Microsoft Viva Q&A: Antworten auf häufig gestellte Fragen

Wie Microsoft Viva Ihr Arbeitserlebnis deutlich verändern könnte, erfahren Sie in diesem Beitrag.


Seit Jahren können wir beobachten, wie Microsoft-Plattformen die Zusammenarbeit in Organisationen verändern. Als bei der diesjährigen Microsoft Ignite Microsoft Viva als Möglichkeit zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und -motivation angekündigt wurde, war uns sofort bewusst, dass wir hier die Entstehung einer weiteren leistungsstarken Plattform erleben, die die Zukunft der Arbeit verändern wird.

In unserem letzten Webinar mit Microsoft MVP und Regional Director Dux Raymond Sy, Microsoft Yammer Product Evangelist Steve Nguyen, Microsofts Director of Product Marketing Chris McNulty und Microsofts Senior Product Marketing Manager Mike Holste haben wir uns die Microsoft Viva-Plattform genauer angesehen und uns überlegt, auf welche Weise Organisationen sie zur Verbesserung ihrer derzeitigen Arbeits- und Kollaborationsmethoden einsetzen können, insbesondere im Hinblick auf neue Arbeitsumgebungen.

In diesem Q&A beantworten wir einige der offenen Fragen, die im Webinar aufkamen und verlinken außerdem Ressourcen mit weiterführenden Informationen. Beginnen wir mit den Fragen!

Q&A

Ist für Microsoft Viva eine Premium-Lizenz oder ein Aufpreis zum regulären E5-Abonnement erforderlich?

Nein, solange Sie über eine Microsoft 365-Enterprise-Lizenz verfügen, haben Sie automatisch auch eine Lizenz für Viva Connections. Oder einfacher ausgedrückt: Wenn Sie eine SharePoint-Lizenz haben, dann haben Sie auch eine Viva Connections-Lizenz.

Eine Sache möchten wir jedoch klarstellen: Viva ist ein Set von zusammenhängenden Premium-Anwendungen, die zu Ihrer E1-, E3- oder E5-Lizenz hinzugefügt werden können. Sie haben zwar eine Lizenz für Viva Connections, aber die meisten Premium-Anwendungen von Viva – Insights, Learning und Topics – sind allesamt separate Add-Ons, die Sie je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens kombinieren können. Kurz gesagt: Sie haben eine Lizenz, doch wenn Sie die genannten Premium-Anwendungen nutzen wollen, ist das mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Ist Topics für alle Tenants in Teams verfügbar?

Viva Topics wurde am 4. Februar 2021 veröffentlicht und ist nun sowohl als Vorschau als auch zum Kauf kommerziell verfügbar. Sollten Sie über die entsprechende Lizenz verfügen (siehe oben) und die Commercial Cloud nutzen, ist Topics für Sie verfügbar.

Die Topics-Apps in Teams werden in der zweiten Jahreshälfte veröffentlicht. Weitere Informationen erhalten Sie unter microsoft.com/viva.

Wann wird Viva Topics in der GCC Cloud verfügbar sein?

Microsoft plant die Einführung von Viva Topics in der GCC Cloud in der zweiten Jahreshälfte 2021 nach Abschluss des FEDRamp-Zertifizierungsprozesses.

Kann man Microsoft Viva anstatt für die gesamte Nutzerbasis nur für ausgewählte Nutzer verfügbar machen?

Ja. In Microsoft Teams gibt es Möglichkeiten, die Apps, die Nutzer sehen können, anhand ihrer Position im Organigramm festzulegen. Da es sich bei Viva Connections um eine App handelt, die in Teams eingebunden werden kann, können die Anwender auf Grundlage der von Ihnen festgelegten App-Richtlinien darauf zugreifen.

Benötigt man Syntex, um Topics zu nutzen?

