StartOffice 365Die Automatisierung von Geschäftsprozessen als Schlüssel zur Produktivität

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen als Schlüssel zur Produktivität

Die Automatisierung von Prozessen erhöht die Produktivität der Endnutzer. Wie Sie Prozesse in SharePoint automatisieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag: SharePoint-Automatisierung zur Optimierung der Geschäftsprozesse.


Die Mitarbeiter in der Informationsverarbeitung sind ständig bestrebt, die Geschwindigkeit zu erhöhen, die Kosten zu senken und die Gesamtqualität der von ihnen angebotenen Lösungen zu verbessern. Alles, was wir tagtäglich im Büro tun, bietet Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung. Aus der Perspektive des übermäßig vernetzten, immer online arbeitenden und digital überreizten Information Workers kann jeder zusätzliche Klick oder Wisch das Nutzererlebnis beeinträchtigen, wenn wir ein Formular abschicken, eine Aufgabe im Projektplan aktualisieren oder die erforderlichen Metadatenfelder auf ein Dokument anwenden müssen, bevor wir es an einen Workflow anhängen. Je mehr Zeit zum Versenden oder Einreichen erforderlich ist, desto mehr wächst unsere Frustration. All diese zusätzlichen Schritte summieren sich und haben direkte Auswirkungen auf unsere Produktivität.

Unter Kolleginnen und Kollegen im Büro können wir uns über unsere gemeinsamen Aufgaben und die damit verbundenen Prozesse verständigen. In diesem Rahmen ist es einfach an den Schreibtisch eines Kollegen heranzutreten oder an die Tür Ihrer Vorgesetzten zu klopfen und über Möglichkeiten zur Verbesserung der Zusammenarbeit zu sprechen.

Die meisten Information Workers arbeiten heutzutage jedoch remote. Wir sind nicht im Büro, wir sind nicht von Teammitgliedern umgeben, und die meisten Interaktionen mit unseren Kollegen sind asynchron; wir arbeiten mit Menschen in anderen Zeitzonen und anderen Ländern zusammen, was die Zusammenarbeit langsam und manchmal frustrierend machen kann. Bei der Arbeit geht es nicht nur darum, die richtige Person zu finden und ein Gespräch zu führen, sondern oft auch darum, Zeitpläne abzugleichen und die richtigen Momente zu finden, um die Arbeit zu erledigen.

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Automatisierung ist für die „letzte Meile“

In der Telekommunikationsbranche wird der Begriff „letzte Meile“ verwendet, um den letzten Abschnitt des Telekommunikationsnetzes zu beschreiben, an dem der Kunde physisch mit dem Netz verbunden ist. In der Regel handelt es sich dabei um die Verbindung vom Mast an der Straße bis zu Ihrem Haus.

Ein gutes Beispiel hierfür sind Wohngegenden mit brandneuen Glasfaseranschlüssen, die die Geschwindigkeit von Breitbandnetzen exponentiell erhöhen. Was die meisten Menschen nicht verstehen, sind die Beschränkungen dieser „letzten Meile“ und ihrer Verbindung zu diesen neuen Technologien. Es mag sein, dass eine Glasfaserverbindung zum Kabel auf Ihrer Straße existiert. Doch von Ihrer Straße zu Ihrem Haus besteht das Kabel unter Umständen aus Kupfer – ungleich langsamer als Glasfaser. Die schnellste Geschwindigkeit, die Ihre Internetverbindung erreichen kann, hängt von den Beschränkungen durch Ihre langsamste physische Komponente ab, in diesem Fall der Kupferdraht.

Das Gleiche gilt für Information Workers, die mit anderen Menschen zusammenarbeiten wollen. Wahrscheinlich haben Sie schon einmal den Ausdruck „Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied“ gehört. Mit anderen Worten: Das schwächste Glied in der Kette bestimmt die Gesamtstärke der Kette. In ähnlicher Weise bestimmt die letzte Meile Ihrer Verbindung oft die Gesamtgeschwindigkeit und Leistung Ihrer Verbindung.

Ein weiteres Beispiel in unseren modernen Umgebungen: Plattformen wie SharePoint und Microsoft Teams bieten leistungsstarke Lösungen, mit denen Ihre Teams synchron (in Echtzeit, z. B. bei der gemeinsamen Erstellung oder Bearbeitung eines Dokuments während einer Telefonkonferenz oder eines Webmeetings) oder asynchron (zu unterschiedlichen Zeiten, z. B. bei der Teilnahme an einem Workflow oder einer Diskussion mit Personen, die sich in anderen Zeitzonen befinden) zusammenarbeiten können.

