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Einführung in das Microsoft Teams Maturity Modell

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Von Greenfield bis Brownfield: So erlangen Sie Kontrolle über Ihre Microsoft 365-Umgebung

Wie bei so vielen von Ihnen fanden alle meine Meetings seit dem 14. März 2020 in Microsoft Teams statt und meine einzigen persönlichen Gespräche liefen über Webcam. Wenig überraschend hat Microsoft daher seit März 2020 eine sprunghafte Zunahme der täglichen Nutzerzahl von Microsoft Teams gemeldet.

Diese Nutzer verwenden nicht nur die Anruf- und Besprechungsfunktionen – die von Microsoft kostenlos angeboten werden -, sondern auch die Funktionen zur Zusammenarbeit und Automatisierung. Das bringt mich zum Microsoft Teams Maturity Modell.

Am 19. November war ich als Gastredner bei einem Webinar, das von unserem niederländischen Microsoft-Partner Portiva und deren CDO und Office 365-MVP Maarten Eekels veranstaltet wurde. Portiva hat ein Maturity Modell speziell für Microsoft Teams erstellt. Dieses Modell besteht aus drei Stufen, die für das Geschäft aktiviert und vollständig in die Organisation eingebettet sind.

Jede dieser Stufen besteht aus drei unterschiedlichen „ Maturity-Treibern“:

  • Technologie (Migration, Integration und Entwicklung)
  • Prozess (Governance, Compliance und Sicherheit)
  • Menschen (Nutzung und Akzeptanz)

In den vergangenen Monaten habe ich mit verschiedenen Leuten und Organisationen gesprochen, die ihre Microsoft Teams-Umgebung umgestellt haben. Dabei sind mir einige Dinge aufgefallen, die die Erstellung von Teams durch Nutzer betreffen. Am auffälligsten war das explosive Wachstum bei der Entstehung von neuen Teams-Umgebungen. Diese Personen stellten zunächst folgende Fragen:

  • Wo sind meine Daten?
  • Warum wurde diese Umgebung erstellt, wenn ich doch schon eine habe?
  • Wir haben unzählige ungenutzte Umgebungen, wie werde ich die überflüssigen los?
  • Wer ist für die Verwaltung dieser neuen Umgebungen verantwortlich?
  • Wer hat Zugriff auf meinen SharePoint und wie kann ich diesen Zugriff regelmäßig verwalten?
  • Wo sind meine Gast- und externen Nutzer?
  • Haben wir einen geeigneten Prozess für die Bereitstellung von Gastnutzern und das Lifecyclemanagement?

Greenfield oder Brownfield – was trifft bei Ihnen zu?

Organisationen, die gerade erst mit Microsoft 365 beginnen, insbesondere mit Teams, SharePoint und Groups, befinden sich im Greenfield-Bereich. Viele Organisationen sind bereits seit dem Start von BPOS (Microsoft Business Productivity Online Suite) in der SharePoint Online-Arena. Solche Organisationen haben bereits unzählige SharePoint-Websitesammlungen, und als Microsoft Teams eingeführt wurde, ließen sie der Erstellungsfreiheit ihren Lauf. Dieselben Organisationen stellen sich nun die zuvor genannten Fragen und suchen nach Möglichkeiten, ihre Microsoft 365-Umgebungen unter Kontrolle zu bringen.

Oft werde ich gebeten, eine Benennungskonvention zu erstellen, die auf Azure AD-Feldern, Text und Metadaten aufbaut. Aber wenn Sie einen bereits stark genutzten Microsoft 365-Tenant haben, werden Sie wahrscheinlich nicht in ein Umstrukturierungsprojekt investieren. Ich würde dies jedoch für Unternehmen empfehlen, die Site Collections mit vielen Unterseiten erstellen. Durch Ausdünnung Ihrer Architektur machen Sie sich das Leben leichter. Dafür ist das Hinzufügen von Metadaten zu Ihren Teams / Gruppen / SharePoint / Gastnutzern als benutzerdefinierte Eigenschaften der erste Schritt.

Nachdem Sie Ihren ersten Metadatenteil erstellt haben (z. B. die Art der Zusammenarbeit) können Sie mit der Erstellung der Richtlinienteile beginnen, wie z. B.:

  • Einen Inaktivitätsauslöser
  • Die Möglichkeit zu löschen oder zu archivieren
  • Freigabemöglichkeiten für Gäste
  • Regelmäßige Überprüfung der Erneuerung in den Berechtigungen und Metadaten

Was Sie erhalten, ist ein Modell, in dem Sie anstelle einer „Einheitsgröße“, für jeden Teil Ihrer Organisation verschiedene Arten von Diensten spezifizieren können.

