ShiftHappens-Tag 2: Veränderungen effektiv umsetzen

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Dies ist Teil 2 unserer ShiftHappens-Zusammenfassung. Eine vollständige Zusammenfassung von Tag 1 finden Sie hier.


Natürlich ist Wandel unvermeidlich, doch die Herausforderungen der Pandemie haben nie dagewesene Veränderungen am modernen Arbeitsplatz bewirkt.

Das wissen die Referenten der letzten  #ShiftHappens-Konferenz nur zu gut. Bei der zweitägigen virtuellen Veranstaltung, in deren Mittelpunkt praxistaugliche Strategien für Microsoft 365 stehen, sprachen die Referenten über ihre Erlebnisse im Zuge der Reaktion auf COVID-19 sowie über langfristige Pläne, die bereits vor der Pandemie bestanden.

Wie unzählige andere „mussten wir die digitalen Anforderungen einer Belegschaft erfüllen, die quasi über Nacht ins Homeoffice wechselte“, sagte Carolyn Chan, Programmleiterin für das Virtual-Office-Technology-Team bei Deloitte Australien, die am Mittwoch auf der ShiftHappens-Konferenz sprach. „Die Ergebnisse, die wir jeden Tag schaffen, sind der Schlüssel zum Erfolg unserer Kunden.“

Obwohl sich die Branchen und die geografischen Gegebenheiten unterscheiden, hatten unsere Diskussionsteilnehmer viele Gemeinsamkeiten, die zu Erkenntnissen und Lösungen führten, von denen jedes Unternehmen profitieren kann.

Hier einige der Schlüsselbotschaften aus den neuesten ShiftHappens-Vorträgen:

1. Eine Roadmap für die digitale Transformation wurde im Voraus erstellt.

Obwohl die Pandemie rasche Kurskorrekturen erforderte, kann man viele große Veränderungen nicht über Nacht umsetzen. Denken Sie etwa an eine Datenmigration zu Microsoft 365.

Die britische Supermarktkette Sainsbury’s stand nach der Übernahme anderer Firmen vor der Herausforderung, fast 30.000 Mitarbeiterkonten zusammenzuführen und auf eine einzelne Microsoft 365-Plattform zu migrieren. Dies, so James Henderson, Lead Product Manager for Digital Workplace des Unternehmens, erforderte eine detaillierte Überprüfung der bestehenden Daten („die Auseinandersetzung mit den Daten dauert länger als die eigentliche Migration“), bevor die vorher separaten Einheiten Stück für Stück über mehrere Monate in einer einzigen Microsoft Teams-Umgebung zusammengeführt wurden.

Dass Microsoft 365 bereits vorhanden war, erwies sich für die Mitarbeiter der University of Auckland während des Lockdowns als unschätzbar wertvoll, so Mike Zentveld, Microsoft 365 Platform Lead der Hochschule. „Wir haben unseren Transformationsprozess bereits vor Corona begonnen. Die Pandemie hat die Wichtigkeit des Modernisierungsprozesses unterstrichen, diesen beschleunigt und zeigte, wie wichtig es ist, sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen“, meinte Zentveld. Infolgedessen war die Universität schnell in der Lage, ihre Kapazitäten für die externe Freigabe für Partner aus dem Gesundheitswesen und der Geschäftswelt auszubauen. Ebenso konnte das Onboarding von Studenten für die Verwendung von Microsoft Teams und Yammer in Verbindung mit einem Lernmanagementsystem vereinfacht werden.

2. Es wurde rasch auf die Gesundheitskrise reagiert.

Da nur wenige Tage Zeit blieben, um Mitarbeiter aufs Homeoffice vorzubereiten, mussten sich einige Unternehmen beeilen, um Laptops und Collaboration-Lösungen zu implementieren. „Viele hatten drei- bis fünfjährige Roadmaps und mussten plötzlich einfach loslegen“, so Dana Simberkoff, Chief Risk, Privacy und Information Security Officer bei AvePoint. „Einige unserer Kunden hingen noch stark in sehr traditionellen papierbasierten Prozessen fest, bei denen gewisse Dinge zwingend im Büro erfolgen mussten.“

