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Freigegebene Kanäle in Microsoft Teams befinden sich nun in der Preview-Phase! Organisationen können sie selbst ausprobieren, anstatt sich Präsentationen oder Aufzeichnungen anzusehen. Das ist die ideale Gelegenheit für alle, mehr über freigegebene Kanäle und die Möglichkeiten, die sie bieten, zu erfahren und zu lernen, was im Zusammenhang mit ihnen zu beachten gilt.
Freigegebene Kanäle aktivieren
Um die Nutzung von freigegebenen Kanälen zu ermöglichen, müssen Administratoren sich in Azure AD anmelden und sie für ausgehende (Beitritt zu von anderen Organisationen gegründeten Kanälen ist möglich) oder eingehende (externe Beteiligte können den Kanälen Ihrer Organisation beitreten) Kanäle aktivieren.
Standardmäßig sind beide Optionen deaktiviert.
Wenn Sie einen vollen Verbund haben wollen, müssen diese Standardeinstellungen geändert werden. Im folgenden Bild habe ich zudem Alle Anwendungen ausgewählt. Aktuell ist es nur Office 365, doch die Liste dürfte noch wachsen.
Wenn Sie externen Zugriff zulassen, wir Ihnen eine Warnung angezeigt.
Dabei sollte beachtet werden, dass freigegebene Kanäle in Governance-Modelle und den allgemeinen Governance-Prozess aufgenommen werden müssen. Wenn Sie es in der Pilotphase ausprobieren, können Sie außerdem einfach spezifische Gruppen oder einzelne Nutzer auswählen, die freigegebene Kanäle nutzen können. Zudem ist es möglich, die Nutzung standardmäßig zu blockieren und dann Ausnahmen für spezifische Organisationen (Mandanten) zu machen, mit denen Sie zusammenarbeiten.
Nun kann ich den eingehenden Zugriff anpassen, um Nutzer aus dem Metaverse-vernetzten Mandanten (als Beispiel) in meine freigegebenen Kanäle einzuladen:
Werfen Sie einen Blick auf die Vertrauenseinstellungen für den eingehenden Zugriff. Sie können entscheiden, externen Geräten mit aktiviertem MFA oder solchen, die allgemein vertrauenswürdig sind, entweder standardmäßig (siehe unten) oder nach Organisation vertrauen möchten:
Zudem gibt es eine Einstellung im Teams Admin Center (TAC) in den Richtlinien von Microsoft Teams, mit dem freigegebene Kanäle in Ihrem Teams-Mandanten verwendet werden können. Da es sich dabei um eine Richtlinie handelt, ist es möglich, mit einer festen Nutzergruppe eine Pilotphase durchzuführen. Selbst wenn Sie während der ersten Schritte einen vollständigen Verband eingerichtet haben, können Sie mithilfe einer Teams-Richtlinie die freigegebenen Kanäle schrittweise für Ihre Nutzer (oder nur die Pilotgruppe) verfügbar machen.
Szenarien für interne Nutzung
Freigegebene Kanäle sind eine leistungsstarke Funktion zur Verhinderung übermäßiger Verbreitung von Inhalten und machen allen das Leben in Microsoft Teams leichter.
Sie können einen Kanal mit Einzelpersonen und Teams teilen. So könnten Sie beispielsweise ein internes Projekt haben, zu dem ein bestimmter Personenkreis eingeladen ist, das aber von der „Steering Group“ verwaltet wird. In dieser Struktur wird der freigegebene Kanal unter „Steering Group“ erstellt (und all ihre Mitglieder erhalten Zugang dazu), doch in den Kanal eingeladen werden nur gewisse Personen. Das erleichtert die Dinge für die „Steering Group“-Mitglieder (keine neuen Teams erhalten Zugang) und ermöglicht anderen Nutzern trotzdem, in die Diskussion einzusteigen.
Wenn das Kontrollkästchen „Diesen Kanal für alle Teammitglieder freigeben“ markiert wird, werden alle, die dem Team „Steering Group“ angehören, automatisch auch Mitglied des freigegebenen Kanals. Wird das Kontrollkästchen nicht markiert, funktioniert alles ähnlich wie in einem privaten Kanal: Nur ausgewählte Mitglieder haben Zugriff. Diese Mitglieder können außerhalb des Teams sein, was die Nutzung von freigegebenen Kanälen in den meisten Anwendungsfällen sinnvoller macht als die von privaten Kanälen.