Sobald Sie damit fertig sind, können Sie die nun erstellten Richtlinien auf Ihre unverwaltete Microsoft 365-Umgebung anwenden. Hier kommt das Export- und Importmodul von AvePoint Cloud Governance ins Spiel. Der Exportmodus erstellt eine große CSV- / Excel-Datei.

Diese müssen Sie zunächst bearbeiten, indem Sie die Werte für die Person, die für den Prozess verantwortlich ist, die Metadatenwerte und die Namen der erstellten Richtlinien hinzufügen. Anschließend importieren Sie die Excel-Datei. Voilà – Sie haben die Verwaltung Ihrer Microsoft 365-Umgebung deutlich verbessert.

Da Sie die Verantwortung nun an den Endnutzer übertragen haben, besteht der nächste Schritt darin, weitere Erkenntnisse darüber zu erlangen, wo Ihre Inhalte gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat, wer Ihre externen Nutzer sind und welches Risiko die Freigabe von Inhalten bedeutet.

Mit Policies & Insights können Sie sich ein klares Bild davon machen, wer Ihre externen Nutzer sind, wer Zugriff auf den Inhalt Ihres SharePoints hat und mit welcher Vertraulichkeitsstufe Sie es zu tun haben, indem Sie Sensitivitätskennzeichnungen und Sensitivitätsinformationstypen hinzufügen. Ihre Sicherheits- und/oder Compliance-Abteilung erhält dadurch einen viel besseren Eindruck davon, wie Ihre Microsoft 365-Umgebung verwendet wird und welche Arten von Inhalten für die verschiedenen Nutzertypen freigegeben sind. Zudem verfügen sie nun über die nötigen Mittel, um zu handeln und Bericht zu erstatten.

Überwachung von Gastnutzern

Ein weiteres Thema, das ich während des eingangs erwähnten Webinars behandelt habe, war die Kontrolle über Ihre Gastnutzer, die in Azure B2B gespeichert sind. Derzeit verfügt Microsoft 365 noch nicht über ein natives Element, über das ein Endnutzer eine Anfrage zur Zusammenarbeit mit einer Person außerhalb der Geschäftsdomain einreichen kann. Auch mangelt es an Mitteilungen, die darüber informieren, ob ein Mitarbeiter noch für das Unternehmen tätig ist oder worauf sie oder er Zugriff hat.

AvePoint Cloud Governance erleichtert zugewiesenen Geschäftsnutzern den Antrag auf einen Gastnutzer, das Hinzufügen dieses Nutzers zu den gewünschten Gruppen-/Teams-Umgebungen und den Empfang regelmäßiger Mitteilungen zur Überprüfung der Berechtigungen und zugewiesenen Metadaten des Gastnutzers.

Es ist gut möglich, dass sich in Ihrer Umgebung bereits Gastnutzer befinden. Aus diesem Grund ermöglichen wir, diese über Excel-Dateien zu exportieren und zu importieren.

Sie müssen die Excel-Datei modifizieren, indem Sie die verschiedenen Werte für die Richtlinie, den Namen des Sponsors und, falls erforderlich, Metadaten hinzufügen. Sobald der Import abgeschlossen ist, steht Ihnen ein Gastnutzerbericht direkt wie folgt zur Verfügung:

Kurz gesagt: Nur durch den Einsatz der richtigen Tools erlangen Sie Kontrolle über Ihre Microsoft 365-Umgebung. Jeder benötigt gute Governance, und je nachdem, wo Sie sich innerhalb des Microsoft Teams Maturity Modell befinden, müssen Sie sich auf einen anderen Bereich konzentrieren als andere. Wenn Sie tiefer in das Thema eintauchen wollen, empfehle ich Ihnen, sich hier das vollständige Webinar anzuschauen!


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Dennis Hoogenraad
Dennis Hoogenraad
With a deep knowledge of Office 365 and SharePoint, Dennis Hoogenraad has an eye for determining optimal Office 365 architecture. He worked as a consultant for 10+ years and facilitated SharePoint and Office 365 transitions for more than 80 companies. He's currently employed as a Solutions Engineer at AvePoint.

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