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Drei Punkte, die Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie freigegebene Kanäle in Microsoft Teams nutzen

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Im März stellte Microsoft im Rahmen einer öffentlichen Vorschau erstmals Shared Channels (Teams Connect) vor und erregte damit eine Menge Aufsehen. Diese neue Funktion erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, sondern rationalisiert auch die externe Zusammenarbeit, indem externe Partner zu einem gemeinsamen Kanal hinzugefügt werden können, um u. a. zu chatten, Termine zu vereinbaren oder gemeinsam Dateien zu bearbeiten.

Dies sind wesentliche Vorgänge in der neuen Welt der hybriden Arbeit, in der die virtuelle Vernetzung und Zusammenarbeit mit externen Kollegen wie Anbietern, Lieferanten, Kunden und Partnern ebenso wichtig ist wie die digitale Arbeit mit Ihren internen Kolleginnen und Kollegen. Freigegebene Kanäle sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit und machen Schluss mit mühsamen Einrichtungs-, Bereitstellungs- und Freigabeprozessen, die in der Regel mit dem Gastzugriff verbunden sind.

Da die globale Bereitstellung in diesem Sommer kurz bevorsteht, möchten wir Sie auf ein paar Punkte hinweisen, die Sie im Auge behalten sollten, um die neue Teams-Funktion „freigegebene Kanäle“ (Shared Channels) sicher für Ihre nächste externe Zusammenarbeit zu nutzen.

Nicht vergessen: In unserem Guide zu freigegebenen Kanälen erfahren Sie mehr darüber, wann Sie sie verwenden sollten und über deren Aktivierung.

 

Freigegebene Kanäle

Freigegebene Kanäle ersetzen nicht den Gastzugriff

Wenn Sie in Teams mit einem externen Partner zusammenarbeiten wollten, mussten Ihre Administratoren früher ein Gastkonto einrichten. Dies erforderte eine sorgfältige Konfiguration und Bereitstellung, um keine zu umfassenden Zugriffsrechte zu erteilen (und so möglicherweise sensible Daten offenzulegen).

Freigegebene Kanäle vereinfachen diesen Prozess und geben Ihnen die Möglichkeit, einen gemeinsamen Bereich zur Zusammenarbeit zu erstellen. Sie können externe Nutzer zum Kanal hinzufügen, ohne sie in das veranstaltende Team aufnehmen oder Ihnen gar Zugriff auf Ihren Mandanten geben zu müssen. Ohne das Erfordernis eines Mandantenwechsels verringert sich die Wahrscheinlichkeit der unkontrollierten oder übermäßigen Verbreitung von Inhalten, und es kommt seltener zu verlegten oder duplizierten Dateien.

Auch wenn die externe Zusammenarbeit dadurch einfacher und flexibler wird, ersetzen freigegebene Kanäle nicht den Gastzugriff. Je nach Situation eignet sich eine der beiden Funktionen besser.

Arbeiten Sie beispielsweise an einem kurzfristigen Programm wie einem gemeinsamen Event oder einem einmaligen Projekt wie einem White Paper, wäre es für Ihr IT-Team sehr aufwendig, für die externen Mitarbeiter extra Gastkonten einzurichten. Hier können freigegebene Kanäle besonders von Nutzen sein, da Sie diese externen Nutzer erstellen oder einem speziell für dieses Projekt geschaffenen Kanal hinzufügen können, was eine unkomplizierte Kommunikation, Vernetzung und Zusammenarbeit ermöglicht.

Anderenfalls setzen Sie vielleicht ganzjährig auf einen Berater oder Anbieter, der Zugriff auf viele Komponenten Ihres Mandanten benötigt. In diesem Fall könnte es durch die Erstellung verschiedener freigegebener Kanäle für diese Nutzer, um auf Informationen zuzugreifen, die bereits an anderer Stelle existieren, zu einer übermäßigen Verbreitung von Inhalten kommen. In diesem Fall ist es sinnvoller, entsprechende Personen mit einem Gastkonto auszustatten.