Nein. Genauso wenig müssen Sie Topics haben, um Syntex zu verwenden. Doch da beide parallel zueinander entwickelt wurden, gehen wir für die Zukunft von einer noch stärkeren Verknüpfung aus, die bei gemeinsamer Nutzung größeren Mehrwert entstehen lässt.

Ich verwalte ein bereits bestehendes, maßgeschneidertes SharePoint Online-Intranet. Kann das SPO-Intranet meines Unternehmens in Viva Connections integriert werden?

Ja! Sie müssen lediglich ein wenig aufräumen und Ihre Homesites in Ordnung bringen, um das Benutzererlebnis zu optimieren. Sobald das erledigt ist, können Sie die Dashboard-Karten verwenden, um einfach auf andere wichtige Seiten zu verlinken.

Wann wird das Dashboard-SharePointOnline-Webpart verfügbar sein?

Die Verknüpfung mit Microsoft Teams ist bereits möglich. Sie können es also ab sofort verwenden. Die Mobile-App folgt diesen Sommer, ebenso wie eine neue Version der Desktop-App. Halten Sie also die Augen offen!

Gibt es in Topics die Möglichkeit, Mails zu durchsuchen und Personen zu indexieren, die ggf. als Experte oder Ressource dienen könnten, ohne Inhalte offenzulegen?

Viva Topics fungiert als Wissensadministrator und kann kontrollieren, wo die Indexierung durchgeführt und was dabei ausgewählt wird. Mit dieser Administrationsfunktion können Sie Beschränkungen einrichten, die der KI vorgibt, wo sie suchen und Informationen sammeln soll.

Bei der Suche nach Themen untersucht Microsoft die Sicherheitsbeschreibungen und erkennt daher den Datenschutz für E-Mails und die Personen, die sie erhalten. Aus diesem Grund werden die Inhalte der entsprechenden Mails nicht abgerufen. Allerdings wird Textanalyse eingesetzt, um die Kommunikation und die in den E-Mails verlinkten Dokumente zu untersuchen und so zu erfahren, ob die Inhalte für ein bestimmtes Thema relevant sind.

Viva Topics verwendet auch Signale, die es von Graph und Syntex erhält, um in Dokumente einzudringen und nach vorgeschlagenen Akronymen, alternativen Namen und Definitionen zu suchen, die für die Themenseite herausgezogen werden können. In den nächsten zwei Monaten wird Viva neue Funktionen erhalten, die sich auch mit Sicherheitskennzeichnungen befassen.

Gibt es eine Möglichkeit, Zugang zu einer Test-/Vorschauumgebung zu erhalten? Sind diese Lizenzen zum Kauf verfügbar

Wie bereits erwähnt, ist Viva Connections bereits in der Testversion und zum Kauf verfügbar. Mehr zu Viva erfahren Sie auf Microsofts Viva-Produkt-Website.

Ist die Verwendung von Viva auf Microsoft 365 (SP Online, OneDrive, Teams usw.) beschränkt oder ist die Erweiterung auf andere Systeme (z. B. ServiceNow oder Brightcove Videos) für das Abrufen von Wissen und die Inhaltserkennung möglich?

Viva Topics basiert auf Microsoft Graph, welches über ein System von Inhaltskonnektoren verfügt, deren Aufgabe es ist, externe Informationen zu indexieren, um sie durchsuchbar zu machen. Derzeit stehen unter anderem Konnektoren für ServiceNow, On-Premises-Fileshares, Medien-Wikis, SQL Server und Oracle Box zur Verfügung und Microsoft arbeitet derzeit an einer Erweiterung, mit der die Indexierung von Remote-Inhalten zur Erstellung von Themenkarten und -Seiten möglich werden soll. Es wird davon ausgegangen, dass sie Ende dieses Kalenderjahres verfügbar ist. Das Dashboard wird zudem ein gewisses Maß an Kompatibilität mit Konnektoren von Drittanbietern ermöglichen.

Hebt Topics automatisch Wörter hervor oder muss man hier selbst tätig werden? 

