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Mehr als 250 Millionen Nutzer verlassen sich auf Microsoft Teams, um eine stabile Plattform für die Zusammenarbeit mit ihren Kollegen am Arbeitsplatz zu erhalten.
Um jedoch die gleiche Verbindung mit Personen außerhalb eines Unternehmens zu erreichen, müssen Administratoren ihre eigenen Teams-Richtlinien und -Bereitstellungen konfigurieren, die, wenn sie zu umfassend angewandt werden, sensible Daten für Gäste offenlegen oder Teams ausufern lassen könnten, um externe Zielgruppen abgeschottet zu halten.
Diese Bedenken könnten bald der Vergangenheit angehören.
Die Schaffung von Microsoft Teams Connect (auch bekannt als Shared Channels) soll Unternehmen dabei helfen, nahtlose und sichere Zusammenarbeit außerhalb ihrer digitalen Wände zu ermöglichen.
Was sind Shared Channels in Microsoft Teams?
In gewisser Weise ähneln Shared Channels den Private Channels, da auch Shared Channels einen exklusiven Bereich nur für zugelassene Mitglieder bieten.
Shared Channels ermöglichen jedoch externen Nutzern eine einfachere Teilnahme (sowie internen Nutzern, die nun eingeladen werden können, ohne dass sie zuerst dem übergeordneten Team beitreten müssen, das den Kanal hostet).
“Unternehmen agieren in dynamischen Umgebungen, in denen die Verbindung mit Partnern, Anbietern und Kunden eine kritische Komponente des Geschäftserfolgs ist”, sagte Arun Das, ein Principal Program Manager für Microsoft Teams, letzte Woche. “Sie sagen uns, dass die Optimierung der externen Zusammenarbeit die Transparenz, die Verantwortlichkeit und das Vertrauen verbessern kann.”
Im Folgenden erfahren Sie, was wir während der Ignite-Sitzung über Shared Channels erfahren haben – die sich derzeit in der privaten Vorschau befinden und Anfang nächsten Jahres für die öffentliche Vorschau vorgesehen sind – und was die Ankündigung für die Nutzer von Microsoft Teams bedeutet.
Shared Channels sorgen für mehr Flexibilität und bieten gleichzeitig starke Sicherheitsvorkehrungen für eine einfache Kommunikation mit externen Nutzern.
1. Shared Channels sind sicher konzipiert
Die Funktion für Shared Channels wird nicht automatisch aktiviert, sondern bietet eine granulare Steuerung, die den Anforderungen eines Unternehmens am besten entspricht.
Für tenantübergreifende Shared Channels müssen Administratoren auf beiden Seiten die tenantübergreifende Zugriffsrichtlinie “Tenant Posting” konfigurieren, und der Shared Channel muss einen eingehenden Zugriff einrichten, der festlegt, wer vom externen Tenant teilnehmen darf. (Analog dazu müssen Sie einen ausgehenden Zugriff einrichten, der festlegt, wer aus Ihrem eigenen Tenant am externen Shared Channel teilnehmen darf).
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Ein Shared Channel erbt nicht die Mitgliedschaft eines Teams, sondern übernimmt die bestehenden Einstellungen. Wenn also ein Shared Channel mit einem anderen Tenant geteilt wird, gelten die Standardrichtlinien des Hosts. Wenn ein Shared Channel mit einem anderen Team geteilt wird, gilt das Empfindlichkeitslabel des Hostteams.
2. Das Einladen von Nutzern zu Shared Channels in Teams ist einfach
Administratoren können eine Person oder ein ganzes Team zur Zusammenarbeit in einem Shared Channel einladen. Diese Personen können entweder aus Ihrer eigenen Organisation oder von einer externen Partei mit Azure Active Directory stammen.
Sobald externe Nutzer zu einem gemeinsamen Kanal hinzugefügt werden, können sie den Kanal direkt von ihrem Teams-Konto aus anzeigen und darauf zugreifen – es ist nicht erforderlich, den Tenant zu wechseln oder sich mit einem anderen Konto anzumelden. Dies ist von großem Vorteil für Kontinuität und Effizienz.
Shared Channels sind mit einem verknüpften Symbol gekennzeichnet; externe Nutzer werden ebenfalls identifiziert.
Unabhängig davon, auf welcher Seite Sie sich befinden, ist die Identifizierung eines Shared Channels einfach: Neben dem Namen des Kanals wird ein Symbol angezeigt, das den Teilnehmern auf allen Seiten einen klaren Hinweis darauf gibt, dass in diesem Bereich eine tenantübergreifende Zielgruppe zusammenarbeitet. Zu diesem Zweck wird bei externen Nutzern neben ihrem Namen auch ein External angezeigt.
