Ist Ihr Microsoft Teams-Pilot bereit für den Produktivbetrieb?

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In meinem vorherigen Beitrag habe ich beschrieben, wie Sie Ihre Microsoft Teams-Umgebung richtig starten. Nun ist es Zeit für den nächsten Schritt: Den Produktivbetrieb.

In der Vergangenheit folgte die Arbeit in einer On-Premises-Umgebung dem TAP-Ansatz, was bedeutet, dass man die Umgebung erst testet (Test), dann annimmt (Accept) und schließlich damit produktiv geht (Production). Zusätzlich konnte man als ersten Schritt eine kontrollierte Entwicklungsumgebung (Development) einführen (DTAP). Beide Ansätze lieferten klare Signale, dass man sich im Produktivbetrieb befand.

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In jüngster Zeit ist mir jedoch aufgefallen, dass die Unternehmen, die ich zu Office 365 beraten habe, keine unterschiedlichen Tenants für T und A (Test und Acceptance) für spezifische Personengruppen innerhalb des Unternehmens hatten. Grund dafür waren stets Lizenzierungshürden und eine unausgereifte Infrastruktur.

Heutzutage testen und pilotieren Unternehmen Plattformen wie Microsoft Teams und die Gesamtheit ihrer nativen Funktionen mit Echtdaten auf dem Produktivtenant. Was spricht dafür, dass Sie neue Funktionen in Ihrer modernen Office 365-Produktivwelt einem Test oder einer Pilotphase unterziehen, wenn Sie sich mit Ihren Produktivdaten bereits in der Cloud befinden?

Vor dem Produktivbetrieb zu erörternde Fragen

Wenn Sie erwägen, aus der Microsoft Teams-Pilot in die Produktivphase voranzuschreiten, sollten Sie folgende Fragen beantworten:

  • Welche Erfolgskriterien entscheiden darüber, ob es Zeit ist, produktiv zu gehen?
  • Welche Anwendungsfälle haben wir während der Pilotphase verwendet?
  • Zu welchen Erkenntnissen sind wir während der Pilotphase gelangt und in welcher Form wurden diese für die bestehenden und neu angelegten Container berücksichtigt?
  • Können Sie die Pilot- und Testdaten von den Produktivdaten unterscheiden? Haben Sie beispielsweise eine Governance-Grundlage entwickelt, die etwa folgende Punkte abdeckt:
    • Klassifizierungs- und Benennungsrichtlinien
    • Regeln für die Beantragung, Genehmigung und Erstellung von Teams
    • Durchsetzung von Richtlinien
    • Regeln für das Beibehalten, Ablaufen und Entfernen von Teams

  • Haben Sie das Gelernte angewandt, um eine Neuzuweisung vorzunehmen, Inhalte zu migrieren und die Pilot-Container zu löschen?
  • Haben Sie Feedback von Ihren Microsoft-Teams-Pilot-Benutzern eingeholt?
  • Haben Sie für den Schritt in die Produktion eine Kommunikations- und Schulungsstrategie entwickelt?
  • Haben Sie Supportmöglichkeiten eingerichtet, damit wichtige Abteilungen entsprechend geschult sind und wissen, was die Produktivumgebung enthalten wird?
  • Haben Sie die Unterstützung von Führungskräften/Stakeholdern?
  • Wurde die technische Grundlage geschaffen und sind alle entsprechenden Lizenzen aktiviert?

Diese Liste ist nicht vollständig, verschafft Ihnen aber einen guten Überblick über die Herausforderungen, die Sie erwarten können.

Transparenz und Wertnachweis bei der Formulierung von Anwendungsfällen

Die bloße Einführung von Microsoft Teams allein bedeutet noch keinen besonderen Wertgewinn. Entscheidend sind die Formulierung glaubwürdiger Anwendungsfälle und die Festlegung von Erfolgskriterien. Das ist nicht nur bei der Berechnung der Rendite auf das investierte Kapital hilfreich, sondern gestattet Ihnen auch, dem Rest des Unternehmens sowie den Stakeholdern den Schwerpunkt der Organisation transparent vorzustellen.

Überlegungen zur Governance von Microsoft Teams

Die Grundlage für die Governance von Microsoft Teams muss kein komplexes Zehn-Gänge-Menü in einem Michelin-prämierten Restaurant sein; belassen Sie sie schlicht und einfach!

Folgendes Beispiel verwenden wir bei AvePoint:

Obwohl wir uns hier nicht eingehend mit der Teams-Governance befassen werden (mehr dazu in diesem Blog-Beitrag), möchte ich gern betonen, wie wichtig es ist, den IT-Helpdesk vom ersten Moment an mit einzubinden. Versäumen Sie das, kann es für einen Stau in Ihrer Produktionspipeline sorgen.

Teilen Sie den entsprechenden Kolleginnen und Kollegen alles mit, was sie wissen müssen, um zu verstehen, wie Ihre Microsoft Teams-Umgebung funktioniert und welche Governance-Entscheidungen getroffen wurden. Wenn Sie externe Freigaben in SharePoint etwa nur einer bestimmten Abteilung ermöglichen wollen, muss die IT das wissen.

Meiner Meinung nach müssen Sie alle vorgenannten Fragen beantworten und abklären, bevor Sie bereit für den Produktivbetrieb sind. Gibt es noch weitere Voraussetzungen, die Ihrer Auffassung nach erfüllt sein müssen? Bitte teilen Sie uns diese in einem Kommentar mit!


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