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Die Verwaltung einer organisationsweiten Microsoft Teams-Umgebung ist keine einfache Aufgabe. Um zu große Ausweitung einzudämmen, die Sicherheit interner Daten zu gewährleisten und effiziente Funktionalität für die Endbenutzer sicherzustellen, sind einige solide Kontrollmaßnahmen erforderlich. In diesem Beitrag gehen wir auf zehn wichtige Fragen ein, die Sie für die Governance von Microsoft Teams beantworten müssen. Ohne weiter um den heißen Brei herumzureden – fangen wir an!
1. Wer sollte die Erlaubnis haben, Office 365-Gruppen und Microsoft Teams zu erstellen und wie sollte der Prozess aussehen?
Sie wollen, dass Ihre Mitarbeitenden in den Genuss aller Vorteile von Office 365-Gruppen und Microsoft Teams kommen – das verstehen wir! Tatsächlich wird Ihre Implementierung umso erfolgreicher, je mehr Kontrolle Ihre Interessengruppen über deren Bereitstellung haben. Doch die Erstellung von Bereichen zur Zusammenarbeit muss kontrolliert ablaufen. Die Möglichkeit dazu sollte den richtigen Personen offen stehen.
Wir sind der Ansicht, dass die erforderliche Genehmigung durch Geschäftsverantwortliche erfolgen sollte, die IT jedoch festlegen sollte, was in welchem Umfang welcher Kategorie von Benutzern zur Verfügung steht. Inhaltsverantwortliche und Interessengruppen kennen ihre eigenen Prozesse und die Informationen in ihren Zusammenarbeitsbereichen. Das bedeutet jedoch nicht, dass man ihnen überlassen kann, die komplexen Kontroll- und Sicherheitsfragen integrierter Anwendungen wie Microsoft Teams zu behandeln.
Es muss genügend Kontrolle vorhanden sein, damit der Erstellungsvorgang mit den Richtlinien des Unternehmens in Einklang bleibt. Gleichzeitig muss der Prozess schnell und simpel genug sein, damit die Endbenutzer ihn verstehen können. IT-Tickets und E-Mails sind hier nicht die ideale Lösung, besonders dann nicht, wenn es um größere Dimensionen geht.
2. Zu welchem Zweck sollen Benutzer Gruppen und Teams erstellen dürfen?
Auf den ersten Blick mag es vielleicht verlockend erscheinen, jedem Benutzer die Möglichkeit zu geben, einen Raum zum gemeinsamen Arbeiten bereitzustellen. Allerdings sind uns Organisationen bekannt, bei denen auf nur 2.000 Benutzer über 2.500 Office 365-Gruppen kommen! Mit der Zeit kann diese Art von Freiheit für erheblich höhere Risiken, Kosten und, was für die Endbenutzer am Schlimmsten ist, jede Menge Verwirrung sorgen, wenn sie den ganzen Wust erst durchforsten müssen, um zu finden, was sie suchen.
Es ist nur selten ratsam, Benutzern zu ermöglichen, Ressourcen ganz ohne triftigen Grund zu verwenden. Es ist äußerst wichtig, dass Sie mit Ihren Benutzern und Interessengruppen kommunizieren und Kriterien dafür entwickeln, wie und warum es in Ordnung ist, einen Arbeitsbereich zu erstellen.
3. Welche Rollen und Interessengruppen sind am besten dafür geeignet, diese Kriterien auf lange Sicht festzulegen und anzupassen?
Wie bei vielen anderen Bereichen in der IT-Welt machen Sie sich das Leben leichter, wenn Sie andere Beteiligte und interne Champions, die Ihnen dabei helfen können, Richtlinien für die Governance von Microsoft Teams zu entwickeln, für sich gewinnen können. All die damit verbundenen Anstrengungen können in unserem Arbeitsbereich sicher gelegentlich für einige Kopfschmerzen sorgen. Nichtsdestotrotz wissen diese Personen solche Richtlinien in aller Regel sehr zu schätzen, sobald ihnen klar wird, dass sie sich Respekt und Autorität verdienen können, wenn sie sie koordinieren und implementieren.
Deshalb ist es sehr wichtig, sich mit vielen Beteiligten zu unterhalten … oder zumindest eine gute Beziehung zu jemandem zu pflegen, der dafür geeignet ist. Je besser Sie nachvollziehen können, wer Ihnen am besten dabei helfen kann, Ihre Kriterien für die Abläufe zu entwickeln, desto genauer, langfristiger und erfolgreicher werden diese Verfahren sein.