Freigegebene Kanäle

Ein weiterer wichtiger Punkt: Bei einem Nutzer, der nicht über ein eigenes Microsoft-Konto verfügt, z. B. ein Anbieter, dessen Organisation Google Workspace verwendet, müssten Sie ein Gastkonto erstellen, damit er Zugriffsrechte innerhalb Ihres Mandanten erhält (einschließlich freigegebener Kanäle).

Die Einrichtung von Gastkonten kann zwar mühsam sein und eine sorgfältige Einrichtung sowie einen Wechsel des Mandanten durch den Nutzer erfordern, dennoch stellen sie in manchen Situationen die bessere Lösung als freigegebene Kanäle dar. Daher kann auf sie nicht verzichtet werden.

Freigegebene Kanäle müssen in Ihren Governance-Richtlinien berücksichtigt werden

Der große Vorteil von freigegebenen Kanälen besteht darin, dass Ihre Nutzer Ihren Mandanten nicht verlassen müssen. Dennoch ist die Einladung externer Nutzer immer mit Risiken verbunden. Wenn Sie Ihre Governance-Richtlinien nicht aktualisieren, um die damit verbundenen Risiken zu berücksichtigen und zu beheben, könnte das Ihren Mandanten gefährden. Unkomplizierte Zusammenarbeit ist wunderbar, aber kein Grund, die Sicherheit hinten anzustellen.

Außerdem verfügen andere Organisationen, die Eigentümer des freigegebenen Kanals sind, in dem Ihr Team arbeitet, über die volle Funktionspalette zur Compliance-konformen Sicherung und Verwaltung der Daten. Bevor Ihr Team sensible Daten innerhalb des freigegebenen Kanals eines anderen Unternehmens teilt, müssen Sie überprüfen, ob die Richtlinien Ihres Partners sich mit Ihren eigenen Datenschutzstandards decken.

Freigegebene Kanäle verfügen über native Richtlinien zum Schutz Ihres Arbeitsbereichs, wie z. B. die automatische Übernahme der Einstellungen des Host-Mandanten und die Zuteilung der gleichen Vertraulichkeitskenn-zeichnungen wie für das übergeordnete Team. Dennoch sollte man sich vergegenwärtigen, dass auf sämtliche innerhalb eines Kanals geteilte Inhalte von allen Nutzern dieses Kanals zugegriffen werden kann. Wenn also einem Nutzer der Zugriff auf eine Datei, einen Ordner oder ein Notizbuch in einem freigegebenen Kanal gewährt wird, wird durch das Entfernen des Nutzers aus dem Team oder dem freigegebenen Kanal der Zugriff des Nutzers auf diese Dokumente nicht aufgehoben.

Freigegebene Kanäle

Sie müssen Ihr Team für die Fallstricke beim Arbeiten innerhalb eines freigegebenen Kanals sensibilisieren, einschließlich dieser nativen Richtlinien, sodass sie Ihre Umgebung nicht ungewollt Gefahren aussetzen oder sensible Informationen zu weitreichend teilen. Umso besser die Aufklärung, desto weniger wahrscheinlich werden einfache Fehler, die Ihren gesamten Betrieb gefährden.

Außerdem benötigen Sie geeignete Richtlinien und Berichte, um sicherzustellen, dass Ihre Umgebung geschützt bleibt. Dazu bietet AvePoint die richtige Lösung. Mit der Hilfe von Tools wie AvePoint Policies und Cloud Governance können Sie für Ihre Umgebung schützende Richtlinien festlegen, umsetzen und überwachen. Beide Tools sind unabdingbar für den Schutz Ihrer Daten und ermöglichen gleichzeitig eine unkomplizierte externe Zusammenarbeit.

