9 Anwendungsfälle für Microsoft 365-Governance

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Lesen Sie dieses E-Book, wenn Sie erfahren möchten, wie Sie mit automartisierter Microsoft 365-Governance die Produktivität Ihres Unternehmens steigern können.


Die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Cloud-Umgebung gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines jeden Unternehmens. Da es so viele Möglichkeiten gibt, wie Ihre Daten außer Kontrolle geraten können, ist es weniger überraschend, dass häufig Situationen auftreten, in denen Sie auf mehr angewiesen sind als die integrierten Governance-Tools von Microsoft 365. Heute stelle ich Ihnen neun verschiedene Anwendungsfälle vor, auf die Sie achten sollten, und zeige Ihnen, wie die Cloud-Management-Lösungen von AvePoint helfen können, eine sicher Microsoft 365-Governance durchzusetzen.

Fall 1: Orientierung in Ihrer Microsoft 365-Umgebung

Genaue Berichte sind entscheidend, um die Größe und den Zweck der Arbeitsbereiche einer Organisation nachvollziehen zu können. Viele Unternehmen haben keinen Zugang zu diesen Informationen über ihren Datenlebenszyklus. Dieses Defizit kann sich auf Umsätze und sogar IT-Kosten auswirken.

Sobald Sie allerdings über eine angemessene Berichterstattungslösung verfügen und stets wissen, wo genau sich Ihre Daten befinden, können Sie sich mit den zur Verfügung gestellten Tools (z. B. dem nützlichen Dashboard, das Cloud Governance bietet) mühelos ein Gesamtbild von Ihrer Office 365-Umgebung machen. Vielleicht ist ein Bereich Ihrer Cloud-Umgebung keinem Besitzer zuzuordnen, während es einem anderen an Speicherplatz mangelt und in einem dritten die Aktivität nur sehr gering ist. Dies ist der Mehrwert, den wir Ihnen aus der Berichterstattungsperspektive bieten können.

Fall 2: Probleme mit Wildwuchs

Die unkontrollierte Ausbreitung von Daten kann in Unternehmen jeder Größe zum Problem werden. Besonders strapaziös wird es allerdings in größeren Organisationen mit aktiver Nutzerbasis. Zu viele Arbeitsbereiche werden unnötigerweise erstellt, einschließlich doppelter Arbeitsbereiche (z. B. Teams), die erstellt werden, ohne zu wissen, dass eine weitere Version existiert. Wenn nicht auf Namen und Klassifizierungen geachtet wird, kann ein bereits bestehendes Team leicht übersehen werden.

AvePoint Cloud Governance schafft hier Abhilfe und sorgt mit der korrekten Einhaltung von Benennungsrichtlinien und der Verknüpfung der Namenslogik mit den Workflows der Geschäftsprozesse für mehr Ordnung in Ihren Arbeitsbereichen.

Fall 3: Probleme mit Wildwuchs, Beispiel 2

Nehmen wir an, Sie verwenden Microsoft 365 und es werden viele Arbeitsbereiche erstellt – zu viele, um genau zu sein. Einige Organisationen haben ein Problem mit dieser unkontrollierten Erstellung, sind sich dessen aber nicht bewusst. Tatsächlich haben wir bereits mit Organisationen zusammengearbeitet, bei denen auf 10.000 Nutzer stattliche 12.000 Teams kommen. Uns als Außenstehenden mag klar sein, dass hier ein Problem vorliegt; befindet man sich selbst in der Situation, ist es allerdings schwieriger, dies zu erkennen.

Wenn dann allerdings ein Problem auftritt (beispielsweise im Zuge eines internen Audits) und Fragen beantwortet werden müssen wie: „Warum haben Sie all diese Arbeitsbereiche? Welche Informationen werden darin gespeichert? Welchen Zweck erfüllen sie? Wie lange gibt es diese Informationen bereits?“, dann weiß die IT häufig nicht weiter. Kommt es dann zu einem Sicherheitsverstoß, werden Sie Schwierigkeiten haben, Ihrem Sicherheitsbeauftragten die Frage zu beantworten, wie lange die Daten schon dort gespeichert sind und wie viele Personen darauf zugreifen können. Denken Bedenken Sie außerdem, dass Microsoft nur bis zu 90 Tage Auditing zur Verfügung stellt, wenn Sie weniger als eine E3-Lizenz in Ihrem Tenant haben.