Bitte beachten Sie, dass in freigegebenen Kanälen standardmäßig nur die Registerkarten „Beiträge“ und „Dateien“ verfügbar sind.
Allerdings können Sie über die +-Schaltfläche neue Registerkarten hinzufügen:
Wir fügen OneNote hinzu:
Das Einladen von Personen aus Ihrer Organisation in die freigegebenen Kanäle ist ganz leicht: Fügen Sie einfach Namen hinzu und teilen sie den Kanal mit ihnen:
Wenn Sie möchten, können Sie sie auch zu Besitzern machen:
Ein weiteres Beispiel ist das Teilen eines Kanals mit verschiedenen Teams. Dabei kann es sich um einen Informations- und Bekanntgabekanal der Steering Group, einen Gesprächs- und Ankündigungskanal für die Personalabteilung oder einen Support- und Informationskanal für die IT handeln. Auf diese Weise verbleibt der freigegebene Kanal im Team und kann mit anderen Teams geteilt werden, in denen er als Kanal auftaucht.
Des Weiteren können wir den Kanal mit dem Metaverse-Team teilen. In diesem Fall bin ich der Besitzer des Teams und wähle entsprechend „Mit einem Team, das Sie besitzen“. Wenn ich einen Kanal für ein Team freigebe, dessen Besitzer ich nicht bin, wird der Besitzer benachrichtigt und darum gebeten, den Kanal zu einem Team hinzuzufügen, das er besitzt. Aus diesem Grund haben Teambesitzer eine ziemlich gute Kontrolle darüber, was zu ihrem Team hinzugefügt wird.
Wenn ich mir das Metaverse-Team anschaue, kann ich darin freigegebene Kanäle sehen, die wie jeder andere Kanal im Team erscheinen. Da es sich um eine interne Freigabe handelt, gibt es keine Warnung vor Externen.
Wenn ich mich zunächst als Amy anmelde, sehen wir, dass sie eine Mitteilung erhalten hat, dass ein Kanal für sie freigegeben wurde:
So sieht das aus Amys Perspektive aus. Sie gehört nicht dem Metaverse-Team an, sondern der Kanal wurde mit ihr persönlich geteilt. Ein Blick auf die Teamliste zeigt, dass wir das Team „Steering Group“ sehen können – doch nur der Kanal „Connect with Steering Group“ ist sichtbar.
Schreiben wir etwas in den Kanal; wir können sogar eine @-Erwähnung hinzufügen:
Zudem sehen wir das Notizbuch und können darauf zugreifen:
Es gilt zu beachten, dass jeder, der auf den Kanal Zugriff hat, auf alles zugreifen kann, was darin geteilt wird.
Wenn wir uns den Kanal als Besitzer/Mitglied des „Steering Group“-Teams anschauen, sehen wir Amys Nachricht und können ganz normal darauf antworten.
Auf diese Weise können Nutzer mit der Steering Group in Kontakt bleiben und es ist ein Leichtes für sie, Informationen an alle im Unternehmen weiterzugeben, ohne in ein anderes Team und einen anderen Kanal wechseln zu müssen, um die Bekanntmachung zu verfassen oder zu lesen, was dort geschrieben wurde.
Alle Nutzer müssen zu den Eigenschaften von freigegebenen Kanälen geschult werden, damit sie nicht versehentlich Inhalte mit unbefugten Zielgruppen teilen.
Szenarien zwischen verschiedenen Organisationen
In diesem Kontext verändern freigegebene Kanäle die Art, wie wir mit anderen zusammenarbeiten, grundlegend. Personen aus anderen Organisationen können mit uns bzw. wir mit ihnen zusammenarbeiten, ohne in einen anderen Kontext wechseln zu müssen.
Typische Szenarien sind:
- Ein Projekt
- Support
- Weitergabe von Informationen (z. B. das Neueste über Microsoft 365)
- Marketing-Kampagnen mit mehreren Organisationen
- Gemeinsame Vertriebsfälle
Typischerweise können diese mit unseren bestehenden Teams in Verbindung gebracht werden, anstatt ein neues erstellen zu müssen.
