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Microsoft 365 Governance: Wer ist dafür verantwortlich?

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Sie möchten weitere Informationen zur Microsoft 365 Governance? Dann lesen Sie auch: Microsoft 365 Governance – selbst entwickeln oder kaufen?


Im Zuge des voranschreitenden Reifeprozesses von Microsoft 365 und dem plötzlichen Schritt von Microsoft Teams ins Rampenlicht haben Organisationen die letzten Jahre damit verbracht, zum gegenwärtigen Stand der Dinge in der Technologiesphäre aufzuschließen.

Früher, als SharePoint On-Premises im Fokus stand, war alles viel einfacher. Doch Microsoft 365 weist eine viel höhere Komplexität auf. Es handelt sich nicht um eine statische Plattform; vielmehr ist eine proaktive Verwaltung notwendig, um eine optimale Funktionsweise zu garantieren und den ganzen Funktionsumfang auszuschöpfen.

Und so gelangen nach und nach immer mehr Geschäftsverantwortliche (womit keine IT-Führungskräfte gemeint sind) zu der Erkenntnis, dass Teams und SharePoint Feintuning, genaue Anpassung und solide Konfiguration benötigen, damit aus den Anwendungen alles herausgeholt werden kann, was sie brauchen. Viele haben damit begonnen, sich intensiv nicht nur damit auseinanderzusetzen, welche Technologie eingesetzt wird, sondern auch (und noch wichtiger), wie sie eingesetzt wird!

Dies hat die Diskussion rund um das Thema Governance weiter verstärkt.

Was ist Microsoft 365 Governance?

Governance ist ein sehr komplexes Thema, das sich nicht wirklich mit einer einzelnen Definition erfassen lässt. Obwohl jeder eine eigene Einschätzung davon hat, was es bedeutet, hängt die persönliche Definition von Governance vom eigenen Fokusbereich ab. Üblicherweise dreht sie sich jedoch um die Verwaltung von Aufzeichnungen und Daten und die Art unserer langfristigen Datenspeicherung.

Da Mitarbeitende Microsoft Teams, SharePoint, Yammer, OneDrive und weitere geschäftsspezifische Anwendungen (zum Beispiel Vertriebs- und Marketingplattformen) nutzen, besitzen die meisten Organisationen eine Menge unstrukturierter Daten. Die Herausforderung besteht in der übergreifenden Verwaltung der Daten in diesen unterschiedlichen Systemen und den mit den entsprechenden Tätigkeiten verbundenen Prozessen.

In dieser Hinsicht dreht sich Governance vornehmlich um die Verwaltung, Steuerung und Regulierung von Inhaltsregeln, Nutzerkontrollen und Inhaltssicherheit.

Der übliche Umgang mit Microsoft 365-Governance

Eine übliche Governance-Praxis der meisten Organisationen ist die Festlegung von Richtlinien. Doch die definierten Richtlinien und Verfahren sind in aller Regel bloß Überbleibsel früherer Tools und Systeme, die übernommen wurden und spiegeln eher selten die Best Practices für Microsoft 365.

Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Blickwinkel. Manche sind geprägt von sehr spontanen, unregulierten Arbeitsumfeldern und haben Probleme damit, dass ihre Mitarbeitenden tun, was ihnen beliebt. Andere Umgebungen sind hingegen sehr streng und unflexibel und vermitteln Nutzern den Eindruck, aufgrund der strikten Kontrollen an jeder Ecke nicht handlungsfähig zu sein.

Ein weiteres Beispiel für eine schlechte Richtlinie ist eine beliebte „Antwort“ auf die Frage des Dokumentenmanagements: Bewahren wir einfach alles auf! Aber irgendwann muss man sich zwangsläufig von Dingen trennen. Es ist notwendig, sich über die eigenen Content-Strukturen und Informationsverwaltungsrichtlinien klar zu werden und dem Prozess seinen Lauf zu lassen. Am Ende geht es darum, über SLAs zu verfügen und sicherzustellen, dass diese klar definiert sind, bevor man sie den Nutzern kommuniziert.

