die Inhalte unter Wiederherstellbare Elemente im Gruppen-/Benutzerpostfach aufbewahrt. Wenn Sie die Ergebnisse einer E-Discovery-Suche in eine .pst-Datei exportieren, werden sowohl Chat-Nachrichten als auch Kanalunterhaltungen aufgeführt. Beide befinden sich im Ordner „Teams-Chat“ unter „Unterhaltungsverlauf“.

Wie archiviert man ein Team?

Anstatt eine Aufbewahrungsrichtlinie einzurichten, können Sie ein Microsoft Team auch archivieren. Was genau bedeutet das? Nun, durch die Archivierung wird Ihr Team in einen schreibgeschützten Zustand versetzt. Die darin enthaltenen Inhalte können nach wie vor in Suchen gefunden werden. Für diese Vorgehensweise sollten Sie sich entscheiden, wenn ein Team seine Aufgabe erfüllt hat, Sie aber noch nicht bereit sind, es zu löschen. Sobald das Team archiviert wurde, können Sie es entweder wiederherstellen, um es wieder zu aktivieren, oder Sie können es löschen.

Um ein Team zu archivieren, muss der Teambesitzer es verwalten und unter „…“ die Option „Team archivieren“ auswählen. Optional können sie für den Inhalt der Website den Schreibschutz aktivieren, was ich unbedingt empfehle.

Sobald ein Team archiviert wurde, taucht neben dem Teamnamen ein spezielles Archiv-Symbol auf und oben im Teamkanal wird eine Mitteilung angezeigt, die die Mitglieder darüber informiert, dass sich das Team im archivierten Zustand befindet. Im Bild unten wurde das Team Biz Events archiviert.

Sobald ein Team archiviert wurde, kann ein Teambesitzer es über die Option Team wiederherstellen wiederherstellen oder es über Team löschen entfernen (beide Optionen sind unter „…“ zu finden).

Wann Aufbewahrung, wann Archivierung?

Aufbewahrung ist eine Funktion, die eigens zu Compliance-Zwecken entwickelt wurde und auf ein Team angewendet werden kann, solange es noch aktiv ist. Sie können beispielsweise eine Aufbewahrungsrichtlinie auf alle Microsoft Teams-Community-Websites anwenden, die sämtliche Inhalte nach dem Datum der letzten Änderung für fünf Jahre aufbewahrt und anschließend löscht. Teammitglieder können im Team weiter Inhalte hinzufügen, ändern und löschen, wobei sie die regulatorischen Anforderungen einhalten, die für die Organisation gelten. Dies kann in bestimmten E-Discovery-Szenarien die bevorzugte Variante sein, da die Teammitglieder nicht wissen, dass ihre Inhalte zu Discovery-Zwecken aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die mit einer Aufbewahrungsoption konfiguriert wurde, verhindert zudem, dass das Team gelöscht wird.

(Bitte beachten: Es ist wichtig, zu verstehen, dass der gleiche zugrunde liegende Mechanismus, der für Aufbewahrungsrichtlinien verwendet wird, auch bei der elektronischen Aufbewahrung im Falle einer E-Discovery zum Tragen kommt. Beide bewahren Inhalte an einem Ort auf, der vor dem Benutzer „verborgen“ ist.)

Die Archivierung wiederum ist eine Momentaufnahme der Inhalte eines Teams. Obwohl das archivierte Team durchsucht werden kann und in einem E-Discovery-Fall verwendet werden könnte, ist nicht garantiert, dass die Inhalte in dem Team für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Der Grund dafür ist, dass das Team theoretisch jederzeit vom Teambesitzer wiederhergestellt oder gelöscht werden kann.

  • Wenn das Team wiederhergestellt wird, werden die darin vorgenommenen Änderungen und Löschungen nicht laufend erfasst, wie das bei der Anwendung einer Aufbewahrungsrichtlinie auf das Team der Fall wäre. Wäre das Team Teil eines E-Discovery-Falls, wäre das nicht ideal.
  • Wenn das Team gelöscht wird, kann keine Discovery der Inhalte mehr erfolgen, diese Variante wäre für die Aufbewahrung der Inhalte eines Teams also weniger geeignet.

Beim Anwendungsfall für die Archivierung eines Teams steht mehr der geschäftliche Nutzen und weniger die Compliance im Vordergrund. Obwohl Sie ein Team natürlich archivieren können, anstatt es zu löschen, um sicherzustellen, dass die Inhalte durchsuchbar bleiben (und für eine E-Discovery zur Verfügung stehen), gibt es auch andere Gründe, die dafür sprechen, ein Team zu archivieren. Diese sind in der Regel Teil eines umfassenderen Office 365-Governance-Programms.

records management

So wäre die Archivierung beispielsweise in den folgenden Fällen sinnvoll:

  • Einräumung einer zusätzlichen Überprüfungs-/Genehmigungsfrist vor der endgültigen Löschung des Teams.
  • Archivierung eines Teams als künftige Referenz für das Unternehmen. Nehmen wir als Beispiel ein Team, das für eine jährliche Firmenveranstaltung verwendet wurde. Die Inhalte dieses Teams weisen möglicherweise einen geschäftlichen Wert auf, den die Veranstaltungsplaner für die Veranstaltung im kommenden Jahr nutzen könnten. Die Inhalte in schreibgeschützter Form verfügbar zu machen, stellt einen Wert an sich dar; allerdings gibt es keine regulatorischen Anforderungen, die einen bestimmten Aufbewahrungszeitraum verlangen.

Schlussgedanken

In Microsoft Teams gibt es ziemlich viele Einzelaspekte zu beachten. Daher ist es wichtig, die Komponenten, in denen die Inhalte eines Teams gespeichert sind, die regulatorischen Anforderungen, die Sie einhalten müssen, und den geschäftlichen Wert, den die gespeicherten Inhalte haben, genau zu kennen. Sobald Sie über diese Punkte Bescheid wissen, können Sie sich das für die Zwecke Ihrer Organisation geeignete Mittel für die Aufbewahrung, Archivierung oder Löschung dieser Inhalte aussuchen. Danke fürs Lesen!


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