- Ein freigegebener Kanal für ein Projekt könnte sich in „unserem“ Projektteam befinden
- Ein freigegebener Kanal für den Support könnte sich in „unserem“ Kundenteam befinden (das ansonsten intern ist)
- Weitergabe von Informationen an mehrere Kunden gleichzeitig (IT- oder Beratungskontext)
- Eine Marketingkampagne in einem Marketing-Kommunikationsteam
- Gemeinsame Vertriebsfälle in einem Kunden- oder allgemeinen Vertriebsteam
Solche Optionen machen es leichter, mit der Community zu kommunizieren und Dateien weiterzugeben. Anstelle eines dauerhaften Besprechungschats können Sie den freigegebenen Kanal nutzen, wo Sie sich miteinander unterhalten und Dateien austauschen können. Am Anfang wird alles noch etwas zäh laufen, da die ein- und ausgehenden freigegebenen externen Standardkanäle deaktiviert sind. Es steht also zu hoffen, dass Organisationen damit beginnen, die ausgehende Nutzung von freigegebenen Kanälen zuzulassen.
Und ganz richtig: Mitteilungen funktionieren wie gehabt!
Teilen wir den Kanal „Connect with Steering Group“ mit einer externen Person. Das könnte zum Beispiel ein Mitglied der Geschäftsleitung sein. Ich gebe den Kanal für externe Personen frei.
Fügen wir auf einem anderen Mandanten mich als Beispiel hinzu:
Da es sich bei der Person, mit der ich den Kanal geteilt habe, um eine externe handelt, kann sie nur ein Mitglied sein.
Mein Account erhält die Mitteilung, dass es dem freigegebenen Kanal hinzugefügt wurde:
Ich kann den freigegebenen Kanal in meiner Teamliste sehen:
Das verrät mir Folgendes:
- Das Team Steering Group gehört zum Mandanten mrteams
- „Connect with Steering Group (External)“ weist darauf hin, dass der Kanal von einer externen Organisation stammt und zudem freigegeben ist (das angezeigte Symbol)
Wenn ich eine Nachricht in den Kanal schreibe, erhalte ich zudem eine Information, dass sich externe Personen im Kanal befinden.
Wenn ich auf den Link „other orgs“ (andere Organisationen) klicke, kann ich sehen, wer im Kanal ist und aus welcher Organisation die Person stammt. Zudem kann ich feststellen, wer aus der Sicht meines Alter Ego extern ist:
Ich kann direkt auf Nachrichten antworten oder neue Unterhaltungen hinzufügen:
Ich kann außerdem OneNote öffnen und die Inhalte bearbeiten:
Bei OneNote gibt es allerdings einen Haken: Ich kann nicht direkt über die Kanal-Registerkarten darauf zugreifen. Wenn ich versuche, es zu öffnen, erhalte ich eine Fehlermeldung:
Stattdessen kann ich die Dateien aufrufen und das Notizbuch dort öffnen. Dann funktioniert es.
Es ist möglich, neue Dokumente zu erstellen, an denen sowohl externe als auch interne Personen arbeiten können.
Zudem können den Kanälen Registerkarten hinzugefügt werden. Listen können beispielsweise sowohl interne als auch externe Teammitglieder hinzufügen.
Außerdem kann der Kanal mit einem externen Team geteilt werden! Verwenden Sie einfach die E-Mail-Adresse des Besitzers des externen Teams, an die die Anfrage gesendet wird. Diese Person kann die Anfrage bestätigen und auswählen, ob der freigegebene Kanal ihres bzw. seines Teams hinzugefügt wird. Daraufhin erhält die Besitzerin bzw. der Besitzer des freigegebenen Kanals (in der eigenen Heimorganisation) eine Bestätigungsanfrage für die Freigabe des Kanals in dem externen Team. Auf diese Weise stimmen die Teambesitzer beider Organisationen zu, dass dieser Kanal dort geteilt werden darf.
Worauf ist zu achten und was müssen Sie wissen?
Der erste Tagesordnungspunkt ist natürlich, Nutzer im Umgang mit freigegebenen Kanälen zu schulen – was sie sind und warum sie sich dafür interessieren sollten. Dabei geht es natürlich darum, Fehler zu vermeiden, wenn angenommen wird, dass freigegebene Kanäle nur dem internen Gebrauch dienen. Microsoft Teams hebt diesen Punkt bereits hervor und warnt mich, wenn ich an einer Unterhaltung teilnehme.
