3 Schlüssel für maximale Produktivität in Microsoft Teams

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Dieser Beitrag basiert auf unserem Webinar „Tailing Microsoft Teams for Maximum Productivity“. Sehen Sie sich hier kostenlos das vollständige Webinar an um die Produktivität in Microsoft Teams zu steigern!


Sehen wir den Tatsachen ins Auge. Abteilungen haben unterschiedliche Anzahlen von Nutzern, gehen mit einer unterschiedlichen Sensibilität der Informationen um und werden von unterschiedlichen Branchenvorschriften beaufsichtigt. Sollten sie nicht unterschiedliche Richtlinien für ihre Microsoft Teams haben?

Ein allgemeingültiger Ansatz führt normalerweise dazu, dass Abteilungen sensiblere Informationen per E-Mail verarbeiten. Umgekehrt werden andere Abteilungen, für die Markteinführungszeit von entscheidender Bedeutung ist, durch strenge Richtlinien der strengsten Abteilung behindert und greifen möglicherweise sogar auf Schatten-IT zurück.

Eric Overfield von PixelMill und John Peluso von AvePoint diskutierten, wie diese Barriere überwunden werden kann, und erklärten in ihrem Webinar „Tailoring Microsoft Teams for Maximum Productivity“, wie Team-Vorlagen erstellt werden können, die geklont werden können. Lesen Sie weiter für einige Highlights!

Vorkonfigurierte Teams erstellen

Team-Vorlagen

Microsoft Teams-Vorlagen sind Ausgangspunkte für Teams. Sie definieren, welche Registerkarten in jedem Kanal vorhanden sind, welche Kanäle in jeder Registerkarte existieren und welche Apps zugeordnet werden können.

In der vorliegenden Form werden diese „Basisvorlagen“ von Microsoft erstellt, sind nicht erweiterbar und können nicht von Nutzern erstellt werden. Auf dieser Basis können Nutzer jedoch Kanäle, Apps und Registerkarten programmgesteuert hinzufügen und konfigurieren, um Ihre spezifischen Bedürfnisse zu erfüllen (dies erfordert jedoch einen erfahrenen Coder oder jemanden, der Erfahrung mit PowerShell hat).

„Klonen“ eines Teams

Die andere Möglichkeit zur Erstellung eines vorkonfigurierten Teams ist das „Klonen“ eines Teams. Das bedeutet, dass man von einem bestehenden Referenzteam ausgeht und ein neues Team mit denselben Kanälen, Registerkarten, Einstellungen, Apps usw. erstellt.

Da das Kopieren eines Teams durch einen Nutzer oder programmgesteuert erfolgen kann, ist diese Option wesentlich flexibler als die Verwendung einer Team-Vorlage. Die Registerkarten und Apps kopieren jedoch nicht ihre Konfigurationen. Einige Skripterstellungen müssen noch in der App durchgeführt werden.

Also, wo fange ich an?

Schlüssel 1: Informieren Sie sich

Zunächst ist es wichtig, stets auf dem Laufenden zu bleiben, was Microsoft für Microsoft Teams in der Zukunft geplant hat. Wir empfehlen, dieser Roadmap zu folgen, um zu sehen, wohin sie das Produkt bringen und wie es sich auf das bezieht, was Sie speziell verwenden.

Anschließend sollten Sie prüfen, was zur Vorlage gemacht und automatisiert werden kann, um festzustellen, wie effizient Sie die Teams in Ihrer Umgebung aufstellen können. Schließlich ist es wichtig zu wissen, wo Ihre organisatorischen Grenzen liegen. Wie viel Zeit müssen Sie dafür aufwenden? Wie viele Ressourcen? Auf wie viel technisches Fachwissen haben Sie Zugriff? Die Beantwortung aller Fragen ist wichtig, bevor Sie mit der Reise Ihres Microsoft Teams beginnen.

Schlüssel 2: Erfolgsorientierte Planung

Der Planungsprozess beginnt mit Gespräch mit Ihren Nutzern. Dies kann durch Interviews, Senden von Umfragen usw. geschehen. Der Schlüssel liegt hier nicht nur darin, sie zu fragen, was sie brauchen, sondern dies auf natürliche Weise aufzudecken, indem man sie fragt, was sie typischerweise tagtäglich tun, und herausfindet, was ihre Schmerzpunkte sind.

Während Sie mit Ihren Nutzern sprechen, werden Sie einige bestimmte Gruppen und Teams auswählen wollen, die Sie als Piloten verwenden können, bevor Sie Teams auf die gesamte Organisation ausweiten. Finden Sie die Technik-Enthusiasten in Ihrer Organisation, die daran interessiert sind, was Teams bieten kann, und bitten Sie sie, sich frühzeitig anzuschließen. Hören Sie sich ihr Feedback an, sehen Sie sich an, was sie für den Erfolg benötigen, und schätzen Sie die Zeit und das Budget ab, was nötig sein könnten, um dies in großem Maßstab umzusetzen.

Hier ist ein allgemeines Framework, mit dem Sie bestimmen können, was Sie für Ihre Organisation erstellen müssen.

Schlüssel 3: Prototyping

Als Nächstes möchten Sie mit dem Prototyping der Lösungen beginnen, die Sie bauen können. Sie beginnen mit einem leeren Canvas eines Teams, fügen die oben genannten Pilot-Nutzer hinzu und sehen, welche Kanäle, Apps, Registerkarten usw. sie benötigen, um optimal arbeiten zu können.

Während Sie diesen Prototyping-Prozess durchlaufen, sollten Sie überlegen, welche Vorlagen möglich sind und welche nicht. Gibt es bestimmte Governance-Anforderungen zu beachten? Können bestimmte Apps, die Sie hinzufügen möchten, nicht als Teil einer Vorlage genutzt werden? Stellen Sie sicher, dass Sie die Antwort wissen, bevor Sie diese Vorlage auf Ihre gesamte Organisation ausweiten.

Beginnen Sie während dieser Prototyping-Phase damit, kontinuierlich zu verfeinern, wie Ihre idealen Teams aussehen werden. Berücksichtigen Sie Folgendes bei der Verfeinerung und beim Einholen von Feedback von Ihren ersten Anwendern:

Namenskonventionen: Denken Sie langfristig darüber nach, wie Sie das, worum es jedem Team geht, auf einen Blick leicht verständlich machen können. Versuchen Sie nicht, in den Namen zu integrieren, worauf jedes Team zurückgreift und wie hoch die Sensibilität jedes Teams ist; es werden alle Präfixe und Suffixe sein, bevor Sie es wissen. Es ist auch wichtig, die Konventionen, für die Sie sich entscheiden, allgemein zu standardisieren, damit jedes Team mit dem anderen übereinstimmt.

Statische Kanäle: Anstatt einen Kanal für jedes wöchentliche Update eines Hauptprojekts zu erstellen (Dutzende von Kanälen werden im Laufe der Zeit verlassen), sollten Sie einen Kanal für dieses Projekt mit wöchentlichen Updates als Threads erstellen. Kurz gesagt, versuchen Sie, Kanäle mit Blick auf eine langfristige Nutzung zu schaffen.

Oberflächendaten-Registerkarten: Die Nutzung von Applikationen und Dokumenten als eigene Registerkarten ist für alle wesentlich effizienter, die planen, sich in ein Team einzugliedern. Die Einbeziehung in den Prototyp wird dem Management auf einen Blick zeigen, wie viel Zeit er/sie sparen kann.

Für weitere ausführliche Empfehlungen zu Vorlagen, Tests, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung Ihres Microsoft Teams-Tenants sehen Sie sich hier kostenlos das vollständige Webinar an!


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