Microsoft Teams und SharePoint werden als eine Art Freiheitsbereich angesehen, in dem man alles tun kann. Bei der Festlegung der eigenen Governance müssen Sie also darauf achten, besser zu kommunizieren, wie man sich zu verhalten hat. Wenn Sie die Richtlinien klar festlegen und kommunizieren, haben Sie leichtes Spiel; wenn Sie das nicht tun, dann haben Sie schon bald Probleme.

Wer soll verantwortlich sein?

Die Schnellschussantwort darauf, wer in einer Organisation für die Governance verantwortlich ist, lautet: die IT, unterstützt durch Input aus den Marketing- und Produktteams. Andere sind der Ansicht, dass die IT bloß für die Bereitstellung der Plattform zuständig ist und dass die Zuständigkeit nicht allein bei der IT, sondern bei den Geschäftsbereichen liegt.

Das Problem liegt naturgemäß in der Fehleinschätzung, dass das Ziel des Projekts darin besteht, SharePoint oder Microsoft Teams „bereitzustellen“; dabei sollte es eigentlich darum gehen, vorliegende geschäftliche Probleme durch die Verwendung von Microsoft 365 als Hilfsmittel zu lösen, um diesen Endzustand zu erreichen.

Die Festlegung, welche Dienste ausgeführt werden müssen, ergibt sich aus geschäftlichem Bedarf und Zielen, woraus sich dann ableiten lässt, welche Governance-Richtlinien zur Verwaltung dieser Dienste eingesetzt werden sollten.

Letzten Endes ist die erfolgreiche Bereitstellung jeder Technologie, die ein Unternehmen einsetzt, von der Zusage durch die IT abhängig. Bevor eine entsprechende Veränderung zu beobachten ist und Geschäftsverantwortliche für den Erfolg von Microsoft 365 zur Verantwortung gezogen werden, wird keine geschäftliche Verschiebung zu sehen sein.

Zentrale Anmerkungen zur Verantwortlichkeit für die Microsoft 365-Governance

  1. Übertragen Sie die gesamte Verantwortung nicht nur einer einzelnen Person.

Wenn einer einzelnen Person, zum Beispiel dem Service-Manager, die alleinige Verantwortung zufällt, stellen wir fest, dass sie Ausnahmen machen und keine schlechten Nachrichten überbringen möchten.

Und wenn es um die Durchsetzung der Regeln des Systems geht, sind sie nicht immer bereit, dahinter zu stehen. Besser ist es, wenn die Verantwortlichkeit für die Governance einer Gruppe zufällt, damit nicht eine einzelne Person als der oder die „Böse“ dasteht.

  1. Kennen Sie die „Kosten“ Ihres Governance-Modells.

In der Geschäftswelt geht es weniger um Demokratie. Entscheidungen müssen getroffen werden. Unterschiedliche Unternehmenskulturen werden Governance auf unterschiedlichem Wege einrichten und steuern. Was Organisationen allerdings unbedingt kennen müssen, sind die mit dem Modell, für das sie sich entscheiden, verbundenen „Kosten“.

Zu strukturiert und kontrolliert und es besteht die Gefahr, dass niemand das System verwenden will. Zu unstrukturiert und es besteht die Gefahr, dass die Standards und letztendlich die Nutzer auf der Plattform nicht zusammenfinden werden.

Die Geschäftsbereiche und die IT dürften im Hinblick auf manche dieser Entscheidungen direkter in Konflikt stehen, als es vermutlich der Fall sein sollte. Es könnte einige Lücken im Veränderungsprozess und bei der Erläuterung des Arbeitsaufwands geben, der notwendig ist, um einige Business-Anforderungen umzusetzen.Daher ist es so wichtig, die Erwartungen in Kommunikation mit den Endnutzern abzugleichen.