3. Externe Nutzer können nur auf den Shared Channel zugreifen (und auf nichts anderes)
Beim derzeitigen Design von Microsoft Teams erhält jeder Nutzer, der zu einem Kanal eingeladen wird, standardmäßig auch Zugriff auf alle anderen nicht-privaten Kanäle innerhalb dieses Teams. Das ist natürlich nicht ideal.
Zum Glück wird dies nicht mehr der Fall sein. Bei Shared Channels kann ein eingeladener Nutzer (ob intern oder extern) nur auf diesen speziellen Kanal zugreifen und mit ihm kommunizieren.
Dies bietet nicht nur ein sicheres Erlebnis, sondern steigert auch die Effizienz, indem es den Wildwuchs und die Komplexität vermeidet, die entstehen können, wenn man versucht, extern geteilte Daten durch die Schaffung neuer Teams zu schützen.
Um sicherzustellen, dass die Daten innerhalb der vorgesehenen Grenzen bleiben, kann ein Shared Channel niemals in einen öffentlichen oder privaten Kanal umgewandelt werden.
Nur die Besitzer eines Shared Channels können ihn mit anderen teilen.
4. Freigabe- und Meetingfunktionen sind für externe Nutzer eingeschränkt
Bei der Einführung unterstützen Shared Channels die gesamte Palette an App-Funktionen, Registerkarten, Konnektoren, Boards, Nachrichten, Erweiterungen und Geschäftsanwendungen, die mit dem Kanal verbunden sind. Zugelassene Nutzer von außerhalb des Host-Tenants werden diese Funktionen nutzen können.
Aber externe Nutzer haben keine unbegrenzten Möglichkeiten. Die Freigabe ist beispielsweise eingeschränkt; diese Nutzer können Dateien aus dem Shared Channel nur mit anderen bestehenden Kanalmitgliedern teilen. Damit soll sichergestellt werden, dass sensible Daten nicht versehentlich nach außen dringen.
Und obwohl Shared Channels eine intensivere Zusammenarbeit fördern sollen, können externe Nutzer nur einer “Meet Now”-Anfrage oder einer bereits geplanten Besprechung beitreten (und nicht dazu auffordern).
5. Die Mitgliederverwaltung ist hochgradig automatisiert
Die Funktion wurde entwickelt, um einen Teil der Arbeit bei der Verwaltung der Mitgliedschaft abzunehmen. Ein Eigentümer eines Shared Channels kann jedes direkte Mitglied des Channels aus seiner eigenen Organisation zum Eigentümer ernennen. Sollte ein Kanal jedoch keinen Besitzer mehr haben, wird das System automatisch einen aus dem eigenen Unternehmen befördern.
MEHR LESEN: Private Channels in Microsoft Teams: Fakt vs. Fiktion
Channel-Besitzer können den Channel für andere Teams freigeben, und alle nachfolgenden Mitgliederänderungen, die diese Team-Besitzer vornehmen, werden auch im Shared Channel wirksam.
Mit anderen Worten: Wenn Mitglieder dem Team beitreten oder es verlassen, erhalten oder verlieren sie den Zugriff auf den Shared Channel, ohne dass jemand die Kanalmitgliedschaft manuell verwalten muss.)
Shared Channels können vielen Mitgliedern und externen Parteien dienen.
6. Sie eignen sich für große Gruppen und viele externe Teilnehmer
Die Funktion ist als “grenzenlose” Erfahrung gedacht, daher ist die Ankündigung, dass ein Team bis zu 200 Shared Channels haben kann (zusätzlich zu den 200 Standard- und 30 privaten Kanälen), keine Überraschung.
Auch die Teilnehmerzahl und die Reichweite können sehr groß sein: Ein Shared Channel kann 5.000 direkte Mitglieder aufnehmen und kann mit 50 Teams geteilt werden. Wenn die Mitgliederzahl 25.000 übersteigt, können nur die ersten 25.000 Mitglieder den Kanal zu ihrer Kanalliste hinzufügen.
Und wenn es um externe Organisationen geht, sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Ein gemeinsam Shared Channel kann mit so vielen Organisationen geteilt werden, wie in der Azure AD-Richtlinie für den tenantübergreifenden Zugriff angegeben werden können, heißt es in der Ignite-Ankündigung. Seien Sie also auf Microsoft Teams Connect gespannt!
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