Obwohl beide Kommunikationsmethoden in der Lage sind, Menschen miteinander zu verbinden, werden die meisten Geschäftsprozesse ohne Berücksichtigung dieser Unterschiede (asynchron versus synchron) konzipiert. Automatisierungen, die für die eine Kommunikationsart von Vorteil sind, passen möglicherweise nicht für die andere. Unternehmen sollten diese „letzte Meile“ berücksichtigen und ihre Geschäftsprozessautomatisierung unter Berücksichtigung dieser Unterschiede gestalten.

Wenn Sie die geschäftliche Transformation Ihrer Kommunikations- und Kollaborationsaktivitäten betrachten, müssen Sie darüber nachdenken, wie viel für die letzte Meile entwickelt wurde. Mit anderen Worten: Wie viel von Ihrem Unternehmen wurde für die Endnutzererfahrung und nicht nur für die Erfüllung Ihrer funktionalen Anforderungen entwickelt? Über Workflows und Geschäftsprozessautomatisierung wurde bereits viel geschrieben, doch es gibt immer noch großes Potenzial zur Verbesserung des menschlichen Elements dieser Geschäftsprozesse.

Microsoft bietet eine hervorragende Planungshilfe für Unternehmen, die sich auf den Weg der digitalen Transformation begeben, indem es die vier Elemente einer erfolgreichen Strategie als Teil seines I.D.E.A.-Frameworks skizziert:

  • Inspire. In dieser ersten Phase entwickelt eine Organisation eine kollektive Vision für das Unternehmen. Dabei werden Produkt- und Dienstleistungsideen und -ziele skizziert und priorisiert, wobei der Schwerpunkt auf der Identifizierung und dem Verständnis der wichtigsten Kundenerlebnisse liegt.
  • Design. In dieser Phase sammelt ein Unternehmen Daten und führt detaillierte geschäftliche und technische Bewertungen durch, identifiziert spezifische Design-Ergebnisse und setzt Erwartungen für das, was mit der Geschäftsumgestaltung erreicht werden kann.
  • Empower. In dem Bewusstsein, dass Veränderungen nicht ohne die Beteiligung aller Interessengruppen möglich sind, konzentriert sich diese Phase auf den Austausch von Plänen, die Erstellung von Lösungsprototypen und die Iteration von Designs auf der Grundlage des Feedbacks der Interessengruppen.
  • Achieve. In dieser letzten Phase liegt der Schwerpunkt auf der Fertigstellung der Pläne und der Umsetzung der Strategie, einschließlich des laufenden Managements der Kommunikation, der Erwartungen und der Change-Management-Aktivitäten.

Unabhängig von der angewandten Methode liegt der Schlüssel zum langfristigen Transformationserfolg – wie in Microsofts Rahmenwerk gezeigt – in Transparenz und Kommunikation sowie in der Konzentration auf die Bedürfnisse der Endnutzer. Auch wenn die meisten Transformationsbemühungen umfangreiche Technologieinvestitionen beinhalten, hat der Erfolg letztendlich mehr mit den Erfahrungen der Endnutzer vor Ort zu tun – und damit, wie schnell Unternehmen auf deren Feedback reagieren können, um es anzupassen, zu verbessern und zu verfeinern.

Automatisierung häufiger Arbeitsschritte

Eine der häufigsten monatlich wiederkehrenden Geschäftsaktivitäten ist die Kostenabrechnung. Für diejenigen, die häufig auf Reisen sind, wie z. B. Vertriebs- und Marketingmitarbeiter, kann diese Aufgabe viel Zeit in Anspruch nehmen, um Ausgaben zusammenzustellen, zu melden und genehmigen zu lassen. Eine Automatisierung dieser Art durch einen Workflow mag einfach erscheinen, aber wenn man sich auf die Benutzererfahrung von der Spesenerstellung und -erfassung bis hin zur Zustellung des Erstattungsschecks konzentriert, gibt es mindestens vier Schlüsselbereiche, in denen die Produktivität durch Automatisierung verbessert werden kann:

