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Anmerkung: Der folgende Text ist eine Zusammenfassung der Präsentation von Tina Snyder und Jay Leask bei der Shift Happens Conference 2019.

Tina Snyder und Jay Leask haben aus ihrer jahrelangen Erfahrung im Business-Engagement-Bereich geschöpft und Anekdoten und Strategien weitergegeben. Sie sprachen darüber, wie man ein erfolgreiches Framework erstellt, das sich auf eine langfristige Strategie der Maximierung der in Office 365 getätigten Investition abstimmt. Die Präsentation konnte anschaulich vermitteln, wie man einerseits Benutzer zu Verhaltensänderungen und mehr Akzeptanz bewegt und andererseits sicherstellt, dass sich die Kenntnisse und Fähigkeiten, die Benutzer sich dabei aneignen, festigen und effektiv bleiben.

Eine Zusammenfassung der digitalen Transformation von Oak Ridge National Laboratories

Bevor Oak Ridge National Labs seine digitale Transformation durchlief, gab es dort eine umfangreiche „Schatten-IT“. Tatsächlich erhielt das Laboratorium, als es sich erstmals nach Cloud-Collaboration-Plattformen umsah, von DropBox die Information, dass einige Benutzer in seiner Domäne die Plattform bereits intensiv zur Zusammenarbeit nutzten.

Das lag zu einem nicht unwesentlichen Teil daran, dass sich der Status der Collaboration-Systeme bei Oak Ridge seit vielen Jahren nicht geändert hatte. Sie bestanden aus Dateisystemen und Webanwendungen, die auf über die Büroräume verteilten Servern gehostet wurden. Die IT stellte sogar fest, dass eine wichtige Webanwendung, die der Öffentlichkeit offen stand und landesweit verwendet wurde, sich auf einem Server befand, der direkt neben dem Computer eines Mitarbeiters unter einem Tisch stand!

Die Tatsache war so simpel wie offensichtlich: Die Mitarbeiter warteten begierig auf eine digitale Transformation und einfachere Methoden der Zusammenarbeit. Als das zunehmend deutlicher wurde, folgte das Team in Oak Ridge dem Ruf.

Zuerst musste es die Informationen analysieren, die es in die Cloud migrieren wollte. Es durchlief den Datenermittlungsprozess, um festzustellen, was behalten werden sollte, was man zurücklassen konnte und was sicherer gemacht werden musste. Anschließend unterstützte AvePoint es bei der eigentlichen Verschiebung der Daten und stellte zeitgleich sicher, dass die Quellen und Ziele den Anforderungen der Organisation entsprechend umstrukturiert wurden.

Als die Migrationsplanung angelaufen war, befasste sich das Oak-Ridge-Team damit, einen Eindruck von den Nuancen und Funktionen von Microsoft Teams zu gewinnen, Governance-Strategien zu entwickeln und Benutzern dabei zu helfen, zu verstehen, was sie in Office 365 wann benutzen sollten. Zudem wollten sie erarbeiten, wie sie die Plattform und die Anwendungen verwendeten konnten, um ihre derzeitigen Aufgaben effektiver zu erledigen und sie mit den Grundsätzen und Richtlinien der Organisation abzustimmen.

Das bedeutete nicht nur, dass man den bereits erwähnten Benutzern, die DropBox zur Zusammenarbeit verwendeten, Schulungen in Office 365 geben und ihnen den effizienten Umgang damit nahe bringen musste, sondern auch einem ganz anderen Team, das bislang inoffiziell G-Suite für den gleichen Zweck verwendet hatte. Beide Benutzergruppen mussten die Verwendung von Teams und SharePoint erlernen. Dies sorgte anfänglich für Schwierigkeiten, führte letztendlich jedoch zu der Einsicht, dass Tätigkeiten auf diese Weise vereinfacht werden können und die Produktivität gesteigert werden kann. Daher waren sie mit dem Gesamtergebnis der Umstellung sehr zufrieden.

Der Prozess

Im Verlauf der Präsentation führten Tina Snyder und Jay Leask einige der Schritte und Überlegungen an, die für die praktische Umsetzung einer Implementierung von Microsoft Teams und Office 365 notwendig sind.

Als Teil der Microsoft Teams-Implementierung und der Governance-Planung ist es wichtig, einen Plan dafür zu haben, wie Teams bereitgestellt und über die Zeit hinweg verwaltet werden und wie die Organisation ihren Auslauf- oder De-Provisioning-Prozess gestaltet. Das ist einem „Alles oder nichts“-Ansatz im Hinblick auf die Entscheidung darüber, welche Benutzer Teams erstellen können und wie Einstellungen und Sicherheitsveränderungen von Teams vorgenommen werden, klar vorzuziehen.

Zudem ist es wichtig, Stakeholder, Power-User und andere Personen innerhalb der Organisation zu finden und zu überzeugen. Sie können bei der Entwicklung von Anwendungsfällen helfen und als Teil einer Benutzercommunity Feedback geben. Ihre Unterstützung kann es der IT erheblich erleichtern, nachzuvollziehen, wie die Organisation effizient die Implementierung umsetzen und Benutzer schulen kann.

Tina Snyder zufolge arbeitete Oak Ridge mit Mitarbeitern zusammen, um einen Eindruck davon zu gewinnen, welche Informationen sich dafür eignen würden, in Teams-Chats und -Kanälen geteilt zu werden. Diese Wege boten eine Kommunikationsmöglichkeit, die für den direkten Kontakt der formellen und strukturierten E-Mail-Kommunikation vorzuziehen war.

Als Nächsten kamen Tina Snyder und Jay Leask auf Strategien zu sprechen, die den Benutzern helfen, Mehrwert und potenzielle Produktivitätssteigerungen wahrzunehmen (siehe unten). Diese sollen Benutzer für ihre neuen Möglichkeiten begeistern und ihnen das Potenzial ihrer neuen Tools vor Augen führen.

Yammer und einige andere integrierte Registerkarten, die in der Office 365 Commercial Cloud enthalten sind, sind in der GCC nicht verfügbar. Darüber hinaus gibt es strukturelle und sicherheitsbezogene Nuancen zwischen den Integrationen von Teams und SharePoint-Seiten, die Oak Ridge kennen musste, um zu verstehen, wie und wo Informationen gespeichert werden würden.

Obwohl viele Benutzer von Oak Ridge in Office 365 sind und die Anwendung aktiv nutzen, hat Teams sich in der Organisation noch nicht vollständig verbreitet. Bezüglich der Frage, welche Anwendung wann für welchen Zweck verwendet werden soll, arbeitet Oak Ridge weiterhin mit unterschiedlichen Personen in der Organisation zusammen, um die Anforderungen zu erfüllen, die ihr Arbeitsalltag stellt.

Kontinuierliche Reaktion auf die Bedürfnisse der Organisation

Wie viele in der IT wissen, sind die Schulung von Benutzern und ihre Unterstützung bei der Deckung ihrer technologischen Bedürfnisse niemals völlig abgeschlossen. Tina Snyder und das Team von Oak Ridge planen immer noch ihre Herangehensweise an den Bedarf für externen Datenaustausch über die GCC-Cloud und warten bereits darauf sicherheitsbedingte Beschränkungen in ihren Teams-Kanälen einsetzen zu können, sobald diese Funktion verfügbar wird.


 

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