Mit Microsoft Teams die Unternehmenskommunikation vorantreiben – unsere eBook, Matt Wades Leitfaden für Alltägliche Verhaltensregeln in Microsoft Teams, zeigt Ihnen wie!


Microsoft Teams erfreut sich rasant steigender Beliebtheit und so nimmt die Flut an Fragen zur Migration auf die Plattform und dazu, wie sie so effektiv wie möglich genutzt werden kann, nicht ab. Heute beschäftigen wir uns mit sechs der häufigsten Fragen von Benutzern zu den verschiedenen Funktionen und Merkmalen von Microsoft Teams. Los geht‘s!

1. Wie gestaltet sich die Governance von Drittanbieter-Apps in Microsoft Teams?

Microsoft Teams bietet einige Optionen für die Governance von Drittanbieter-Apps. Mit Ausnahme der Cloud-Speicheroptionen in der Benutzeroberfläche von Office 365 werden sie alle auf Teamebene verwaltet, wobei Änderungen von den Besitzern der einzelnen Teams rückgängig gemacht werden können.

Mit Cloud Governance von AvePoint können Sie festlegen, dass ein Großteil der Benutzer Teammitglieder sein müssen, für bestimmte Benutzer aber dennoch „Besitzer-Einstellungen“ aktivieren. Benutzereigenschaften, Sicherheitsgruppen und andere Kriterien können angewandt werden, um den Kreis der Benutzer einzuschränken, für den die „Besitzer-Einstellungen“ gelten sollen.

Die Cloud-Speicheroptionen können organisationsweit über das Admin Center von Microsoft Teams verwaltet werden.

Das Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen von Apps („Adding, editing and removing apps“) stellt eine Option auf Teamebene dar.

2. Ist es möglich, bei der Erstellung einer Teamwebsite ein Pop-up hinzuzufügen, das z. B. eine Aufforderung zur Bestätigung der Nutzungsbedingungen enthält?

Es gibt keine native Funktion, die eine solche Bestätigung vorsieht. Hier kann ein Drittanbieter helfen – z. B. AvePoint mit seiner Cloud-Governance-Lösung. So können Sie Benutzer dazu „zwingen“, Ihren Nutzungsbedingungen im Rahmen der Erstellung von Teams, Gruppen, Teamwebsites und SharePoint-Websites zuzustimmen. Wenn Sie dies zur Bedingung machen, können die Benutzer erst dann einen neuen Arbeitsbereich erstellen, wenn sie ihre Zustimmung erteilt haben.

3. Ist es möglich, die Berechtigung eines Besitzers, für eine moderne Teamwebsite eine Gruppe in ein Team umzuwandeln, einzuschränken, sodass die IT die Verwendung von Teams besser kontrollieren kann?

Derzeit kann die Berechtigung von Besitzern moderner Teamwebsites oder Gruppen, eine Gruppe in ein Team umzuwandeln, über die Benutzeroberfläche nicht eingeschränkt werden. Mit PowerShell für Office 365 können Sie mittels der Sicherheitsgruppenmethode von Microsoft steuern, wer neue Gruppen und Teams erstellen kann, doch auch damit können Besitzer nicht an der Bereitstellung von Teams gehindert werden.

Auch hier können Sie mit Cloud Governance von AvePoint steuern, wie die Benutzer mit den Teams interagieren, indem Sie festlegen, dass ein Großteil der Benutzer Gruppenmitglieder sein müssen, und es ermöglichen, den Zugriff der Mitglieder auf Admin-/Besitzer-Funktionen für Teams basierend auf Ihren Geschäftsregeln zu delegieren.

Als einfaches Gruppenmitglied neue Mitglieder hinzufügen: Der Zugriff auf diese Einstellungen kann verwaltet und Genehmigungen können zwecks Überwachung aktiviert werden.

Diese Regeln können auf der Rolle des Benutzers in der Organisation, seinem Standort, einer der Benutzereigenschaften, einer Sicherheitsgruppe oder auch einer individuellen Kriterienstruktur beruhen, die zuvor von Ihrer Organisation festgelegt wurde.

Bei einem solchen Kontrollniveau können Sie sich entspannt zurücklehnen, da Microsoft Teams nur innerhalb der von Ihnen definierten Parameter verwendet werden kann. Da Berichte zur Nutzung und Sicherheit automatisch erstellt werden, ist die Einhaltung Ihrer Geschäftsrichtlinien garantiert.