Sie können Themen auf zwei Arten erstellen:

  1. Manuelle Erstellung
  2. Automatische Erkennung und Erstellung durch die KI

Sobald ein Thema erstellt wurde, erkennt die KI zusätzliche Inhalte für dieses Thema, indem sie eine Indexierung vornimmt und die relevanten Informationen in den Unterhaltungen sowie auf den Sites Ihrer Organisation auswählt. Nutzer können zudem Themenkarten und -Seiten bearbeiten sowie Ressourcen und Themenbeschreibungen umstrukturieren und neue Ressourcen und Verbindungen erstellen, solange sie über entsprechende Berechtigungen verfügen.

Ab wann wird Topics für den allgemeinen Gebrauch in Microsoft Teams verfügbar sein?

Seit dem 4. Februar ist Viva Topics in der Testversion und zum Kauf verfügbar. Die Topics-App in Teams wird in der zweiten Jahreshälfte veröffentlicht.

Arbeitet Microsoft daran, eine Viva Connections-App in den App-Katalog einzufügen, die regelmäßig aktualisiert wird und nicht manuell von Microsoft Teams-Admins erstellt und hochgeladen werden muss?

Ja. In diesem Sommer wird eine benutzerfreundlichere Bereitstellung in der Teams-App zusammen mit dem mobilen und dem Dashboard-Webpart kommen. Microsoft prüft außerdem, ob weitere Funktionen hinzugefügt werden können.

Werden Bearbeitungsberechtigungen auf der Ebene einzelner Themen vergeben? Wenn ja: Werden sie automatisch den Nutzern zugewiesen, die Graph als SMEs identifiziert?

Bearbeitungsberechtigungen, die Nutzern gewährt werden, können auf bestimmte Themen beschränkt werden. Wissensadministratoren können diese Berechtigungen vergeben, wohingegen diejenigen, die sie erhalten, sich entscheiden können, ob sie den Themen, denen sie auf der Themencenter-Startseite zugeordnet sind, weiter zugeordnet bleiben oder die Zuordnung aufheben wollen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie hier.

Wie unterstützt Microsoft Viva Administratoren bei der Messung von Leistungsindikatoren (z. B. Wissensfindung, Verbreitung, Konsum von Unternehmensmitteilungen usw.)?

Noch steckt Viva in den Kinderschuhen. Mit diesem Thema müssen wir also erst Erfahrungen sammeln. Allerdings basiert diese Funktion vor allem auf der Team- und Organisationsinformationsfunktion von Viva Insights, über die wir in unserem Webinar nicht sprechen konnten.

Einfach ausgedrückt untersucht Insights alle Interaktionsmuster – von der Art, wie Mitarbeiter arbeiten, bis zu den Kanälen, die sie nutzen. Die daraus resultierenden Informationen werden mit Geschäftsdaten verknüpft. Letzten Endes wird Viva Insights sich weiterentwickeln und dazu beitragen, wertvollere Informationen zu sammeln und Beziehungen erkennbar zu machen, sodass Sie ein klareres Bild Ihrer Organisation, des Inhaltskonsums Ihrer Mitarbeitenden und anderer Performance-Indikatoren erhalten.

Die entsprechenden Funktionen befinden sich noch in der Designphase und Microsoft überlegt noch, wie man sie am besten auf den Markt bringt. Man darf also gespannt sein.

Wie stellt man sicher, dass Themen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden? Ist es möglich, Flows /Automatisierungen erstellen, um Erinnerungen an Themenbesitzer auszulösen?

Microsoft arbeitet an KI-gestützten Möglichkeiten, um genau das zu tun (neue Themen finden oder Änderungen an bestehenden vornehmen). Experten haben bereits mitgeteilt, dass interessante Designs in der Pipeline sind, aber vorerst müssen wir weitere Meldungen abwarten.

Weitere Ressourcen:

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