Diese Art von Situation kostet ein Unternehmen nicht nur aus der Sicherheitsperspektive, sondern auch aus der Speicherperspektive. Der Schlüssel zur Vermeidung dieser Probleme liegt in einem angemessenen Lebenszyklusmanagement des Arbeitsbereichs. Statt Daten ungenutzt in einer Umgebung zu lagern, legen Sie idealerweise einen Aufbewahrungsplan fest, der die Löschung von Daten vorsieht, die nicht länger benötigt werden. Zudem sollten Sie eine Kontrolle zur automatischen Verwaltung dieses Lebenszyklus einrichten. Dabei können ihnen Microsoft 365-Governance Tools von Drittanbietern behilflich sein.

Fall 4: Durchsuchbarkeit von Arbeitsbereichen

Wenn die Struktur Ihres Unternehmens komplex ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie all Ihre Arbeitsbereiche identifizieren können. Dadurch machen Sie es für sich nicht nur nachvollziehbarer, welchem Zweck bestimmte Arbeitsbereiche dienen. Auch für neue Geschäftsnutzer wird das Beantragen und Finden neuer Arbeitsbereiche einfacher. Das Vorhandensein einer passenden Klassifizierung ist dabei eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Suche.

Fall 5: Multi-Tenant-Management/Virtuelles Tenant-Management

Angenommen, Sie haben drei Tenants in Microsoft 365: einen in Deutschland, einen in den USA und einen in China. Um einen Bericht darüber zu erhalten, wie die Nutzerlizenzen aussehen und wie Microsoft Teams für diese drei Tenants erstellt werden, müssen Sie zu den einzelnen Tenants gehen und jeden überprüfen – ein sehr zeitaufwändiger Prozess. Die Möglichkeit, die Metriken all dieser Tenants in einem zentralen Dashboard/einer zentralen Oberfläche zusammenzufassen und von dort aus zu verwalten, wäre unglaublich hilfreich.

Ein weiterer Punkt sind virtuelle Tenants. Nehmen wir an, Sie arbeiten für eine internationale Organisation, die einen Microsoft 365-Tenant für die USA, Australien und Deutschland hat. Alle Ihre Teams- und SharePoint-Sites befinden sich unter diesem Tenant. Wenn Ihr Chef jedoch wissen möchte, wie viele Teams- und SharePoint-Sites speziell in den USA erstellt werden, können Sie diese Frage nicht beantworten. Wenn Sie die entsprechenden Arbeitsbereiche allerdings bereits mit den korrekten Klassifizierungs- und Gruppierungspraktiken eingerichtet haben, kann Ihre Verwaltungskonsole Ihnen direkt Aufschluss darüber geben, wie die Verteilung nach Regionen aussieht. Dies ist ein weiterer Vorteil, den AvePoint bietet.

Fall 6: Interne Skalierung von Lösungen

Governance geht weit über Provisioning hinaus. Nehmen wir an, Sie haben bereits eine interne Provisioning-Lösung entwickelt, doch dann wird eine neue Funktion in Microsoft 365 eingeführt. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nutzer von Ihrer Investition in die Plattform profitieren, dann müssen Sie Ihre Lösung auf dem neuesten Stand halten. Doch wie kann Ihre Lösung skalieren? Wenn Sie sich noch in der Einführungsphase befinden, funktioniert es für den Moment vielleicht noch. Doch wie sieht es aus, wenn die Nutzungsrate bei 100 % liegt? Kann Ihre Lösung so hoch skaliert werden? Wie können Sie ein hohes SLA beibehalten? Was, wenn der Strom ausfällt? Selbst wenn Sie versuchen, einen hochwertigen Lastausgleich über verschiedene Rechenzentren hinweg einzurichten, wären die Kosten für das Hosting einer solchen Umgebung sehr hoch.

Wenn Sie Cloud Governance einsetzen, müssen Sie sich um neue Updates von Microsoft oder Skalierungsfragen keine Gedanken mehr machen. Wir stellen bereits seit fast sechs Jahren SaaS-Lösungen für Microsoft-Dienste zur Verfügung. Diese Erfahrung sowie unsere ISO-Zertifizierung belegen, dass wir die bessere Alternative zu den meisten internen Lösungen sind – vor allem, was die Kosten anbelangt.

Fall 7: Sicherheit im Arbeitsbereich

Wenn wir über Governance sprechen, denken die meisten Menschen an den Lebenszyklus der Daten. Aber was ist mit der Sicherheit? Neben der Frage, wie lange Ihr Arbeitsbereich aktiv ist, stellt sich auch die Frage, wer auf diese Arbeitsbereiche zugreifen kann. Jeder? Gastnutzer? Aktive Benutzer? Oder könnte es sogar jemand sein, der nicht zum Team gehört, aber zufällig den Link erhalten hat?