Das ist jetzt nicht mehr der Fall. „COVID-19 war der perfekte Sturm“, um echte Fortschritte zu erzielen, so Melinda Morales, Head of Collaboration beim britischen Staubsauger- und Technologiegiganten Dyson, der bereits mit der Migration zu Microsoft 365 begonnen hatte, dem jedoch die Nutzerakzeptanz bei einigen Mitarbeitern zu schaffen machte. „Wir haben drei Jahre der Reife und des Fortschritts in nur einem geschafft“, so Morales weiter. „Wenn man sich nur stark darauf konzentriert, alles richtig umzusetzen, dann wird es schon klappen.“

Dennoch war die Aufgabe gewaltig und manchmal beängstigend. So musste etwa Sylvana Gatto, Director of Sales beim Microsoft-Lösungsanbieter Orangutech, der bereits mit der kanadischen Bundesregierung daran arbeitete, 400.000 Personen zu Microsoft 365 zu migrieren, hinnehmen, dass die vorhandene Roadmap einfach „in den Müll wanderte“. Eine Führungskraft verglich die Notfallsituation mit dem Bau eines Flugzeugs mitten im Flug auf dem Weg zu einem Ziel, das sich ständig ändert. Nichtsdestotrotz betont sie, dass die Krise Innovation und schnelles Handeln gefördert habe.

3. Zum Schutz von Nutzern und Daten wurden Microsoft 365-Leitplanken eingesetzt.

Den Standardfunktionen von Microsoft 365 mangelt es an gewissen Schutzmaßnahmen und Einstellungen zur Absicherung gegen Datenverluste. Durch den Einsatz von Drittanbieterlösungen zur Stärkung der Governance-Richtlinien kann sichergestellt werden, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf sensible Inhalte haben und diese teilen können.

Die Einführung einer umfassenden Richtlinie mithilfe von AvePoints Lösung Cloud Governance ermöglichte Sainsbury’s unter anderem, externe Freigaben und Gastzugriff zu verhindern (wobei zur Beantragung dieser Funktionen eine Self-Service-Funktion eingerichtet wurde), inaktive Arbeitsbereiche nach sechs Monaten zu löschen und Speicherbeschränkungen einzuführen. „Es geht nicht bloß darum, zu wissen, wo die Daten liegen, sondern auch darum, ihren Kontext zu verstehen“, so Henderson.

In manchen Fällen darf die praktische Umsetzung nicht mit Beschränkungen einhergehen. „Wenn man das Wort ‚Governance‘ hört, denkt man direkt an Kontrollen oder Barrieren“, so Hannah King, IT Change und Adoption Lead bei Deloitte Australien. In ihrem Unternehmen werden AvePoints Lösungen Cloud Management und Cloud Governance zur Identifikation der Nutzungskennzahlen von Microsoft 365 verwendet. Der Sinn dahinter ist, Einstellungen vorzunehmen, mit denen Mitarbeiter Freiraum erhalten, um ohne unnötige Hürden, die für Verzögerungen im Betriebsablauf sorgen könnten, sicher arbeiten zu können. „Unsere Mitarbeiter benötigen Flexibilität und Freiheit, um zusammenarbeiten und Inhalte erstellen zu können.“

4. Mitarbeiterschulungen, „Super-User“ und Feedback wurden priorisiert.

Sicher sind brandneue Tools aufregend, aber wenn den Nutzern nicht gezeigt wird, wie sie effektiv und sicher damit umgehen, sind sie nutzlos und können sogar ein Risiko für Ihre Daten bedeuten. Viele ShiftHappens-Referenten sprachen darüber, wie wichtig maßgeschneiderte Schulungen während aller Schritte eines Rollouts sind.

Bei HORIBA Scientific das seine weltweit 8.000 Mitarbeiter auf Microsoft 365 umstellte, machte eine „Trickle-Down-Strategie“ den Prozess skalierbar und sympathisch. „An oberster Stelle stand eine Reihe von AvePoint geschulter ‚Superchampions‘, die eine zweite Ebene regionaler und lokaler Champions schulte, die wiederum Nutzerschulungen durchführten“, erklärt Joshua Abrams, der Qualitätssystem- und Sicherheitsmanager des Unternehmens. „Diese Leute strotzten nur so vor positiver Energie; für uns war das sehr wertvoll und eine große Hilfe.“