4. Wie kann Ihre Organisation Zugriff und Eigentümerschaft verwalten?
Verfügt Ihre Abteilung über die nötigen Ressourcen, um die Rollen in einer Gruppe/einem Team sowie den Zugriff zu überwachen? Wissen sie über die Möglichkeiten Bescheid, die sich Admins (neu), Besitzern sowie internen und externen Teammitgliedern in Microsoft Teams bieten? Wenn Sie über Frage 3 nachdenken, sollten Sie dabei auch berücksichtigen, dass diese Rollen Endbenutzern viel Einfluss sowie Verbindungen zu externen Anwendungen und Speicherorten geben. Darüber hinaus sollten Sie beachten, dass nur Benutzer Teammitgliedschaft erhalten können und nicht andere Sicherheits- oder Office 365-Gruppen.
Um Risiken und Ressourcen zu verwalten, ist es unerlässlich den Überblick darüber zu behalten, wer Zugriff auf und Administratorenrechte für welche Funktion hat, die Office 365-Gruppen und Microsoft Teams beinhalten. Die beteiligten Interessengruppen sowie die IT-, Legal- und Sicherheitsteams müssen alle sicherstellen, dass Unternehmensinformationen in den dafür vorgesehenen Anwendungen und Arbeitsbereichen verbleiben. Außerdem müssen alle daran mitwirken, eine „Schatten-IT“ zu verhindern.
5. Welche Anwendungen und Services sollen Benutzer hinzufügen dürfen?
Es ist nun möglich, zu kontrollieren, welche Anwendungen und Integrationen auf Teamebene zu Microsoft Teams hinzugefügt werden können. Es gibt zahlreiche großartige Anwendungen wie AvePoints AVA-Chatbot für die Endbenutzer-Wiederherstellung (und andere Features, die bald verfügbar sind!), die die Nutzung und Verknüpfung von Cloud-Anwendungen und Plattformen erleichtern. Doch darüber hinaus gilt es auch, die Möglichkeit einer „Schatten-IT“ und das gesteigerte Risiko zu berücksichtigen, das mit der Bereitstellung solcher Services verbunden ist.
Ein geläufiger Fall ist, dass die IT kein externes Teilen ermöglichen möchte. Sollte Benutzern gestattet werden, ihre Microsoft Teams mit anderen Cloudspeicher-Lösungen zu verbinden? Für den Umgang damit ist die Planung von Richtlinien sowie eines Prozesses, der sie durchsetzt, besonders wichtig.
6. Wie strukturieren Sie Eigenschaften und Benennungsrichtlinien und setzen sie durch?
Zu kontrollieren, wie Mitarbeitende ihre Gruppen und Teams benennen und die Eigenschaften basierend auf der Verwendung von Microsoft Teams und anderen Anwendungen zur Zusammenarbeit anwenden, ist für die langfristige Pflege Ihrer Daten unerlässlich. Sie können keine Richtlinien anwenden und den Lebenszyklus Ihrer Daten überwachen, wenn Sie nicht wissen, warum ein bestimmtes Microsoft Team existiert und welche Art von Informationen in seinem Speicher abgelegt wurde.
Kurzfristig kann es in Ordnung sein, Benutzern mehr Freiheit zu geben. Doch langfristig ist niemandem damit gedient, wenn es pro Person im Unternehmen ein oder gar mehrere Teams gibt. Daraus ergeben sich nur zähe Diskussionen darum, was behalten, archiviert oder gelöscht werden soll.
Je mehr Sie Eigenschaften, Benennungsrichtlinien und das Lifecycle-Management automatisieren können, desto leichter fällt es der IT auf lange Sicht, die Übersicht zu bewahren.
7. Welche Inhalte in welchen Teams werden gespeichert, archiviert oder gelöscht, und innerhalb welches Zeitraums?
Obwohl Microsoft Teams eine neue Art der Zusammenarbeit darstellt, muss man dabei jedoch stets beachten, dass dort nach wie vor Dateien und Dokumente hin- und hergeschickt und auf den SharePoint-Seiten gespeichert werden, die das Team unterstützen. Folglich müssen vertraute Fragen im Hinblick auf den Lebenszyklus von Inhalten, Informationsmanagement und Datenschutz/DLP nach wie vor behandelt werden.