Eine weitere Sache, vor der man sich in Acht nehmen sollte, ist, freigegebene Kanäle zum Schreckgespenst werden zu lassen. Dies ist in manchen Organisationen passiert, wo es möglich war, Gäste zum eigenen Mandanten hinzuzufügen. Ich habe sehr komplexe Prozesse mit Vereinbarungen gesehen, bei denen die Einrichtung von Gastzugriff in manchen Fällen die Mühe nicht wert war. Man sollte immer im Hinterkopf behalten, dass die Nutzer stets die einfachste Variante wählen werden, um etwas zu tun. Wenn die freigegebenen Kanäle nicht funktionieren, werden Dateien per OneDrive freigegeben oder einfach per E-Mail versendet. Wenn in freigegebenen Kanälen nicht mit dem Kunden kommuniziert werden kann, verwenden die Nutzer eine Gruppe oder einen Besprechungschat – oder sogar E-Mails oder WhatsApp.
CIOS, CTOs, IT-Abteilungen und Admins sollten sich mit der Dokumentation freigegebener Kanäle vertraut machen und ihre Bestätigung geben, wenn es etwas gibt, das vorbereitet werden muss, bevor sie aktiviert werden können. Ich rate allerdings, mit diesem Projekt besser heute als morgen zu beginnen.
Dieser Moment ist günstig, um damit zu beginnen, wichtige Dokumente mit Azure Information Protection zu sichern. Dies wurde nicht so ausführlich genutzt, wie ich es mir dachte; wenn Sie sich Gedanken um Ihre Inhalte machen, sollten Sie sie schützen! Doch Information Protection ist eine völlig andere Geschichte, die den Rahmen dieses Blogbeitrags sprengt.
Freigegebene Kanäle werden von der Organisation verwaltet, die sie freigibt. Sie verfügen über die volle Funktionspalette zur Compliance-konformen Sicherung und Verwaltung der Daten.
Personen werden freigegebenen Kanälen mit ihrer realen Identität hinzugefügt, damit sie nicht als Gäste auf Ihrem Mandanten auftreten. Für Gäste sind unter Umständen bestimmte Regeln festgelegt worden. Sie müssen also zunächst prüfen, wie diese Regeln für Personen in freigegebenen Kanälen umgesetzt werden, die mit ihrer realen Identität beitreten.
Freigegebene Kanäle haben ihre Grenzen:
- Sie können nur bis zu 1.000 Nutzer und bis zu 50 Teams Jedes Team, mit dem der Kanal geteilt wird, zählt als ein Mitglied unter diesem Limit.
- 50 geteilte Kanäle pro Team
- Kanäle können mit 50 Teams geteilt werden(das übergeordnete Team nicht mitgerechnet)
- Freigegebene Kanäle unterstützen Registerkarten, mit Ausnahme von Stream, Planner und Forms.
- Für LOB-Apps, Bots, Konnektoren und Nachrichtenerweiterungen wird die öffentliche Vorschau nicht unterstützt.
- Wenn Sie ein Team auf Grundlage eines bestehenden Teams erstellen, werden die freigegebenen Kanäle des bestehenden Teams nicht mitkopiert.
- Mitteilungen von freigegebenen Kanälen sind nicht in den E-Mails zu verpassten Aktivitäten enthalten.
Da sich freigegebene Kanäle nun in der Preview-Phase befinden, bedeutet das, dass Teams-Nutzer, denen Public Preview zur Verfügung steht, sie nun erstellen oder verwalten können. Sie können Personen in die normalen, allgemein verfügbaren Teams einladen, damit sie sie aktiv nutzen können; neue freigegebene Kanäle können sie allerdings nicht erstellen. Sollten Sie bereits Zugriff haben, ist jetzt der ideale Zeitpunkt, mit freigegebenen Kanälen zu experimentieren!
Weiterführende Ressourcen
Die folgenden Microsoft-Dokumentationsartikel gehen näher auf freigegebene Kanäle ein:
- Freigegebene Kanäle in Microsoft Teams
- Externe Zusammenarbeit planen
- Übersicht über direkte B2B-Verbindungen
- Konfigurieren mandantenübergreifender Zugriffseinstellungen für die B2B-Zusammenarbeit