Wenn diese Sicherheitsfragen nicht direkt, transparent und proaktiv beantwortet werden können, befinden Sie sich in einer äußerst verwundbaren Situation.

Im E-Book – Externe Freigaben und Gastnutzerzugriff in Microsoft 365 und Teams – wird erklärt, wie Sie die passenden Richtlinien für Ihre Gastnutzer entwickeln und durchsetzen können. 

Fall 8: Verringerung des Zeitaufwands für die IT

Wenn Sie nicht über eine Drittanbieter-Governance-Lösung verfügen, werden Sie als IT-Admin oder Operator wahrscheinlich selbst für die Einhaltung der Arbeitsbereichsanforderungen sorgen müssen. Zu den zu beachtenden Anforderungen gehören unter anderem die Folgenden:

  • Erstellung neuer Arbeitsbereiche
  • Änderung von Arbeitsbereichen
  • Änderung von Namen
  • Hinzufügen neuer Mitglieder
  • Entfernen von Mitgliedern
  • Überprüfung der Ad-hoc-Einstellungen
  • Entfernen der Ad-hoc-Einstellungen
  • Und mehr

In vielen Fällen müssen diese Aufgaben manuell erledigt werden. Häufig wird dafür ein Skript erstellt und die Anpassung im Backend vorgenommen.

Wenn es jedoch eine Lösung gibt, die ihnen dabei hilft, müssen sie sich nicht mehr um die individuellen Erstellungen der Mitarbeiter kümmern. Diese sind zwar für die tägliche Arbeit sehr nützlich, aber für geschäftskritische Projekte nicht so relevant. Ihr IT-Admin hat dann Zeit, sich um wichtigere Dinge zu kümmern – zum Beispiel mit der Klärung der Frage, welche Mitglieder in einem Arbeitsbereich sein sollten und welche nicht, wie ein Bericht über eine bestimmte Umgebung eingereicht werden kann, wie wichtige IT-Projekte beispielsweise der Umzug kritischer Prozesse in ein SAP-System oder die Migration alter Inhalte in Microsoft 365 umgesetzt werden können und so weiter. Sie können sich eine Menge Zeit sparen, wenn sie die alltäglichen Aufgaben mit Microsoft 365-Governance automatisieren.

Fall 9: Lebenszyklusverwaltung

Schauen Sie sich an, wie AvePoint mit dem Thema ISO umgeht. In Bezug darauf stellt sich die Frage, wie der Lebenszyklus Ihrer Arbeitsbereiche gepflegt werden soll. Wie viele dieser Arbeitsbereiche wurden in den vergangenen Jahren noch genutzt? Das hängt in der Regel von der Branche ab. Banken bewahren Daten üblicherweise sieben bis zehn Jahre auf. Zu wissen, wann die Daten gelöscht, archiviert und gesichert werden, ermöglicht eine Wiederherstellung. Zudem sollte man diese Arbeitsbereiche entsprechend der darin durchgeführten Aktivitäten sowie der Lebenszyklusphase, in der sie sich befinden, kategorisieren können. Es ist wichtig, nachvollziehen zu können, wie viele Arbeitsbereiche in den kommenden Monaten gelöscht werden.

Microsoft stellt diese Informationen nicht von Haus aus zur Verfügung, sodass eine Lösung Wunder bewirken kann, wenn Sie in der Lage sein wollen, solche Dinge zu kategorisieren.

Zusammenfassung

Im Hinblick auf die Microsoft 365-Governance sorgt AvePoint im Grunde dafür, dass Sie den Wert Ihrer IT-Investition maximieren und Ihre IT-Arbeitskosten reduzieren können und ermöglicht der IT sich auf die wichtigen Aufgaben in Ihrer Organisation zu konzentrieren. Wir unterstützen Sie bei der Automatisierung selbst komplexester Geschäftsprozesse für Ihre Arbeitsbereiche, darunter Lebenszyklus-, Sicherheits- und Change-Management. Automatisierung ist in diesen Fällen entscheidend und bietet eine ausgezeichnete Möglichkeit zur Vermeidung menschlichen Versagens sowie zur Pflege einer skalierten Office 365-Umgebung, die stets mit dem Wachstum und der Leistung Ihres Unternehmens Schritt hält.

Schließlich bieten wir Ihnen Einblicke aus der Perspektive der Unternehmensverantwortung sowie aus der Perspektive des Sicherheitslebenszyklus, und diese Einblicke sind jederzeit verfügbar. Die Informationen sind leicht zu verwalten und geben Ihnen in Echtzeit Aufschluss über den Bedarf Ihres Unternehmens.


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