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Anmerkung: Der folgende Text ist eine Zusammenfassung der Präsentationen von Anna Chu bei der Shift Happens Conference 2019.
Welche Punkte sind den Benutzern bei der Einführung von Microsoft 365 am wichtigsten? Diese Frage stellen sich viele Organisationen, wenn sie versuchen, bei ihren Benutzern Akzeptanz für neue Technologien zu schaffen. Anna Chus Präsentation „Shifting Gears: How to Inspire and Derive Sustainable Adoption After Deployment“ stellt mehrere bewährte Verfahrensweisen vor, die den Erfolg eines solchen Unterfangens wahrscheinlicher machen.
Zwingen Sie Benutzer nicht zur „Freiwilligkeit“
Organisationen, die ihren Mitarbeitenden neue Technologie einfach aufzwingen wollen, haben selten Erfolg. Anna beschrieb das mit dem englischen Kofferwort „Voluntelling“ – die Aufforderung an eine Person, etwas „freiwillig“ zu tun, ganz egal, ob sie es will oder nicht. Mit dieser Taktik landed man bezüglich des Fortschritts in einer Sackgasse. Stattdessen sollten Organisationen einen suggestiveren Ansatz wählen und Endbenutzern nachvollziehbare Anwendungsbeispiele an die Hand geben, die die Arbeitsweise direkt zum Besseren beeinflussen würden.
Beantworten Sie die Frage „Was habe ich davon?“
Wie beschrieben müssen sich Organisationen auf die Beantwortung der Frage konzentrieren, worauf das Interesse eines Mitarbeitenden an einer neuen Initiative basieren könnte. Dadurch kann Problemen im Zusammenhang mit Schatten-IT und Datenverlusten sowie Zeit- und Ressourcenverschwendung durch die Nutzung von Drittanbieter-Apps vorgebeugt werden, die der Produktivität letztendlich nur im Wege stehen.
Die Botschaft hinter Microsoft 365 ist einfach: Es stärkt die kreativen Möglichkeiten von Mitarbeitenden, fördert die Zusammenarbeit sowie die Datensicherheit und vereinfacht Aufgaben und stellt somit effizientere Arbeitsabläufe sicher. Der Schlüssel ist die Vermittlung der Vorteile, die sich positiv auf Ihre Endbenutzer auswirken werden.
Geschäftsorientierte Veränderung im Fokus
Welche gemeinsamen Werte verbinden Ihre Organisation als Ganzes und Ihre Endbenutzer? Welche davon können auf dem Weg zu einer moderneren Arbeitsumgebung miteinander verknüpft werden?
Nehmen wir Ransomware als Beispiel. Niemand möchte, dass ihre oder seine Privatsphäre daheim oder auf der Arbeit verletzt wird. An diesem Punkt könnte die Nutzung von OneDrive für beide Parteien Vorteile mit sich bringen. Je schneller Mitarbeitende damit beginnen, moderne Arbeitsplatztechnologien zu nutzen, desto schneller werden sie auch die Gewissheit haben, dass ihre Daten und ihr Arbeitsplatz sicher sind.
Szenarien beeinflussen Geschäftsergebnisse
Wenn Organisationen Akzeptanz schaffen wollen, müssen sie ihren Endbenutzern Szenarien präsentieren, anstatt alles als Dienstleistung darzustellen. Die Konzentration auf reale Anwendungsbeispiele verschafft Benutzern bessere Eindrücke, die sie eher von neuen Technologien überzeugen können.
Schritte zu höherer Akzeptanz von Microsoft 365
Finden Sie „Early Adopter“
Es kann sich als unglaublich hilfreich erweisen, begeisterte Frühanwender mit ins Boot zu holen, um bei den restlichen Mitarbeitenden im Unternehmen Interesse zu wecken. Finden Sie Mitarbeitende, die mit Begeisterung darlegen wollen, warum alle die neue Technologie nutzen sollten!
Unterstützung durch Führungskräfte ist ein Muss
Führungskräfte innerhalb Ihrer Organisation müssen ihren Worten Taten folgen lassen und für den Rest des Unternehmens mit guten Beispiel vorangehen. Das wird bei Mitarbeitenden natürlich die Neugier wecken, warum Angehörige der Führungsriege der neuen Technologie zugeneigt sind und welche Vorteile sie daraus ziehen können.
Der Weg ist das Ziel
Der zentrale Punkt ist, dass der Lernprozess und die Förderung nachhaltiger Akzeptanz von Microsoft 365 nie ein Ende haben. Da ständig neue Angestellte ins Unternehmen kommen und manche Zauderer sich immer gegen Veränderungen wehren werden, ist die Akzeptanz ein laufender Entwicklungsprozess. Fortlaufende Schulungsmaßnahmen und ständige Weitergabe bewährter Verfahrensweisen sind der Schlüssel zu einer lebendigen Förderung der Nutzerakzeptanz.
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