Vorsicht vor übermäßiger und unkontrollierter Verbreitung von Inhalten

Freigegebene Kanäle schützen vor versehentlich zu weitreichend geteilten Daten und machen die Erstellung von zusätzlichen Arbeitsbereichen für die Zusammenarbeit mit externen Nutzern überflüssig.

Dennoch kann es auch hier zu einer übermäßigen und unkontrollierten Verbreitung von Inhalten kommen, da freigegebene Kanäle als „grenzenlose“ Erfahrung gedacht sind. Nach den jüngsten Informationen von Microsoft kann ein Team über 200 freigegebene Kanäle verfügen (mit bis zu 5.000 Mitgliedern), die mit 50 Teams geteilt werden können, und eine unbegrenzte Zahl externer Nutzer umfassen. Diese „Grenzenlosigkeit“ ist sicherlich vorteilhaft für die Zusammenarbeit, dadurch erhalten jedoch zu viele Nutzer unnötigerweise Zugriff auf diese Kanäle.

So wird Ihre Umgebung nicht nur anfällig, sondern es werden auch übermäßig viele Inhalte geteilt. Ihre geschäftskritischen oder sensiblen Informationen könnten gefährdet werden, wenn zu viele unnötige oder gar überprivilegierte Nutzer die Möglichkeit erhalten, Freigabelinks zu erstellen oder Informationen herunterzuladen und zu verbreiten. Schon ein geteilter Link könnte zu einer „ausdrücklichen Berechtigung“ für einen Nutzer führen, von dem Sie niemals wollten, dass er Zugriff auf die in Ihren Kanälen gespeicherten Informationen hat.

Laut Microsoft haben Sie nun außerdem die Möglichkeit, mehr als 80 SharePoint-Seiten für ein einziges Team einzurichten, wodurch Sie individuelle und spezifische Dokumentbibliotheken erstellen können. Diese fast unbegrenzten Möglichkeiten haben jedoch auch negative Seiten: Trotz des umfangreichen Platzangebots müssen Sie bewusste, sinnvolle Informationshierarchien und Lebenszyklusregeln erstellen, um zu verhindern, dass Daten nicht in der Flut von Sites untergehen.

Freigegebene Kanäle sparen Ihnen Zeit und Ressourcen, die Sie ansonsten zur Konfiguration und Bereitstellung von Gastkonten benötigt hätten. Daher überwiegt ihr Nutzen den zusätzlichen Aufwand zur Verhinderung von übermäßiger und unkontrollierter Verbreitung von Inhalten um ein Vielfaches. Sie müssen sich jedoch der erwähnten Risiken bewusst sein und vor ihrem ersten Einsatz gezielte Maßnahmen zur sicheren Verwendung von freigegebenen Kanälen treffen.

Fazit

Das Release von freigegebenen Kanälen ermöglicht die rationalisierte Zusammenarbeit innerhalb einer sicheren, lenkbaren und vorschriftskonformen Umgebung. Mit dieser neuen Funktion wird die gemeinsame Ausrichtung einer Veranstaltung, das gemeinsame Verfassen eines Whitepapers oder die Zusammenarbeit bei externen Programmen oder Projekten jeglicher Art ein Kinderspiel. Außerdem ist es weniger wahrscheinlich, dass logistische Aspekte vergessen werden, Details bei der Übermittlung verloren gehen oder Technologie der Zusammenarbeit oder Produktivität im Weg steht.

Bei aller Freude über die neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit sollten Sie bei der Nutzung der Funktion angemessene Vorkehrungen treffen, um zu verhindern, dass die Sicherheit ihres Mandanten gefährdet wird. Es ist jedoch wie bei jedem neuen Tool – sobald Sie damit vertraut sind und angemessene Richtlinien eingeführt haben, werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne auskommen konnten.


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Freigegebene Kanäle in Microsoft Teams: Gute Zusammenarbeit in und außerhalb Ihrer Organisation

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