Es braucht einen Plan, mit dem sichergestellt wird, dass Dokumente richtig benannt werden, dass auf Inhaltsebene Sicherheit, Taxonomie und Bereitstellung durchgesetzt werden und dass all dies – wenn möglich – automatisch geschieht. Obendrein sollten die Kennzeichnungen und die Klassifizierung die in den Dokumenten und Dateien enthaltenen Informationen akkurat wiedergeben.
Einige Tools von Office 365 wie das Security und Compliance Center und das SharePoint Records Management Center können einige dieser Probleme zwar lösen. Doch viele Organisationen wenden sich an AvePoint, weil sie Unterstützung bei der vollumfänglichen Automatisierung und der Durchsetzung dieser Richtlinien in Systemen zur Zusammenarbeit benötigen.
8. Wie werden frühere Unternehmensabläufe durch Services und Integrationen in Microsoft Teams ersetzt und verbessert?
Microsoft Teams wird Skype for Business bald ersetzen. Die Kanäle und die dauerhafte Chat-Funktion in Microsoft Teams eignet sich ausgezeichnet, um unübersichtliche E-Mail-Unterhaltungen in Microsoft Exchange weitestgehend zu vermeiden. Je mehr Mitarbeitende mit Microsoft Teams arbeiten und je besser sie dessen Funktionen verstehen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch neue Features wie Chatbots und KI-Fähigkeit sowie Workflow- und PowerPoint-Integration nutzen werden, um ihre Produktivität zu steigern.
Mit der Zeit wird es wichtiger werden, eine Change-Management-Strategie einzuführen und Benutzer auf neue Abläufe zu schulen, die die Effizienz verbessern und das Risiko verringern. Da Unternehmensabläufe sich verändern müssen und Anwendungen in zunehmend kürzerer Abfolge um neue Funktionen erweitert werden, ist eine Strategie zur Implementierung neuer Prozesse unerlässlich, um mit dem rasanten Tempo der Veränderung Schritt halten zu können.
9. Wie werden Ihre Geschäftseinheiten und Abteilungen neue Benutzer in diesen Abläufen schulen?
Eine Strategie zu haben ist entscheidend. Doch ebenso wichtig ist es, sich zu überlegen, wie Schulungen und Change Management umgesetzt werden sollen. Die Entwicklung von Beziehungen zwischen Geschäftsnutzern und Interessengruppen, die sachkundige Verfechter neuer Rollouts werden und Ihnen ein klareres Bild vom Bedarf der Nutzer im Arbeitsalltag vermitteln können, erleichtert allen Beteiligten das Leben sehr.
10. Wie können Connectors, Microsoft Flow, Microsoft Forms und andere integrierte Anwendungen die Belastung von IT und Benutzern reduzieren?
Ein Verständnis dafür zu entwickeln, wie bestehende Services für geschäftliche Nutzer in Microsoft Teams und andere Office 365-Services integriert werden können, ist für einen reibungslosen Übergang entscheidend.
Im Hinblick auf die Schulung von Benutzern und die Implementierung geschäftlicher Prozesse können IT-Mitarbeitende die Arbeitslast, die damit verbunden ist, jeden einzelnen Workflow nachvollziehen und anpassen zu müssen, reduzieren, indem sie den Benutzern die Kontrolle darüber geben wie sie sicher selbst mit der Technologie umgehen können.
Anwendungen wie Flow, Forms und Sway machen es noch leichter, einfache Workflows zu erstellen, Informationen weiterzugeben und intern wie extern zusammenzuarbeiten. Doch wenn sie nicht planvoll implementiert werden, sind sie nur eingeschränkt hilfreich. In Verbindung mit Microsoft Teams sind sie noch einfacher zu verwenden und ermöglichen allen Benutzern eine schlanke, mühelose Bedienung.
Effektive Planung kann Mikroimplementierungen oder den Bedarf an Mikroservice-Käufen reduzieren und unternehmensweit Zeit, Arbeit und Kosten einsparen.
Zusätzlich zu den von Office 365 zur Verfügung gestellten Tools ist die Implementierung von Sicherheits- und Governance-Kontrollen (z. B. aus dem Angebot von AvePoint) das nötige Sahnehäubchen zur Einführung einer erfolgreich verwalteten und skalierbaren Einführungs- und Governance-Strategie.
Lesen Sie auch unser kostenloses E-Book: Optimaler Einsatz und Verwaltung von Microsoft Teams und Office 365 Groups.
