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Bei der Einführung von Office 365 und im Speziellen beim Rollout von Microsoft Teams stehen Unternehmen verschiedensten Anforderungen und Wünschen gegenüber. So hat jede Abteilung eine eigene Arbeitsweise und daraus resultierend andere Anforderungen an ein standardisiertes Template für einen digitalen Arbeitsbereich. So benötigt beispielsweise das Projekt Management, welches Aufgaben verwaltet und Meetings plant, andere Funktionen als Mitarbeiter aus dem Vertrieb, die gemeinsam an einem Angebot arbeiten, oder auch Marketing-Mitarbeiter, die Kampagnen mit Externen planen. Eine gute Cloud Governance-Strategie bedeutet daher nicht, ein einziges Template für alle Abteilungen oder Mitarbeiter zu definieren, sondern die Anforderungen aller verschiedenen Stakeholder zu verstehen.
Nutzen Sie den großen Vorteil, aus den Erfahrungen von Unternehmen, die Teams bereits erfolgreich eingeführt haben, zu profitieren. Es ist inzwischen bekannt, dass es bei der Einführung von Teams verschiedene Stoplersteine gibt, auf die es zu achten gilt:
- “Leere” Deployments sind schwierig: Es gibt zwar eine kurzfristige Euphorie bei den Usern, die aber nicht lange anhält und langfristig meist in Frust endet.
- Teams benötigen “Gewicht” um dauerhaft aktiv genutzt zu werden: Mit “Daily Active Usage” als Ziel, muss Teams echte Geschäftsprozesse unterstützen und nicht nur die allgemeine Zusammenarbeit.
- Viele Geschäftsprozesse benötigen APP-Support: Apps können die Akzeptanz steigern, indem sie die Nutzung von Teams einfacher, effizienter und geschäftsorientierter gestalten.
Ein sehr wichtiges Ziel bei der Einführung und auch dem Betrieb von Teams sind die User Akzeptanz sowie die Motivation der Enduser die Anwendung auch dauerhaft aktiv zu nutzen.
Für kollaborative Arbeitsbereiche wird Governance in verschiedenen Bereichen benötigt, um vorher definierte Vorschriften und Richtlinien einzuhalten. Dabei geht es beispielsweise darum, Wildwuchs von neuen Teams zu verhindern oder konkrete Namenskonventionen durchzusetzen.
Die Governance-Anforderungen betreffen hierfür meist drei verschiedene Bereiche:
- Provisionierung: Wie werden Teams beantragt, genehmigt und erstellt?
- Management: Wie werden Verfügbarkeit, Compliance und Änderungen im Laufe der Zeit verwaltet?
- Lifecycle: Wie steht es um Aufbewahrungspflichten, Ablauf der Gültigkeit und Disposal?
Die Kür ist es, eine optimale Balance zwischen der Akzeptanz der User sowie den Governance-Richtlinien zu finden und beiden Anforderungen gerecht zu werden.
Hierbei unterstützt Sie die Cloud Governance Lösung von AvePoint, die jetzt auch direkt in Microsoft Teams über die MyHub App verfügbar ist. Definieren Sie mit MyHub den Self-Service für Ihre Enduser neu: Mit MyHub können Ihre Mitarbeiter nicht nicht nur neue Arbeitsbereiche in Teams erstellen – Microsoft Teams wird DER neue Arbeitsbereich für Ihre Mitarbeiter.
Hierfür benötigt der Endanwender keine tiefgehenden IT-Kenntnisse, sondern kann sich durch gezielte Fragebögen und Services in den Grenzen bewegen, die Ihre IT- und Unternehmensrichtlinien vorsehen.
Eine klare Definition von Besitzern, Anforderungen und Richtlinien, gepaart mit variablen Retention-Policies, dedizierten Approval- und Renewal-Prozessen und einer Benutzerberechtigungs-Rezertifizierung bietet eine allumfängliche Verwaltung der Office 365 Arbeitsbereiche, die Sie detailliert an die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter anpassen können.
Die MyHub App bietet den Endanwendern neben den Service-Requests eine Übersicht über alle bereits gestellten Anfragen mit Status-Anzeige sowie eine tabellarische Zusammenfassung aller Arbeitsbereiche inklusive Teams, SharePoint und Groups. Darüber hinaus informiert Sie ein Chat-Bot, sobald Sie eingreifen müssen, wie zum Beispiel bei neuen Approval-Aufgaben.
Machen Sie es Ihren Benutzern einfach, dass Richtige zu tun und entlasten Sie dabei gleichzeitig Ihre IT-Mitarbeiter durch eine detaillierte und automatisierte Cloud Governance mit Self Service für Ihre Endbenutzer.
Fordern Sie hierzu eine Vorstellung und ein Angebot an und lernen Sie die Vorzüge der AvePoint Cloud Governance und der inkludierten MyHub App kennen.
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