8 Anzeichen für unzureichende Governance von Office 365

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Es kann schwierig sein, in Ihrer Office 365-Umgebung immer alles im Griff zu haben. Es ist möglich, dass Sie nicht einmal merken, dass Teile Ihrer Umgebung nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, wenn Sie nicht wissen, worauf Sie achten müssen.

Tenants mit unzureichender Governance weisen oft zahlreiche Problemstellen und Möglichkeiten zur Operationalisierung auf. Am besten ist es, sich so früh wie möglich mit ihnen zu befassen. Diese acht Anzeichen verraten Ihnen, ob die Governance Ihres Systems für die Zusammenarbeit unzureichend ist.

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1. Nutzer haben Probleme, Informationen zu finden

Wenn die Daten Ihres Office 365-Tenants unzureichend organisiert sind, können Nutzer Schwierigkeiten haben, die von ihnen benötigten Informationen zu finden. Sie sind gezwungen, ein ungeordnetes Chaos willkürlich und ähnlich benannter Inhalte und Bereiche für die Zusammenarbeit zu durchsuchen.

2. IT-Tickets, E-Mails an Stakeholder und Fragen verlangsamen die Produktion

Mitarbeiter tendieren von Natur aus dazu, nach den richtigen Anwendungen und Bereichen für die Zusammenarbeit zu suchen, um ihre Aufgaben abzuschließen und versuchen häufig, Behelfslösungen zu finden, wenn der Prozess zu langsam verläuft. Auf diese Weise werden nicht richtlinienkonforme Inhalte in größerem Umfang erzeugt.

3. Geschäftsprozesse unterscheiden sich von Abteilung zu Abteilung 

Wenn im Unternehmen keine Konsistenz herrscht, müssen IT-Sicherheitsteams und Nutzer jedes Mal, wenn Audits oder Maßnahmen zur Risikominderung durchgeführt werden, Zeit für die Erläuterung der Prozesse und Inhalte aufwenden.

4. Inkonsistente Schulungen

Die IT kann aufgrund einer Vielzahl unterschiedlicher Geschäftspraktiken keine einheitlichen Schulungen für Ihr Unternehmen erstellen.

5. Bildung einer Schatten-IT

Die Sicherheits- oder Rechtsteams könnten feststellen, dass die von Ihnen eingesetzten Instrumente zur Risikominimierung, weder ausreichen noch richtig implementiert wurden. Das Unternehmen ist daher zu einem umfassenden Sicherheitsaudit und einer Umstrukturierung der Inhalte gezwungen. Dies kann für den gesamten Betrieb sehr belastend wirken.

6. Ad-hoc- und informelle Prozesse

Nutzer und Stakeholder geben ihr Bestes, um Möglichkeiten zu finden, wie sie ihre Arbeit erledigen können. Ihre Prozesse könnten allerdings ineffizient sein und nicht den Richtlinien des Unternehmens entsprechen.

7. Problembekäpfung durch die IT

Ein Office 365-Tenant mit unzureichender Governance kann Korrekturmaßnahmen, hohen Kommunikations- und Fehlerbehebungsaufwand sowie zahlreiche Nutzeranfragen nach sich ziehen. Dies stellt eine enorme Belastung für das IT-Team dar.

8. Schleppende Akzeptanz

Eine nur langsame Akzeptanz von Office 365 könnte darauf zurückzuführen sein, dass Ihr Team nicht sicher ist, ob und inwiefern in Ihren Systemen ein Mehrwert zu finden ist. Da sie nicht wissen, wie sie effizienter zusammenarbeiten können, nehmen Nutzer keine große Vereinfachung oder Produktivitätssteigerung durch die neue Software wahr.

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