Gruppenchat vs. Zusammenarbeit in Microsoft Teams

02/08/2022

Weitere hilfreiche Tipps für die produktive Anwendung von Microsoft Teams finden Sie in diesem Beitrag: Microsoft Teams Productivity Hacks.

Viele Organisationen im digitalen Wandel planen, Microsoft Teams einzuführen. Teams dient als Schnittstelle für die Zusammenarbeit mithilfe von Funktionen von Office 365 (SharePoint, Exchange, OneNote). Daher ist es sehr wichtig, hier die gängigsten Verfahren zu kennen und zu wissen, wie man sie am besten entdeckt.

Eine der Fragen, die mir am häufigsten gestellt wird, lautet: „Wann soll ich einen Gruppenchat nutzen und wann eher eine Zusammenarbeit im Team anstreben?“ In beiden Fällen können Sie nahezu dieselben Funktionen nutzen: Dateien hochladen, mit Ihren Kolleginnen und Kollegen chatten, Emojis/Gifs hinzufügen oder auch den Planner Connector in den Registerkarten anwenden. Bei beiden handelt es sich um wichtige Tools, mit denen die tägliche Zusammenarbeit so reibungslos wie möglich gestaltet werden kann. Für alle, die neu bei Microsoft Teams sind, schauen wir uns beide Varianten zunächst im Detail an.

Gruppenchats

Zuerst ist festzuhalten, dass der Gruppenchat privat ist und niemand außer Ihnen und Ihren Mitgliedern die Inhalte sehen kann. Bei der Zusammenarbeit im Team sind alle von Ihnen geposteten Dokumente oder Kommentare öffentlich. Alle Mitglieder des entsprechenden Teams können die Inhalte lesen. Es ist auch zu beachten, dass der Teams-Chat über ein Microsoft-Exchange-Backend funktioniert. Daher gelten für die Chatfunktion in Teams die Nachrichtenbegrenzungen von Exchange. Es können maximal 250 Personen an einem privaten Chat teilnehmen.

Einer der Hauptvorteile des Gruppenchats besteht darin, dass Sie den bisherigen Chatverlauf verbergen können, wenn Sie ein neues Mitglied hinzufügen. Sie können den Chatverlauf ein- oder ausblenden und sogar einen bestimmten Zeitraum auswählen.

Zusammenarbeit im Team

Das beschriebene Beispiel zeigt nur einen der wesentlichen Unterschiede zwischen Teams-Chats und Zusammenarbeit im Team auf; in Teams können alle auf sämtliche Inhalte zugreifen, sobald sie dem Team hinzugefügt wurden.

Wenn mir Organisationen, Kunden und Partner die oben genannte Frage „Chat oder Zusammenarbeit im Team?“ stellen, antworte ich: „Gruppenchats sind meiner Meinung nach eher für unstrukturierte Daten gedacht“. In einem Gruppenchat können sämtliche Daten ausgetauscht werden und ihr Lebenszyklus ist nicht allzu lang. Der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt – von einer kurzen Rücksprache vor einem wichtigen Meeting mit Partnern bis zu Fragen über den Speiseplan in der Kantine.

Bei der Zusammenarbeit im Team dagegen veröffentlichen Sie strukturierte Daten. Dies bedeutet, dass nur offizielle und/oder finale Dokumente in den Kollaborationsbereich gestellt werden und dort verbleiben.

Welches Tool sollten Sie verwenden?

Wie so viele andere Funktionen von Microsoft 365, sind sowohl Chats als auch die Zusammenarbeit im Team für bestimmte Anwendungsfälle besonders gut geeignet und weisen ihre ganz eigenen Vorzüge auf.

Die drei wichtigsten Gründe für einen Gruppenchat sind:

Die Gruppenmitglieder werden auf jede Nachricht im Chat hingewiesen (sofern der Chat nicht stumm geschaltet wurde).
Sie können eine Nachricht als wichtig oder dringend Wenn Sie eine dringende Nachricht senden, wird der Empfänger bzw. die Empfängerin für insgesamt 20 Minuten alle zwei Minuten benachrichtigt. Das ist eine hervorragende Funktion für Ärztinnen, Ärzte und Pflegekräfte, die entscheidende Informationen lesen MÜSSEN, bevor sie handeln.

Pop-out: Sie können Ihre Zweier- oder Gruppenchats sofort in ein separates Fenster verlagern. Dann können Sie dieses Fenster ganz nach Wunsch vergrößern, verkleinern, verschieben oder schließen. Eine hervorragende Möglichkeit, in einem Meeting oder Call eine ganze Menge zu schaffen. Hier ist zu beachten, dass Sie für verschiedene Unterhaltungen Pop-out-Chats starten können, aber nicht zweimal für denselben Chat.

Im Vergleich lauten die drei wichtigsten Gründe für die Zusammenarbeit im Team folgendermaßen:

In einem Gruppenchat geteilte Dokumente werden an das OneDrive for Business des Absenders übermittelt. Wenn Sie neue Mitglieder hinzufügen, erhalten diese keinen Zugriff auf zuvor geteilte Dokumente. Wenn Sie ein Dokument mit Ihrem Team teilen, wird es auf der mit der Gruppe verknüpften SharePoint-Site gespeichert und alle, die Zugang zur Gruppe haben, können auf die zugrunde liegenden Dokumente und Services zugreifen.
Sie können Tags nutzen und Ihre Kolleginnen und Kollegen über Veränderungen am Team informieren.

Sie können private Kanäle erstellen, Ihre Materialien privat halten und von allen Vorteilen profitieren, die die Zusammenarbeit im Team bietet.

Sie sehen: Es geht nicht darum, sich in Microsoft Teams entweder ganz für den Gruppenchat oder ganz für die Zusammenarbeit im Team zu entscheiden – sondern viel mehr darum, situationsbedingt die passende Option auszuwählen. Beide Optionen haben in der Teamarbeit Vor- und Nachteile, doch zusammen ergeben Gruppenchats und die Zusammenarbeit im Team das perfekte Duo.

Weitere Informationen und Tipps zur Verwendung von Microsoft Teams finden Sie in einigen unserer anderen Beiträge:

Sie möchten noch mehr Tipps zu Microsoft Teams erhalten? Dann abonnieren Sie unseren Blog!