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Hey, Jetsetter! Abflugbereit? Leider stehen die Malediven im Moment nicht zur Auswahl, daher nehmen wir die nächstbeste Option: die Investition in Ihre wertvollen Microsoft-Produkte!
Um das meiste aus Ihrer Office 365-Investition herauszuholen, benötigen Sie einen Microsoft Teams-Piloten, der eine nachhaltige Akzeptanz aufbaut und langfristig überzeugt.
Warum benötige ich einen Microsoft Teams-Piloten?
Weil der Kapitän beschäftigt ist! Spaß beiseite, der Pilot ist Ihr Testflug vor der festen Investition. Ihr Unternehmen kann das Projekt dazu nutzen, die Lösung eines Anbieters, z. B. Software, in einer kontrollierten Umgebung zu testen, indem nur eine einzige Geschäftseinheit oder ein einzelnes Projektteam beteiligt wird.
Wenn die Ergebnisse des Piloten langfristig keine gute Investition versprechen, haben Sie Ihren finanziellen Verlust minimiert. Wenn Sie allerdings eine gute Investition in Aussicht stellen, können Sie die Vorteile dieser Veränderung der Unternehmensführung präsentieren.
Vor dem Start sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation über die notwendigen Office 365-Services, wie SharePoint, Exchange und Azure Active Directory sowie eine konfigurierte Office 365-Domäne verfügt, die auch synchronisiert sein sollten.
Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Sie loslegen. AvePoints CMO und Microsoft MVP Dux Raymond Sy und Microsoft Teams Principal Technical Specialist Michael Gannotti haben sechs hilfreiche Schritte für die Durchführung eines erfolgreichen Microsoft Teams-Piloten formuliert.
Sind Sie bereit? Schnallen Sie sich an und los geht‘s!
Schritt 1: Definition der Ziele des Piloten
Damit die Reise reibungslos verläuft, sollten Sie bei der Erstellung der Strategie für Ihren Piloten die richtigen Stakeholder mit an Bord holen, beispielsweise Office 365-Champions.
Gemeinsam mit Ihren Stakeholdern sollten Sie die Best Practices für den Datenschutz und die Datenaufbewahrung, externe Freigaben und die Verwaltung von Daten sowie die Bereitstellung, die Verwaltung und den Lebenszyklus Ihrer Teams festlegen.
Wenn Ihre Ziele festgelegt sind, können Sie Ihre Erfolgskriterien messen, die aus der Einführung von Microsoft Teams resultieren, wie etwa die zu verbessernden Leistungskennzahlen (KPIs).
Diese Kriterien werden Ihnen dabei helfen, der Unternehmensführung im Verlauf des Piloten den Effekt von Microsoft Teams auf die Organisation zu zeigen. Sie können in Teams mit Endbenutzerumfragen die Zufriedenheit und den Fortschritt messen und mit Ihren Benchmarks vergleichen.
Schritt 2: Identifizierung von Pilotprojektgruppen und Anwendungsfällen
Nach der Festlegung Ihrer Ziele ist Ihr nächster Schritt die Verknüpfung der Erfolgskriterien mit Anwendungsfällen.
Diese Anwendungsfälle decken die Möglichkeiten ab, die Ihren Mitarbeitern in Microsoft 365 zum Umgang mit geschäftlichen Herausforderungen oder zur Erreichung festgelegter Ziele zur Verfügung stehen.
Stellen Sie sich bei der Festlegung Ihrer Anwendungsfälle folgende vier Fragen:
- Für welches Team gilt das?
- Was will ich erreichen?
- Wie werde ich die Technologie spezifisch anwenden?
- Wie erkenne ich, ob ich erfolgreich war?
Sehen wir uns ein Beispiel an: Bob gehört zum Operations-Team in Ihrer Organisation und hat ständig mit Verzögerungen bei der Bereitstellung von Endbenutzer-Support für die Wiederherstellung von E-Mails und Dateien zu kämpfen.
Dies kann mit Lösungen wie den kostenlosen Bots und Services in Microsoft Teams behoben werden, beispielsweise mit AVA. Der AvePoint Virtual Assistant ermöglicht die einfache Wiederherstellung von Dateien direkt in der App.
In solchen Fällen können Sie Erwartungen und KPIs festlegen, um Ihren Fortschritt im Verlauf des Piloten nachzuverfolgen. Nach Abschluss des Microsoft Teams-Piloten wissen Sie, dass Sie erfolgreich waren, wenn Bob weniger Zeit für die Bereitstellung von Support aufwenden musste.
Stellen Sie hierbei sicher, dass Sie die einfachsten Anwendungsfälle priorisieren. Wenn Sie die einfachsten Fälle im Handumdrehen abwickeln, können Sie auf dem Weg zu den schwierigeren Fällen schnelle Erfolge feiern.
Schritt 3: Entwicklung eines Testplans
Wie werden Sie mit Benutzern kommunizieren?