4. Kann die Chatbot-Anwendung AtBot in Microsoft Teams mit ServiceNow integriert werden?

Na klar! Hier können Sie sehen, wie AtBot im Hintergrund ein ServiceNow-Ticket öffnen kann, wenn der IT-Support eine Anfrage erhält, und das Ticket schließt, wenn er das Problem gelöst hat. (Im verlinkten Beispiel befindet sich der Bot in SharePoint, er könnte aber auch in Microsoft Teams oder eine andere Web-App eingebunden sein.) IT behält die Kontrolle über die Kennzahlen zum Umgang mit Problem- und Vorfall-Tickets innerhalb des im IT-Bereich bestehenden Ticketsystems – und streicht natürlich auch das Lob zufriedener Benutzer ein. Und wenn der Bot ein Problem nicht lösen kann, wird es an einen menschlichen Bearbeiter weitergeleitet.

Hierin liegt einer der wesentlichen Vorteile von Flow, der Logik-Engine hinter AtBot: Flow bietet standardmäßig Connectors für eine Reihe von Tools von IT-Service-Desks, über den HTTP-Connector in Z ZZXCFlow und die API der App können Sie sich jedoch auch mit fast allen Diensten verbinden. So können Sie Ihren First-Level-IT-Support komplett automatisieren!

5. Wie kann ein organisationsweites Team verwaltet werden, wenn die Zahl der Benutzer in Teams auf 2500 beschränkt ist? 

Nach Aussage von Microsoft sind organisationsweite Teams derzeit auf Organisationen mit höchstens 2500 Benutzern beschränkt: „[C]urrently an org-wide team is limited to organizations with no more than 2,500 users“. Es gibt jedoch Möglichkeiten, Teams organisierter zu strukturieren, z. B. indem sie mit der Dynamic-Groups-Funktion in Azure AD verschiedenen Bürostandorten, Geschäftsbereichen, Abteilungen etc. zugeordnet werden.

Mit Cloud Governance von AvePoint können Teams kategorisiert und gekennzeichnet werden, was den Aufbau und die Überwachung einer organisationsweiten Struktur mit verschiedenen Teams erleichtert. So kann die Einhaltung von Benennungsrichtlinien erzwungen werden, womit sichergestellt ist, dass allen Beteiligten der Zweck des Einsatzes von Teams und die Art, wie sie zu nutzen sind, bekannt sind.

Cloud Governance ermöglicht die Überwachung der Lebenszyklen der einzelnen Teams auf der Basis Ihrer Geschäftsrichtlinien und der Begründung für ihre Existenz. Es stehen unter anderem die folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • Automatisches Löschen
  • Archivierung von Teams gemäß Ihren Compliance-Regeln oder nach Ablauf festgelegter Zeiträume ohne Aktivitäten
  • Möglichkeit, eine Anfrage bezüglich der Verlängerung der Lebensdauer eines Teams zu stellen (die natürlich einer Genehmigung bedarf)

So vereinfachen Sie die ganze Sache und sorgen dafür, dass Ihre Teams gut organisiert sind!

6. Ist es möglich, bei der Benennung einer Gruppe oder auch zu Berichtszwecken festzuhalten, mit welchem Tool eine Office 365-Gruppe erstellt wurde (Microsoft Teams, Planner, SharePoint etc.)?

Wenn Sie mit Azure AD Premium arbeiten, können Sie in Office 365 Benennungsrichtlinien anwenden. Diese können auf statischen Strings oder Benutzereigenschaften basieren, nicht jedoch auf der Art und Weise der Erstellung der Gruppe.

Cloud Governance von AvePoint hingegen ermöglicht die Kontrolle darüber, wie Benutzer Gruppen und Teams erstellen, unter Einbindung von Richtlinien Ihrer Organisation, Sicherheitsmaßnahmen, Benennungsrichtlinien und Prozessen des Lebenszyklusmanagements. Zudem haben Sie Zugriff auf automatisierte Rezertifizierungs- und Aktivitätsberichte, sodass Sie die fortgeführte Nutzung des Arbeitsbereichs verfolgen und steuern können.

Die Provisionierung erfolgt über ein einfaches Formular und Sie können den Zugriff der Benutzer auf das Frageformular, von dem aus sie automatisch zur jeweiligen Anfrage weitergeleitet werden, ganz einfach steuern. Der Link zu dieser Anfrage in Form einer einfachen Seite kann in das organisationsweite Waffle-Menü oder in ein Intranet-Portal oder -Menü eingebettet oder als Lesezeichen auf dem Desktop abgelegt werden. Hier kommt es darauf an, was für Ihre Benutzer am einfachsten ist.

Die Einhaltung von Richtlinien für Teams, Gruppen und SharePoint wird automatisch erzwungen. Wenn Änderungen an Einstellungen oder Berechtigungen vorgenommen werden, die gegen Richtlinien verstoßen, werden diese automatisch zurückgesetzt, sodass die Einhaltung der Geschäftsregeln gewährleistet ist!

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