  1. Versuchen Sie es mit Inhaltsbereitstellung!

Die IT befasst sich mit unterschiedlichen Workloads zu den Themen Collaboration, Dokumenten- und Informationsmanagement, Sicherheit und Compliance. Nun muss sie auch noch die Bereitstellung von Anwendungen übernehmen.

Zusätzlich zu dem Versuch, all diese Workflows in einer einzelnen Infrastruktur zu bewältigen, steht man in puncto Organisationswachstum vor einer weiteren Herausforderung. Angesichts des Mehrwerts, den die IT den Geschäftsbereichen bietet, ist es keineswegs nachhaltig, die ganze Arbeit für eine globale Organisation mit nur sechs anderen Leuten zu erledigen. Was genau wird hier also übersehen?

Eine Lösung besteht darin, auf Inhaltsbereitstellung umzusteigen. Die Einrichtung von Anwendungen als Dienst vereinfacht den Anfrageprozess und hilft bei der Festlegung spezifischer SLAs für einen bestimmten Dienst. Darüber hinaus müssen Sie die verfügbaren Dienste klar umreißen – vom ansprechenden Erscheinungsbild einer Website über funktionierende Navigation bis hin zum Ausbau der Webparts und der Organisation von Websitestrukturen.

  1. Kennen Sie die Kosten für das Verschieben von Workloads in die Cloud.

Die Verschiebung bestimmter IT-Workloads in die Cloud kann der IT die Arbeit nicht nur erleichtern, sondern sie zum Teil ganz von bestimmten Aufgaben entlasten.

So entfällt der Druck, der damit verbunden ist, Nutzer selbst bei grundlegenden Microsoft 365-Aktivitäten an die Hand nehmen zu müssen, denn selbst beim Anbieten eines solchen Dienstes treten mit derartigen Anfragen verbundene Kosten auf. Aus Kostenperspektive mag das für den Geschäftsbereich vielleicht von Vorteil sein, doch man muss sich die Frage stellen, was die tatsächlichen Geschäftskosten sind.

Wenn man die Möglichkeit zur Anpassung einschränkt, büßt man damit etwas von dem Wert ein, der Microsoft 365 naturgemäß innewohnt. Über die Kosten dieser entgangenen Gelegenheit beim Umzug in die Cloud spricht kaum jemand, aber sie sind sehr real.

Darüber hinaus gibt es im Hinblick auf die Cloud immer noch Bedenken: Wie sicher ist sie? Wie sicher sind unsere On-Premises-Systeme? Wie kann Governance unsere Sicherheitslage verbessern?

Sie müssen sich vergegenwärtigen, dass der Prozess ebenso wichtig ist wie die Systeme, wenn nicht gar wichtiger. In Bezug auf die Regionalität stellt sich weniger die Frage nach Sicherheit als nach der Souveränität. So weckt das Angebot von Microsoft 365 zum Hosting in den USA bei vielen Unternehmen in den Regionen APAC und EMEA Bedenken im Hinblick auf Datengesetzgebung und sorgt für schleppendere Cloud-Akzeptanz in diesen Regionen.

Fazit

Ein allgemeines Ziel der Governance von Microsoft 365 besteht darin, mehr mit den Leuten und Ressourcen leisten zu können, die man bereits hat.

Die Cloud dürfte Ihnen künftig die Möglichkeit bieten, mit noch weniger noch mehr zu leisten. Doch im Augenblick konzentriert man sich im Wesentlichen auf die Optimierung bestehender Infrastrukturen und Arbeitskräfte und setzt Governance ein, um sich besser zu organisieren und besser darauf eingehen zu können, was Teams aktuell brauchen und ob sie die auf der Plattform zur Verfügung stehenden Möglichkeiten optimal ausschöpfen.

Wenn wir uns darauf konzentrieren wollen, was aktuell vor sich geht, dreht sich Governance vor allem darum, zu verstehen, wie man aus aktuellen Workloads alles herausholen und die Dinge für die Teams und das Unternehmen als Ganzes effizienter gestalten kann.


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