Lassen Sie Ihre Benutzer nicht auf sich allein gestellt. Nehmen Sie sich Zeit, einen Testplan und einen Feedback-Loop zu formalisieren, um die nächsten Schritte zu bestimmen.
Der Plan selbst sollte als Kommunikationsmittel mit den Mitgliedern der Projektteams, Testern, Kollegen, Managern und anderen Stakeholdern dienen.
Wie sollen Ihre Benutzer beispielsweise den Chat verwenden? Stellen Sie sicher, dass sie alle ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen kennen und holen Sie ihr Feedback zu ihrer Chat-Erfahrung ein.
In den frühen Testphasen können Sie auf Grundlage neu gewonnener Informationen Ihren Plan entsprechend anpassen und ändern.
Schritt 4: Entwicklung einer Kommunikations- und Schulungsstrategie
Sie haben festgelegt, wie die Kommunikation ablaufen soll, aber wie werden Sie Ihre Benutzer dazu schulen?
Dux Raymond Sy und Michael Gannotti schlagen eine Festlegung der Erwartungen mit den Pilot-Benutzern und die Bereitstellung umfassender Schulungen und Support-Optionen vor. Agieren Sie so, wie Sie es auch bei der vollständigen Einführung tun würden und validieren Sie, ob die eingesetzten Tools nützlich und relevant sind.
So können Sie im Verlauf des Piloten für mehr Bekanntheit der Kollaborationstools sorgen und Begeisterung für diese schaffen. Binden Sie Ihre Mitarbeiter durch Lernerfahrungen ein, die auch Self-Service-Möglichkeiten für sie schaffen.
Führen Sie kurze und einfache Schulungen durch und konzentrieren Sie sich auf den grundlegenden Zweck. Eine hilfreiche Lernressource sind die Microsoft 365 Lernpfade, ein Open-Source-Lernportal, mit dem die IT die Kontrolle darüber hat, welche Lernressourcen wann bereitgestellt werden sollen. Da es sich dabei um eine SharePoint-Website handelt, lässt sich daraus eine App erstellen, die Sie dann an Ihren Microsoft-Teams-Tenant anheften können, wodurch sie global verfügbar wird.
Schritt 5: Durchführung des Piloten
Wählen sie ein bestimmtes Einführungsdatum für Ihren Microsoft Teams-Piloten aus und geben Sie den Benutzern ausreichend Zeit für die Vorbereitung und den Aufbau von Erwartungen.
Planen sie nach dem Beginn Ihres Piloten die Nachverfolgung des Fortschritts, die Einholung von Benutzer-Feedback, die Beurteilung von Helpdesk-Tickets und die Überwachung der Benutzung auf wöchentlicher Basis. Diese schnellen Touchpoints helfen Ihnen dabei, den Piloten auf Kurs zu halten und ermöglichen Ihnen bei Bedarf eine schnelle Kurskorrektur.
Sie werden im Verlauf dieses Prozesses feststellen, dass Ihre Benutzer Microsoft Teams auf mehr Arten nutzen werden, als Sie ursprünglich geplant haben. Super! Geben Sie Ihren Benutzern die Freiheit, das zu tun, und unterstützen Sie sie dabei. Denken Sie daran: Ihr übergreifendes Ziel ist es, die nachhaltige Akzeptanz zu fördern.
Schritt 6: Messung des Erfolgs
Nehmen Sie sich nach Abschluss des Piloten Zeit, die Ergebnisse mit den in Schritt 1 festgelegten Zielen zu vergleichen und entscheiden Sie, wie Sie weiter vorgehen werden.
Es besteht die Möglichkeit, Engagement-Daten von Microsoft Teams zur Bestimmung Ihrer Ergebnisse und zur Beurteilung der Benutzeraktivität heranzuziehen.
Sie können zwar Nutzungsdaten und -zahlen als Nachweis des Erfolgs Ihres Piloten verwenden, aber diese können einer echten Erfolgsgeschichte nicht das Wasser reichen. Konnte Bob bei der Bereitstellung von Endbenutzer-Support von Verbesserungen profitieren? Teilen Sie seine Geschichte!
Durch echte Erfahrungen aus erster Hand können Sie zeigen, was Microsoft Teams für Sie und Ihre Organisation tun kann und somit den Einsatz fördern.
Bei diesen Schritten sollten Sie sicherstellen, dass alles so reibungslos wie möglich abläuft. Behalten Sie die Passagiere im Blick, nehmen Sie sich ihr Feedback zu Herzen und passen Sie Ihre Pläne entsprechend an. So wird Ihr erster Microsoft Teams-Pilot im Handumdrehen zur Punktlandung.
Wenn Sie mehr über die Förderung der nachhaltigen Akzeptanz von Teams in Ihrer Organisation erfahren möchten, sehen Sie sich unser Webinar zu dem Thema in voller Länge an.
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