Office 365-Governance und SharePoint-Governance

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Erfahren Sie alles über SharePoint & Office 365 Governance in unserer Blog-Serie 

1IT-Governance: Worum es dabei geht und warum Sie für Ihre Organisation wichtig ist 

Wenn Organisationen von ihren Lösungen vor Ort in die Cloud wechseln, entstehen Fragen in Zusammenhang mit den unterschiedlichen Governance-Strategien. In SharePoint war die Governance einfacher, weil sich die Organisationen nur um ihre Umgebungen vor Ort kümmern mussten. Beim Wechsel zu Office 365 ändern sich die Governance-Anforderungen jedoch beträchtlich.

SharePoint-Governance

Bei der SharePoint-Governance konzentrieren sich Organisationen auf Berechtigungen, Infrastruktur und darauf, ob die richtigen Benutzer die Möglichkeit haben, Sites bereitzustellen und zu verwalten. Im herkömmlichen Sinn bestand der Schwerpunkt darin, dass Organisationen Richtlinien umsetzten, um sicherzustellen, dass Administratoren kontrollieren konnten, was Benutzer taten. Hierzu gehörten die genaue Überwachung des Active Directory, von Gruppen, administrativen Kontrollen, Verbreitung in SharePoint und die Steuerung des Datenlebenszyklus mit Schriftgutverwaltung.

Office 365-Governance

So viele Vorzüge Office 365 für Organisationen auch mit sich bringt, gibt es im Gegensatz zu einer Vor-Ort-Plattform wie SharePoint dennoch einige Herausforderungen hinsichtlich der Governance in der Cloud. Mit optimierten Updates und Apps, die dauernd hinzugefügt werden, ergeben sich eine Vielzahl von Szenarien, auf die Organisationen vorbereitet sein müssen.

Vorbereiten der Bereitstellung neuer Funktionen

Für Office 365 und Anwendungen wie Groups und Teams gibt es ständig neue Funktionen. Deshalb ist es noch wichtiger, eine Governance-Strategie zu haben, die sich immer wieder an neue Anwendungen anpassen lässt.

Maximieren aller Funktionen in Office 365

Bei der Ausarbeitung Ihres Governance-Plans müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass die Benutzer Zugang zu allen benötigten Apps und Funktionen erhalten. Organisationen müssen einerseits dafür sorgen, dass alle Anwendungen in Office 365 sicher verwendet werden, um eine Verbreitung zu vermeiden. Andererseits müssen die Benutzer in die Lage versetzt werden, ihre Aufgaben zu erfüllen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um Office 365 im Hinblick auf die Rendite optimal zu nutzen.

Skalierbarkeit von Office 365

Mit Zunahme der Einführungen von Tools in Office 365 ist immer mehr Zeit für deren Verwaltung erforderlich. Das kann sich auf die Skalierbarkeit auswirken. Für die verschiedenen Apps gibt es eine Vielzahl von Admin Centers. Das entsprechende Gleichgewicht aus erforderlichen Berechtigungen und der Gewährleistung eines sicheren Betriebs zu finden, kann sich hierbei durchaus als schwierig erweisen. Dies kann eine schwierige Herausforderung für IT- und Sicherheitsteams darstellen, da sie dafür verantwortlich sind, dass die Governance eingehalten wird.

Viele Organisationen entschließen sich dazu, die Funktionalität für die Endbenutzer in Office 365 drastisch einzuschränken. Dies mag als gangbare kurzfristige Lösung erscheinen. Dieser Weg kann sich aber als Problem für die IT-Abteilung herausstellen, da diese dann für die Vielzahl an Aufgaben und Funktionen in der Umgebung verantwortlich ist. Letztendlich bereitet dieser Ansatz den Führungskräften nur Kopfschmerzen, weil sie so nicht das volle Renditepotenzial von Office 365 ausschöpfen.

Native Office 365-Governance-Fähigkeiten

Native Office 365-Governance-Fähigkeiten bestehen aus Admin Centers in Microsoft Teams, SharePoint, Office 365 Groups und Exchange, die die IT-Administratoren bei der Kontrolle der Benutzerberechtigungen unterstützen. Microsoft hat auch ein Sicherheits- und Compliance-Center für die Daten-Governance.

Damit können im Wesentlichen Berechtigungen, administrative Optionen für Microsoft Teams und SharePoint, individuelle Rollen für interne Benutzer und Admin Centers kontrolliert werden. Dabei ist zu beachten, dass viele native Fähigkeiten in Office 365 manuell eingerichtet werden müssen und jede neue Team-, Group- oder SharePoint-Site ordnungsgemäß bereitgestellt werden muss, um den Anforderungen der Richtlinien in Office 365 gerecht zu werden (was gegebenenfalls eine weitere Aufgabe für die IT-Abteilung bedeutet).

Hier kommt dann ein Drittanbieter wie AvePoint ins Spiel. Wir können Tools bereitstellen, mit denen Sie festlegen können, wie was von wem erstellt wird. Außerdem können Sie wählen, wo Inhalte und/oder Workspaces gehostet werden und wie der Zugriff darauf erfolgt (einschließlich Rezertifizierungskriterien). Und was geschieht, wenn Sie einen Bereich zur Zusammenarbeit nicht mehr nutzen und dieser nur unnötigen Speicherplatz einnimmt? Mit AvePoint können Sie ihn entfernen (oder gemäß Compliance-Anforderungen sicher speichern). Wenn Sie mehr über die operativen Governance-Lösungen für SharePoint und Office 365 von AvePoint erfahren möchten, klicken Sie hier.


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