  • Welche Daten erfasst werden. In den meisten Geschäftsprozessen wird ein gewisser Grad an manueller Eingabe und Klassifizierung vorausgesetzt, beispielsweise die Eingabe von Kostendaten. Die Automatisierung der Klassifizierung und Indexierung von Ausgaben ist je nach Erfassungsmethode eine der besten Möglichkeiten, die Produktivität Ihrer Endnutzer zu verbessern. Die Verwendung von OCR-Software zur automatischen Texterkennung kann unabhängig vom sonstigen Automatisierungsstand bereits einen Großteil der Indexierungsarbeit des Endnutzers automatisieren. Die Rationalisierung der Daten, die manuell und nicht automatisch erfasst werden müssen/sollten, sollte eine Priorität sein, um den Aufwand für den Endnutzer zu verringern.
  • Wie Daten erfasst werden. Durch eine bessere Erfassung lassen sich die Kostenberechnungen auf verschiedene Weise verbessern. Jede Kostenzeile kann in SharePoint durch Formulare oder die Verwendung von Power Platform zur Erfassung und Speicherung der Daten erstellt und erfasst werden. Von papierbasiert bis hin zu vollständig digital, mit einem schnellen mobilen Scan eines Formulars oder der einzelnen Quittungen, ist es wichtig, zunächst zu verstehen, wie Ihre Endnutzer diese Aufgaben heute erledigen, und dann nach Möglichkeiten zu suchen, um gängige Geschäftspraktiken zu verbessern, anstatt eine völlig neue Art der Abwicklung einzuführen.
  • Wie Daten sichtbar gemacht werden. Die Bereitstellung eines klar definierten Arbeitsablaufs für die Kostenerstattung mit Statusaktualisierungen, Echtzeitwarnungen und Geschäftsinformationen zu den Ausgaben ist eine großartige Möglichkeit, die Benutzererfahrung und das allgemeine Steuerbewusstsein zu verbessern. Je sichtbarer Sie einen Geschäftsprozess machen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich die Endnutzer an den Prozess halten und Feedback dazu geben.

  • Wie Geschäftsprozesse automatisiert werden. Ob mit nativen Tools wie Power Automate oder Drittanbietersoftware entwickelt: Wo immer Sie Routineaufgaben wie die Genehmigung von Kostenabrechnungen finden, besteht die Möglichkeit, diese durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Blick auf den Endnutzer zu optimieren. Während die Vereinfachung und Optimierung Ihrer detaillierten, komplexen Geschäftsprozesse durchaus sinnvoll ist, neigen Organisationen oft dazu, ihre Automatisierung mit Blick auf den geschäftlichen Nutzen zu gestalten, ohne die Auswirkungen auf den Endnutzer zu berücksichtigen. Mit dem Design Thinking der „letzten Meile“ verlagert sich der Fokus auf die Erfahrung des Endnutzers, was sich letztendlich positiv auf das Unternehmen auswirkt.

Mit dem anhaltenden Erfolg und der Ausgereiftheit von SharePoint, Microsoft Teams und der gesamten Microsoft 365-Plattform sowie der Tatsache, dass immer mehr Unternehmen gängige Geschäftsaktivitäten wie die Kostenabrechnung in ein digitales Format verlagern, ist die Notwendigkeit einer auf den Endnutzer ausgerichteten Automatisierung zu einer wichtigen Strategie geworden. Dies sind grundlegende „Letzte Meile“-Aktivitäten, die sich positiv auf die Benutzerfreundlichkeit auswirken und die Nutzerakzeptanz allgemein verbessern können.

Selbstverständlich ist das Beispiel der Kostenabrechnung nur eine von vielen möglichen Aufgaben, die automatisiert werden können. Von Vertragsverhandlungen und Schadensberichten über die Verwaltung des Firmenprofils in der Personalabteilung bis hin zu Aktivitätsupdates im Projektmanagement ist das Potenzial schier unerschöpflich. Microsoft 365 kann eine unglaublich leistungsstarke Plattform für Veränderungen sein, wenn es durchdacht und mit Blick auf den Endnutzer eingesetzt wird. Es hilft Ihrem Unternehmen, die sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen zu erfüllen und ermöglicht Ihnen die Geschwindigkeit zu erhöhen, die Kosten zu senken und die Qualität zu verbessern.


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Christian Buckley
Christian Buckleyhttp://buckleyplanet.com
An Office Apps & Services MVP, Microsoft Regional Director, and the Brand Alliance Director at AvePoint, Christian Buckley is an internationally recognized author and speaker and runs the community-focused CollabTalk blog, podcast, and tweetjam series.

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