Ein ähnlicher Ansatz leitete eine Microsoft 365-Migration bei MKS Instruments. Aber die Last kann nicht allein auf der IT liegen, wie Senior Principal Architect Christopher Cullum bei der ShiftHappens betonte: „Die Geschäftsabteilung muss gezielt Personen benennen, die mit uns zusammenarbeiten, auch aus dem C-Level-Management.“ Neben diesen abteilungsübergreifenden Kooperationen setzte Cullums Team auf eine fünfwöchige Rollout-Kampagne, Mitarbeiterfeedback und ständige Kommunikation („Am Ende ist es besser, wenn die Nutzer sich beschweren: ‚Mann, jetzt habe ich FÜNF Mails von dir!‘“, scherzte er).

5. Automatisierungs-Power wurde genutzt.

Ob remote oder nicht: Durch die Automatisierung von Aufgaben mit der Power Platform, die Power Automate, PowerApps und Power BI umfasst, können Mitarbeiter Zeit und Mühe sparen. Diese Tools bringen den IT-Teams und Vorgesetzten Entlastung, indem sie manuelle Aufgaben übernehmen, die trotz ihrer Routine oft sehr wichtig sind.

Man betrachte etwa den Fortschritt bei Trek Bikes. Mit Power Automate können Mitarbeiter Microsoft Teams-Nachrichten versenden, um ein IT-Service-Ticket einzureichen – und Fortschrittsmeldungen dazu zu erhalten. Das Tool kann auch Benachrichtigungen automatisieren, die über neue YouTube-Videos oder Blog-Beiträge von Trek informieren oder Nutzer darüber in Kenntnis setzen, wenn ein kritischer Dienst nicht verfügbar ist. „Man muss kein Programmierer oder Computerexperte sein“, sagt Steve Novoselac, Director of Digital Technology bei Trek. Die Verwendung von PowerApps hat es den radbegeisterten Trek-Teams ermöglicht, sich mit externen Diensten zu verbinden, die Gruppenfahrten verfolgen und GPS nutzen können, um Cafés und Brauereien entlang der Route zu finden.

Darüber hinaus kann Trek mithilfe von Power BI wichtige Daten wie Live-Chats und Serviceanfragen abrufen und analysieren, um sehr anschauliche Berichte zu erstellen, die wichtige Geschäftsanforderungen identifizieren. „Die Menge an Diensten, die mit Power BI verknüpft werden können, ist enorm“, freut sich Novoselac. „Das gibt uns die Möglichkeit, den Zustand des Unternehmens zu überwachen und zu steuern.“

6. Grundsteine für langfristige Remote-Kollaboration wurden gelegt.

Die aus der Pandemie resultierenden Veränderungen am Arbeitsplatz werden wahrscheinlich nicht wieder verschwinden – jedenfalls nicht vollständig. Hybrides Arbeiten wird weiterhin eine Konstante bleiben, und Kollaborationslösungen, die Teams über große Entfernungen miteinander vernetzen, werden ihren großen Wert behalten unabhängig davon, ob die Kollegin oder der Kollege nun am anderen Ende der Welt oder des Flurs arbeitet.

An der University of Auckland sehen Mitarbeiter in Microsoft 365 selbst nach Wiederaufnahme des Präsenzunterrichts Zukunftspotenzial für die Unterstützung von Studentenarbeitsgruppen, außerplanmäßigen Aktivitäten und der Vorbereitung auf die Arbeitswelt. „Sie erlernen in einem sicheren, hochschulspezifischen Umfeld, in dem sie sich selbstbewusst bewegen können, den sicheren und kompetenten Umgang mit Microsoft“, erläutert Zentveld bei der ShiftHappens.

Systemische, langfristige Veränderungen, da waren sich alle einig, sind eine positive Sache, egal wo eine Organisation im letzten Jahr stand. „Der Wechsel zur Microsoft 365-Plattform hat für uns neue Türen geöffnet und uns enger zusammenrücken lassen“, so Abrams von HORIBA. „Das hat nicht nur veranschaulicht, inwiefern die Tools von Microsoft 365 die aktuelle Arbeit effizienter machen, sondern hat auch die Veränderungsmöglichkeiten für die Zukunft der Arbeit aufgezeigt.“


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